公文档案规范化管理方式探析

叶芳

【摘要】近年来，社会经济日益市场化、信息化，公文档案规范化管理逐渐被关注，成为单位内部管理的关键话题，而重视程度低、管理模式旧、信息建设差等问题也日渐显现，这就需要单位紧握时代脉搏，重视公文档案规范化管理，明晰其实际意义，强化信息化建设，更新、完善科学系统的管理体系，进而全面深化公文档案规范化管理。

【关键词】公文档案;规范化;管理

就单位健康、持续、稳定发展而言，公文档案规范化管理极其重要，是因为公文档案等相关材料，真实且客观地记述了单位既往发展历程，可作为标准性依据，指导工作开展与实施。然而，从现状来看，管理模式陈旧、信息建设滞后等问题，在国内单位公文档案管理中显而易见，反映出单位对档案管理规范化重视程度不足，致使公文档案管理水平低、成效差，这些成为档案材料充分开发、合理利用的桎梏，严重阻碍着单位健康、持续、稳定地发展，难以接轨日益现代化的社会，因此，单位应明确公文档案管理的重要性，紧随时代浪潮，采取科学、合理策略积极应对，逐步推进档案规范化管理，以此打开单位健康发展、稳健进步的新局面。

一、公文档案规范化管理的实际意义

（一）助力单位工作科学开展。公文档案等有关材料，以文件形式，真实且客观地记录着单位内部各项工作，反映了自身发展的整个过程，是所获成果与累积经验的综合。将公文档案管理规范化，能有效地深入发掘，高效地开发，合理地利用公文档案资源，进而科学地指导单位内部管理工作的开展，切实地提升单位内部管理的水平与成效。

（二）助推单位持续稳健发展。公文档案管理，综合着所获成果与累积经验，在单位各项战略决策发展层面上，可为其提供科学、有效、可参考的依据。公文档案规范化管理水平，与单位内部管理水平正相关，档案规范化管理的落实与执行到位程度，也决定着决策科学与否，因此，只有提升档案管理水平，革新管理模式、方法，做好公文档案管理、开发与利用工作，推进现代化、规范化管理，才能充分发挥方案资源的真正效用，助推单位持续、稳健发展，提升硬核实力。

二、公文档案规范化管理的客观问题

公文档案规范化管理，既可助力单位工作科学开展，又能助推单位持续稳健发展，是单位立足竞争市场的有效手段，也是社会进步发展的必然趋势，但是，社会经济日益市场化、信息化、垂直化，单位公文档案管理规范化存在问题愈加明显，其主要表现为重视程度低、管理模式旧、制度规范弱、信息建设差等。

（一）重视程度低。现阶段，国内单位公文档案管理工作相对滞后，就规范化管理而言，多数单位管理者未能真正意识到其重要性，无法引起足够的重视，只注重眼前看得见、能既得的效益，甚至認为，将人、物、财等资源投入到规范化管理中是浪费，进而选择忽视。虽有单位内部档案管理制度较为完善，但在实际实践落实中，却只浮于表面，问题潜藏，久而久之，积重难返，便会严重妨碍管理规范化工作推进。

（二）管理模式旧。新时期公文档案管理要想实现规范化，须依托现代化科学技术，单位内部档案管理因此常常难以落实。此种情况下，管理模式旧的弊端就暴露无遗，主要体现在两方面：一是管理方式“守旧”，死死地坚守熟悉的、长期的传统管理模式，难以突破传统，打破常规，引入现代化科学技术，如果不能革新公文档案管理模式，档案规范化管理也将难以推进。二是管理人员“恋旧”，物理性依赖，习惯于传统管理模式，只愿选择过去工作方法，不愿作出改变，避开现代科学技术，致使公文档案管理工作效率难提。

（三）制度规范弱。有些单位制定了较为完善的管理制度，在单位内部管理中，也有很多单位极为重视公文档案规范化管理工作，但是同样重要的制度建设，却被忽略掉，致使管理制度缺乏协同性、科学性、规范性，管理部门或工作人员，依据相关管理制度，难以科学地协调、沟通，无法高效地将具体工作执行到位，导致档案管理规范化工作无法有效落实，在制度建设规范弱的前提下，要将公文档案管理规范化或成空谈，终将夭折。

