高校办公室秘书工作中的沟通艺术

林伟璇

摘   要：高校办公室秘书的工作范围较广，需要与不同身份的人员打交道，其中涉及到教师、领导人员、学生或者职能部门相关人员等，面对不同的主体其想要达到的目的存在差异，因此在现实情况的指引下，办公室秘书应当讲求贴近主体类型的沟通模式，建立彼此之间的信任。在以上背景下，本文将重点研究高校办公室秘书在具体工作中如何形成沟通艺术，进而确保工作效率的提升。

关键词：高校办公室秘书;沟通艺术;策略

作为传达领导思想并积极反映下级意见的枢纽，办公室秘书承担着沟通的重任，起到协调多层次关系的作用，领导人员下发决策需要秘书合理搜集其他责任主体的意见，准确反映各科室对于学校发展以及教育体系构建的可行性建议，从而保证高校朝着积极正向的方向发展。由此可见，办公室秘书要立足于工作实际，逐步提升沟通艺术，从而更好的应对实际工作的需求。

一、高校办公室秘书工作的多重沟通视角

（一）沟通内容

高校办公室秘书并非等同于一般的专职秘书，具有一定的特殊性，需要以高素养作为支撑，由于其面对的主体较多，因此针对不同的主体诉求要设定符合其思想和意识表达的沟通办法。首先，作为高校办公室秘书要完成情感沟通，以真诚之心感受对方的实际需求，构建良好和谐的交流氛围。情感沟通是人特有的交流方式，办公室秘书要有意识的规范个人行为，做到热情周到，能够有效促进信任的产生[1]。其次，需要完成信息沟通，向上传递教师、学生和其他主体的请示和基本诉求，向下传达规章制度、指示命令、会议精神等，其中包含大量的信息和数据。换言之，办公室秘书需要具备解说者和宣传者的思维，完善横向和纵向沟通的任務，其既是信息的接收者同时也是发出者，说明要做好纽带的各项工作，协调多个部门参与学校管理与建设。最后，办公室秘书有明确的负责区间，即需要完成何种类型的工作项目，例如：党建方面、办公方面等，应当在明确工作重心和内容的基础上，转变沟通的形式，维持高校活动的正常开展。

（二）沟通载体

作为高校各层面关系的连通者，办公室秘书要准确发挥个人职能，努力成为处理和优化关系的载体，若处理效果不尽如人意势必会影响关系之间的发展。办公室秘书要准确处理好与领导之间的关系，保持敬畏和宽容之心，面对指责和询问要准确表明自己的想法，及时向领导反映现阶段的发展情况和工作难以推进的原因，适当给出解决意见。同样，其要与职能部门等建立平等的关系，保持亲切的状态，密切联系校园内的其他人员，真正做到反馈民情民意，为群众做好意见反馈的工作[2]。

（三）沟通标准

形成高效沟通的标准是办公室秘书能够获得信任度和支持率，良好的信任环境有助于提升沟通的质量和效率，降低工作难度，对于学校发展的积极作用不言而喻。学生、教师和其他人员能够对办公室秘书的工作予以配合是肯定其行为的直观表现，同时收获支持也是沟通艺术逐步深化的具体表征，因此在实际活动中要将同步提升支持率和信任程度作为最终目标。

二、高校办公室秘书工作中的沟通艺术

（一）与领导沟通

在与领导沟通的过程中要掌握好分寸，由于在地位等多个方面存在差异，所以在思考问题方面可能存在着偏差，因此办公室秘书要尽量站在领导的眼界下思考问题的解决方案，准确把控其心理，维持统一的思想高度，精准对接领导的思维和意识发展方向[3]。而高校工作项目繁多，所面对的事务种类范围较广，在报告工作内容的过程中要区分好主次，既要及时又要精确，满足抓大放小的沟通原则，为领导制定决策意见提供支持，避免出现主次不清的问题，不仅降低了工作的效率，还不利于与领导间形成可靠的沟通关系，自然抑制了工作效果的提升。高校日常活动种类较多，领导无分身乏术难以面面俱到，办公室秘书要完成信息传递和收集的沟通任务，对于其布置的任务和给出的建设决策要对接作用主体，准确传达，并形成阶段性的反馈机制，紧跟决策或者意见的实施进度，并反馈给领导，使其能够依据进度和合理调度，更为信任秘书。为保证沟通艺术深化和构建的效用，在与领导沟通的环节要保持尊重、诚恳的态度，真实反映现阶段的具体情况，使用言简意赅的语言形式，力求做到精炼，不可出现敷衍了事或者拖泥带水的问题，简明扼要，真切反馈，给出可行性意见，有助于营造良好的沟通氛围。

