企业文书档案的收集与归档

李凤兰

摘 要：企业经营、管理等的过程中会产生大量的文书档案，企业文书档案的价值非常高，需保存下来，文书档案保存中收集与归档是关键的工作，直接关系到企业内文书档案的保存效果。企业文书档案的收集与归档要做到规范性，由此保障文书档案的真实性。因此，本文主要探讨企业文书档案收集与归档的相关工作。

关键词：企业;文书档案;收集;归档

企业文书档案记录着企业项目研发、生产经营、管理等多个活动中产生的信息，文书档案中包含着大量的文字载体，反映企业运营的实际情况。企业文书档案属于整个档案管理中的关键，文书档案的收集和归档也是重要的工作，做好收集和归档的工作之后才能提高企业的经营水平。

1、企业文书档案中的收集与归档

企业文书档案记录并反映着企业活动的整体，文书档案直接记录着企业活动过程中的信息资料、原始资料，属于第一手资料内容。文书档案的根本是企业文件材料，企业文件资料经过特定条件转化为具有参考价值的文书资料。本文主要探讨了企业文书档案的收集与归档工作，如下：

1.1文件资料的来源

企业文书材料都是在一定条件下由文件资料转化来的，企业中文件材料的来源有：（1）本企业形成的文件;（2）企业中上级主管部门、企业集团下发下来的文件资料;（3）企业下子公司、参股企业需向本企业递交的文件;（4）本企业参与的合作项目中相关合作单位根据规定向本企业提交的文件[1];（5）本企业需执行、办理的其他类型的外来文件。企业文件材料来源需准确，企业中由文件材料转化的文书材料非常多，整理好文件资料的来源，这样更有利于文书材料的收集和归档。

1.2文件材料的鉴定

文件材料是指审核企业内待收集的文件资料，采用资格审定的方法判断文件资料是否在归档范围中，没有保存价值的文件材料应剔除，不能列入到归档范围内。企业文件材料鉴定的依据应参考国家档案局2013年2月1日起施行的第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中的相关内容。

1.3明确归档的范围

企业文书资料归档的范围分析中，提出以下四个范围参考，分别是：（1）文件资料中应反映企业研发、生产、经营、管理等多个项目活动及基本历史信息，文件资料需有利于企业经营、社会发展、国家建设或历史研究，这部分有价值文件材料可归档;（2）企业经营活动中产生了对工人、企业、国家有利的文件资料，这部分文件资料具有凭证价值，需归入文书档案中[2];（3）企业要贯彻执行一些上级单位、机关单位的文件材料，没有隶属关系的单位发来的有待执行、有待查考的文件材料，中介机构出具的和企业相关的文件资料，企业所属以及控股需要报送的文件资料等都属于归纳范围;（4）企业归纳与法律法规相关的文件材料，这些文件材料都有一定的价值，这类文件需归档处理。

1.4可不归档的文件材料

企业中存在一些文件材料可以不归档，这类文件材料可不纳入企业文书档案管理的范畴。例举企业文书档案管理中可不归档的文件资料，如：（1）上级单位或相关机关单位发来的普发性文件资料，不需要企业办理或执行，比如奖罚资料、任免资料等，主要用于参考、抄件类的文件资料;（2）企业内重复的文件资料，这部分文件资料没有利用的价值，比如签发文件、修改稿、校对稿、来电记录、一般性来信等，企业内部相互抄送的文件资料;（3）没有隶属关系公司、单位发来的参考性、参阅性的文件资料;（4）企业中借阅性的文件，社会组织抄送但不需要企业办理的文件资料;（5）企业中已经规定过的不需要归纳的文件资料。

1.5文件材料的归档要求

企业文书档案的归档中对文件材料提出了归档要求，具体如：（1）企业中成立了专门安排文件材料归档的部门，部门中有专职人员根据规定收集需归档的文件材料;（2）需归档的文件材料必须准确、完整，归档文件应该做长期保存处理，图片类文件需按照要求利用复印机、打印机输出;（3）企业内归档文件要为原件，原件无法复原可以采用复印件[3];（4）企业归纳的文件资料内，含有意见指示、修改批示的需把这些附加稿件和原件合并起来归档;（5）企业中没有纸质文件资料或者归纳的资料无法输出成纸质，比如电子档，非纸质文件要和相关说明要一同归纳起来，含有文字翻译的外文材料要和译文归纳在一起;（6）文件资料归档时要一式一份，如有特殊要求或非常重要的文档要适当增加份数;（7）企业之间联合召开会议产生的文件材料，原件由主办企业归档，其他采用复印或副本的方式归档到对应企业;（8）文件材料归档中要填写《档案交接登记表》，编写归档的说明，由负责人审核完签字即可归档。

1.6文件材料的归档时间

企业文件材料归档时间有明确的规定，企业文件材料办理完成以后应该在第二年一季度归档。文件材料应该在归档时间之前完成收集、归档，电子类的文件材料要在合适的时间归档，含有物理归档的文件要和相关的载体同时归档，不能有时间差。文件材料中的照片、底片、磁带、胶带这类的载体形式文件，要在工作结束后立即归档。补充类的文件资料要随时归档。

2、企业文书档案收集与归档的改进建议

企业文书档案收集与归档是较为关键的工作，针对企业文书档案的收集与归档给出几点改进建议，如下：

2.1提高档案管理人员的业务水平

企业文书档案收集与归档中管理人员有重要的职责，提高档案管理人员的业务水平，这样保障文书档案收集与归档工作的规范性、高效性。档案管理人员业务水平高，才能保障各项业务能成熟的操作，促使档案管理成为档案收集及归档的核心。档案管理人员应该养成档案收集和归档的习惯，按照档案管理的时间组织好收集及归档，企业中需采用合適的方法调动档案管理人员的积极性，比如培训方式、外出学习方式，提高档案管理人员的业务水平，保障档案管理的有效性。

2.2合理调整档案收集与归档工作

企业文书档案管理中合理调整收集与归档工作，避免文书档案管理中有资料纰漏的问题。文书档案收集与归档能够保障资料的连贯性、连续性，管理人员需仔细审察好每个细节，确保文书档案符合档案管理的规定，更重要的是确保文书档案的保存价值[4]。企业文书档案管理中要有序组织收集、归档的工作，避免出现工作上的失误。文书档案收集与归档中还要合理运用高科技设备，这样才能保障档案收集与归档的规范性。

2.3有效完善档案收集与归档制度

企业文书档案的收集与归档中应该有效完善相关的制度，制度对文书档案的管理工作有明确的规范作用，制度作用下档案收集和归档工作都能符合规定，保存好档案管理中的资源，确保文书档案具有自身的价值和意义。档案收集与归档制度要符合企业的实际情况，这样才能满足企业文书档案管理的需求，体现文书档案管理的有序性。

结束语：

企业文书档案是行政管理过程中的依据，文书档案中记录着企业所有的经营活动。文书档案的收集与归档都是重要的工作，文书档案要做到连贯性、完整性，这样才能体现出文书档案的价值，提高企业文书档案的服务水平。企业文书档案中需提高对收集和归档的重视度，这样才能保障企业文书档案的价值。

参考文献：

[1]董珍珍.企业文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2020（33）：46-47.

[2]辛炜.浅议企业文书档案收集与归档工作[J].办公室业务，2020（17）：102-103.

[3]黄丽颖.做好新时代建筑施工企业文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2019（24）：53-54.

[4]杨雁，徐波.如何做好新形势下企业文书档案的收集[J].云南科技管理，2017，30（05）：46-48.

（肇庆市鼎湖区广利围管理所  526070）