基层档案归档工作中存在的问题及应对方法

侯莉

【摘要】本文讨论的是基层档案管理中存在的问题以及解决对策。基层档案管理在政府运行方面发挥着不可替代的作用，较高质量的档案管理制度能够有效保留企业的工作资料，使企业行为得到有效的管理和控制。随着社会的发展，我国传统的企业基层档案管理制度暴露出了较大的问题和弊端，对于档案的长期管理和保存造成了一定的影响。对此必须找出症结所在，提出改善和应对的建议，使基层档案管理顺利发展。

【关键词】基层档案归档;问题分析;应对办法

基层档案是记录基层单位基本工作状况的工作记录。工作状况的收录和保留对基层单位的行为具有重要的参考价值和约束作用。基层的档案管理不仅有助于现行管理制度的发展，还是历史的佐证，是对管理工作负责任的表现。对此，相关的档案管理人员以及管理部门，必须保持认真负责的职业道德，严格按照档案管理的制度办事，使档案管理发挥其应有的价值和作用。

一、档案管理简介

（一）档案管理的步骤划分。档案管理目前包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目、档案检索、档案统计、档案编辑研究、档案使用等众多的步骤划分。档案的具体制定和使用需要经过复杂的过程，因此需要相关的工作人员进行仔细研究和学习。

（二）档案管理的服务对象。档案记录是对社会活动的记录和评价，服务对象是档案的查阅者，根据档案记录可以获得对某一事件的具体记录。在档案使用服务的过程中，需要对档案的价值和名目进行合理的编排，以提升档案管理的科学性，提升档案使用服务的效率。

（三）档案管理的工作性质。档案管理是管理性的工作，实则是服务性较强的综合性工作。通过对有价值文件的管理实现有价值记录的再次利用，是档案管理工作的核心价值。档案管理同时具有一定的排他性和保密性，一些机密文件需要经济支持作为保护条件，以实现有价值信息的合理利用。

（四）档案管理的基本原则。档案管理需要遵守完整性、真实性、安全性等原则。档案管理有企业制定的档案管理和保护条例，防止档案篡改、销毁、失窃等情况出现。在档案的完整性上，应该保持对文件记录的完全记录，禁止人为的选择性记录。在档案的真实性方面，必须是对档案客观公正的记录和评价，防止人为因素导致的记录失实和篡改。在档案的安全方面，应该防止自然因素对档案的破坏，还应该防止其他人为因素造成的盗窃、破坏等情况。

（五）档案归档管理的意义。档案归档是档案管理中的重要环节，包含工作记录的一手资料内容和档案价值的甄别过程，以及后续的档案分类整理工作。因此归档工作应该在基层档案管理中被充分重视，保持档案资料的完整性、真实性，保证档案管理具备重要的参考和查阅价值。随着社会的进步和经济的发展，档案归档制度也应该进行不断的改革和发展，使档案记录发挥真正的价值和作用。

二、在现行的基层档案归档管理中存在的问题

（一）相关的一手资料收集不齐全。在现行的基层档案归档管理过程中，出现资料收集不齐全的原因是多方面的。首先，是管理人员在资料收集的过程，资料呈现碎片式的方式呈现且资料缺乏整理和区分，导致资料整理缓慢，最终导致资料收集的不齐全。其次，是在资料整理的过程中，一些原资料的缺失，以及制度上的管理缺陷，最终导致工作人员没有办法收集相對完整的资料。

（二）对归档材料的价值评价不合理。在目前的档案归档管理中，资料价值的评价体系存在问题，除了制度上的规定档案内容，大量的文件价值需要档案管理人员的主观判断。而在判断的过程中，更多的情况是将无明显价值的文件归档到档案中，最终导致文件的冗长和无意义。还可能导致在资料检索查询中，无用的资料占用了大量的检索时间和精力。档案管理人员缺乏资料价值判断的依据以及缺乏相关档案的工作经验，是导致资料的价值判断不合理的重要原因，对此应该对相关的管理制度进行补充和完善，同时加强对档案管理人员的职业培训。