（二）与教师沟通

除了与领导接触频繁外，与教学工作者之间的联系也较为密切，由于教学工作者所负责的是学校教育层面的活动，具有教书育人的现实作用，因此在沟通的过程中要具备语言艺术，使对方感受到自己的真诚与认可。首先，办公室秘书要认清自身的地位与作用，合理定位，其作为一名服务于高校多个主体的人员，不仅要上传下达，还要协调统筹，但并非高仁平一等。部分人员没能认识到自身特点，对待教师们所反映的事件置之不理，并摆架子，很容易将工作带入到僵化的层面上，因此要求办公室秘书要摆正位置，尊重教师。其次，使用平等的对话模式，处处体现出对教师的认可与尊敬，引导其表达出对学校各项举措的个人观点，提出优化办法，有助于从教师的反馈中汲取到管理方面的合理化建议，符合正向有效沟通的基本要求，需要予以重视。最后，教师和教研人员在岗位上默默奉献，行为高尚，办公室秘书在于其沟通中要不吝啬赞美之词，通过赞美和认可使教师们感觉到其对于自己的理解，建立同理心。而所选用的赞美之词要围绕着工作勤恳、无私奉献、敬业踏实等展开，说明秘书在实际工作环节要有意识的增加此方面的语言词汇，避免出现词不达意的情况，有助于建立相互信任的关系，确保各项工作的顺利开展[4]。

（三）与学生沟通

大学生是学校学习的主体，学校设定的多方面举措究其根本是为了提升学生的素养和能力，因而要更为重视与学生之间沟通的过程。部分办公室秘书认为自身工作范围与学生的学习、生活间不存在交集，忽视了与其的沟通，以上情况会造成决策难以落地的问题，使得学生没能领悟上级的精神，抑制了价值观和人生观的形成。为转变上文所述的困境，需要办公室秘书立足于学生的发育规律和思维方式，深入研究目前不同专业、年级的学生的性格特征，以引导为主，为其增添社会经验，明确是非黑白。在完成调研工作后，与学生交朋友，做好倾听者，听取其最本真的诉求，针对其中困扰学生行为和日常活动的部分给出合理化建议，并将其基本诉求予以整合，及时上报，交由领导审核。重点关注在心理和生理上有缺陷和困难的学生，了解其家庭情况，连同多个责任和教育主体制定解决方案，并提醒领导关注弱势群体，准确传达领导们的殷切期盼和贴心关怀，通过多方面的作用帮助其克服难关，便于在学生有需要的时候信任办公室秘书，讲出个人想法。

（四）与业务部门沟通

高校中涉及到多个职能部门，不同的部门负责不同的项目，因此在与其沟通的过程中要注重场合和时机，选择恰当的时机准确表述来意，并在对方给出反馈时善于倾听，维持良好的形象，依据所面对的不同部门或者场合选择合适的说话语气，保持平和的状态，符合自身服务者的身份。对于难以在第一时间协调解决的内容要予以保留，准确记录，时刻带着正向的情绪处理沟通中传递的问题。而有些来访者情绪较为激动，要在稳定其情绪的基础上，晓之以理，细致解答疑惑，说明情况[5]。随着信息技术的不断发展，高校工作也应当融入信息化材料，建立双向沟通的网络，设置意见反馈平台，定期查看，促进良好工作氛围的产生。同时，在与业务或者职能部门沟通中很容易遇到表述不清等问题，解决此问题的办法是要提升表达能力，能够从不同的层面分析现状，使用通俗易懂的规范化语言，依据场合和面对的主体的特征调节语气、语调和语速，在一些较为休闲轻松的场合中可加入幽默的话语，克服沟通障碍。除了保证以上所述的沟通能力外，還要提升书面沟通水平，在办公室秘书上传下达的多个环节均涉及到公文起草等方面的工作，因此要能够区分不同公文的写作格式、面向的主体，使用特定的语言，完善公文往来的效用，尤其要重视保密级别，为文件的传送和接收创设值得信赖的空间，确保产生有效沟通。

三、结语

综上所述，高校办公室秘书的工作范围广、涉及的沟通关系较为复杂，而提升各项工作质量的关键在于是否建立了良好的沟通机制，因此要求相关人员具备沟通艺术。依据日常活动中的作用范畴，使用文明语言，尊重每一个沟通的对象，准确反馈教师、学生等的诉求，传递给领导，并借助多层面的宣传方式将领导决策落地，从而深化高校工作效能。

参考文献：

[1]薛磊.高校办公室秘书的角色意识漫谈[J].智库时代，2018，47：69-70.

[2]王蕊.有效提高高校办公室秘书情商的路径探析[J].北京教育（高教），2019，02：51-52.

[3]黄乌密.论高校办公室秘书角色定位与职业素养提升策略[J].智库时代，2019，10：100-101.

[4]孙晏.论当前高校办公室秘书应具备的素质及提升策略[J].办公室业务，2017，07：147-148.

[5]张磊述.浅谈提升高校办公室秘书工作效率的思考[J].西部皮革，2017，3908：272.