基于BPM系统的重点工作督办管理方法探析

范国明 余莉莉

【摘要】督查督办是企业办公室工作职能的一项重要内容，做好工作督办是保障企业各项重点工作得到有效落实，各项决策部署高效执行的重要手段。利用MBP系统开展重点工作督办管理是应用信息化手段提高工作督办质量和效率的最佳选择。本文主要分析了基于BPM系统的重点工作督办管理方法的必要性、主要优势和实施路径等。

【关键词】工作督办;BPM系统;质量;效率

督查督办是企业办公室工作职能的一项重要内容，做好工作督办是保障企业各项重点工作得到有效落实，各项决策部署高效执行的重要手段。在网络化时代，利用互联网技术和信息化手段提高工作督办效率和质量显得尤为重要。业务流程管理（Business Process Management，BPM）系统是应用广泛的现代企业信息化管理系统，工作督办管理BPM系统是专门开发的专业化管理平台，在办公室履行督查督办职责过程中发挥了极其重要的作用。

一、现状分析

传统的工作督办主要是通过督办人员现场调查催办、电话催办、业务部门提交工作进展情况报告等方法，实现对重点工作执行的转办、催办。结合当前，传统的工作督办方式存在一些不足和弊端，主要表现在以下几个方面。

（一）效率不高。传统督办方式需要专人督办，与业务部门多次对接了解工作进展情况，会造成彼此的时间浪费。督办结果需要对业务部门反馈的情况重新梳理总结，对比进度计划，得出结论，工作周期较长。

（二）效果不佳。因工作督办带有一定的监督性质，业务部门对工作督办的支持力度不足，存在疲于应付的态度，所反映的工作进展情况真实度不足。督办人员会因其他业务繁忙而压缩督办时间，也会存在工作督辦流于形式的现象等，导致督办效果不佳。

（三）专业性不强。针对某些专业性很强的工作，因办公室督办人员对该项工作所涉及的专业领域知识了解不够，很难确定该项工作推进的难点是什么，影响进度的关键因素是什么，更难以准确判断总体进度。

二、工作督办管理BPM系统实施路径

工作督办管理BPM系统是结合企业实际专门开发的工作督办管理专业化平台。工作督办管理BPM系统主要分为五个操作角色：部门计划管理员、部门员工、公司计划管理员、审核审批人员（部门领导、分管领导、总经理及党委书记）、绩效管理员。

一是部门计划管理员主要根据工作动态，在系统中填报重点编制、重点执行情况及计划的调整等。二是部门员工主要对所负责的工作进展动态时时填报，上传完成交付物。三是公司计划管理员主要负责公司重点工作计划的编制、公司计划完成情况核查、部门计划调整审议结果录入、公司临时计划追加、月度重点工作评价。四是审核审批人员主要负责计划的审核审批。五是绩效管理员根据工作完成情况，输出综合绩效评价。具体流程如“图1”工作督办管理BPM系统流程图所示。

三、工作督办管理BPM系统的主要优势

（一）突出信息化，督办效率得到提高。工作督办管理BPM系统是专业的信息化管理系统，实现办公网络化、自动化，与办公自动化系统（OA系统）有机结合，提高工作开展的便捷性。业务部门根据工作进展情况随时更新工作动态，督办人员定期查看督办结果，实现高效督办。在系统中，每项工作都实现PDCA闭环管理，工作的执行落实情况得到大力改善。

（二）结果真实准确，督办质量得到保证。各业务部门填报的工作进展动态和完成交付物都须经过部门领导审核，上报工作完成情况的真实性大大提高。另外，全员可在系统中查看各项重点工作内容及完成动态，发挥了全员监督的作用。

（三）实现自动考核，促进工作自觉性提升。工作督办管理BPM系统有自动考核功能，各业务部门在规定的时间范围未及时填报工作情况的，工作督办管理BPM系统将自动发起考核。因此，各业务部门的工作自觉性大幅提高，对所负责的各项重点工作必将严肃认真地完成，起到了真正的督办效果。

四、结语

工作督办管理BPM系统按照企业需要定义流转规则，流程自动流转，成为企业业务流程处理的一个“不知疲倦”的帮手。通过工作督办管理BPM系统，以成熟的网络技术和信息技术为手段，很好地实现了企业对工作督办的需求，改善了工作督办存在的不足，提高了工作督办的效率和质量，完全符合现代企业对信息化办公的要求。