（三）企业的设备技术档案保管随意。在企业档案的管理中，一些技术性档案具有非常大的实用性，这就导致了档案的调取频繁，最终导致档案保管失去固定的位置甚至遗失。一些部门在使用档案后没有对档案进行及时的归还是其中的重要原因，对此必须加强档案归档管理的制度性和原则性建设。

三、在档案归档管理中采取的应对措施分析

（一）在制度和职业道德基础上，建立完善的资料收集制度。想要提升档案归档的资料收集效率，首先应对资料的收集范围进行充分的判断和掌握，了解到重要有价值信息的出处和及时收集的方案，保持较高的资料收集敏感度。为了保持较高的资料收集效率，档案管理人员需要接受相关的职业培训以及经验积累。管理者还必须保持较高的职业道德和认真负责的精神，对资料收集保持谨慎负责的工作态度。在收集资料的过程中，可以实行边收集边整理的策略，使信息在实际收集过程中得到有效的筛选和过滤，并将价值详尽的文件进行整理整合，以节省整理档案资料的时间。最后在资料收集的过程中，保持资料的真实性和完备性，出现的记录文本错误及时进行核实和修改，修改数据需要相关部门的确认。

（二）建立档案价值的归档评测标准。目前在实行的材料归档范围和文本档案保管期限规定对企业单位的资料收集范围和标准都进行了宽泛的定义，但是档案人员在实际的工作中，仍需要对大量的文件价值做出主观的判断和筛选，对此需要建立进一步的文件价值评测标准。通过对企业档案归档价值的管理现状进行分析，可以简单概括为以下几点分析建议：基层单位内部的宣传性的复制文件可以不列入归档范畴。在基层单位中不需要执行的文件不要列入归档范围。在本单位的临时性文件，经过查考确认后，可以进行不归档处理。总之管理人员在文件价值判断的过程中，着重分析文件在未来的调用价值，可以大致判断文件的收录价值。

（三）提升档案归档过程中的管理质量。在档案管理中，提升档案管理的质量，提升档案的归档质量和调用效率也是管理人员需要考虑的问题。其中档案的真实性、安全性、完整性三原则，也需要在归档的过程中予以充分的考虑。例如真实性方面，收集资料的人员必须对相关的资料内容的真实度进行确认，防止伪造资料登记造册。在安全性方面，归档人员应该对档案的保密性进行分析和确认，将机密文件进行另行保存和保护。在完整性方面，归档人员需要对事件的发展过程进行初步的推演，对同一事件中的逻辑完整性进行分析，防止一些重要资料的误漏。总之档案的质量问题，在归档问题中应该被充分重视，以提升档案的整体使用效率和质量。

（四）通过宣传加强企业各部门归还档案的意识。企业的档案归档管理的一个重要方面就是对借调文档的追还。对此除了档案管理人员需要加强对档案借调的管理，对借调出的档案文件进行记录。企业各部门也应该具备认真负责的归还意识，将借调的档案文件按照归还时间进行整理后归还。

（五）给企业档案管理部门更多的管理权限。为了提升档案的价值和完整性，企业最好给档案部门更多的授权，以保证档案资料的收集工作顺利进行。例如在企业的重大事件和会议过程中，允许档案管理部门进行即时的采访和记录，进行跟踪式的档案材料收集，以实现档案管理的真实性和完整性，提升档案内容的机制。还有在企业重要的商业活动或者技术应用的过程中，应该允许档案部门的直接参与，在其中扮演信息查证和收集者的角色，使企业的档案信息收集更加全面。

四、结束语

企业制定的档案管理体系，对于企业技术进步和经济发展都具有重要的参考价值和指导意义。基层单位的储存档案文件，可以有效对单位的工作内容和工作质量进行记录，保证档案的及时归档，以实现对单位工作状况的评估。档案管理中的归档程序是档案价值的重要来源，因此需要做好对归档工作的分析和总结，以提升基层单位的档案管理整体质量和价值。

【参考文献】

[1]于淼.基层档案管理室档案的归档与利用探讨[J].民营科技，2018（10）：159.

[2]成亚玲.园林工程资料归档与档案管理存在的问题及应对策略[J].环球市场信息导报，2017.