（四）信息建设差。“互联网+”时代背景下，公文档案规范化管理，更强调信息化建设，提升整体性、系统性，提高合理性、安全性，显然，常规式的纸质公文档案管理模式无法适应新时代要求。如此形势下，有些单位依旧抱残守缺，未能构建起较为系统化的公文档案信息化管理体系。从公文档案信息化管理建设角度分析，软硬件设备投资力度弱，配套实施不全等现象严重，信息化建设差问题亟待改善。

三、公文档案规范化管理的应对策略

（一）重视公文档案规范化管理。单位管理层要先转变传统管理观念，重视公文档案规范化管理，明确清晰地认识到，公文档案规范化管理的实际意义，以及对单位持续、稳健发展的推动作用与价值，强化档案规范化管理的宣传与督查工作，力促单位职工对公文档案管理的理解与认识更深入、更全面，增强公文档案管理部门、管理人员的责任感，切实地提升公文档案管理的效率与水平，与此同时，应以公文档案规范化管理具体标准为落实导向，加大投入，置入符合要求的档案柜、打印机等设备，配置防潮、除湿等辅助设备，优化配套设施条件，以此打牢公文档案资源有效管理、高效开发利用的基础。

（二）革新档案规范化管理模式。在明确公文档案规范化管理的重要性、转变传统管理观念的基础之上，要从管理理念、管理人员两方面，对常规式的公文档案规范化管理模式进行革新。一方面，要更新管理理念。要紧跟社会发展步伐，学习借鉴先进、前端的管理模式，基于传统、既有的常规化管理模式破旧立新，融入新型管理理念，统一管理标准，落实规范化要求，完善公文档案规范化管理方式，将管理工作科学化。另一方面，要提升管理人员职业素养与能力。要让其明晰公文档案规范化管理的重要性及意义，于个人、于整体，都有良好且积极的促进作用，从而激发自我驱动力，增强工作责任感，改善工作认知度，在科学化、信息化的新型管理模式下，主动改变、主动作为、主动协调，有序、高效率地完成档案管理工作。

（三）健全档案规范化管理制度。要将公文档案规范化管理切实有效落实，健全的档案规范化管理制度不可或缺，可以从管理制度、监管力度角度着手：一要健全单位公文档案规范化管理制度，保证管理制度的有效性与完善性，将档案管理工作有序化、合理化，进而规范化实施、落实，同时还需健全档案工作制度，以此配套机制作为补充加以完善，明确权责，用制度约束、指导实践工作，规避不规范行为。二要强化公文档案管理工作的监管力度，针对公文档案管理全流程，重视核查与监管，不定期地对管理职工进行岗位检查，落实权责，规范行为。此外，应构建辅助激励机制，予以适当奖励，激发工作积极性、能动性，推进规范化管理落实工作。

（四）强化档案管理信息化建设。无纸化、自动化办公时代，公文档案规范化管理离不开信息化建设。要切实保障档案规范化管理工作持续、全面深入，这就要求以现代化信息技术为主抓手，强化信息建设，更新配套设备，开发信息系统，构建公文档案规范信息化管理体系。以此为基础，有效整合单位内部各种公文档案资源，全方位地收集、整理，盘活闲置档案，建立起档案间的联系，深入并发掘其潜藏价值。另外，还须对公文档案规范信息化管理体系定期升级，迭代优化，防范泄露、或入侵风险，保障公文电子档案数据资源的安全。

四、结语

公文档案管理，是单位内部管理的重要课题，将其规范化，不仅能提高管理工作效率，更能科学地作出决策，助推单位持续、稳健发展，单位管理层应明晰公文档案规范化管理的实际意义及重要性，跟时代，贴实际，厘清档案管理中存在的问题，以现代信息化科技为主要抓手，革新模式、健全制度，构建并健全公文档案规范信息化管理体系，强化单位核心实力，力促单位健康、持续、稳定发展。

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