努力提高“五个意识”推进高校办公室秘书工作高效开展——对做好高校办公室秘书工作的思考

张 漪

(西安石油大学，西安 710065)

教育事业是民生之本、发展之重，是关乎百姓的根本。在加快推进教育事业现代化、科学化发展，践行建设教育强国战略的新形势下，优先发展高等教育事业是时代发展、国家前进和社会进步的必然要求，在新时代背景下也显得尤为重要。尤其是2018年6月召开的新时代全国高等学校本科教育工作会议，强调坚持“以本为本”，推进“四个回归”，加快建设高水平本科教育、全面提高人才培养能力。在此背景下，高校办公室要围绕教育教学去开展推进工作，切实提高“三服务”(服务发展、服务决策、服务落实)水平，为推动学校各项事业高质量发展积极贡献自身力量。作为办公室日常工作的具体实施者和执行者，秘书的工作能力、业务水平、文字功底、随机应变能力等直接体现了办公室工作的水平[1]，直接影响着整个办公室的运转运行，也关乎着高校工作开展的效果。新形势下办公室秘书的工作角色更加多样化、涉及面更加广泛、任务日益繁重、头绪日益繁多、责任压力愈加重大，对办公室秘书这一岗位也提出了更高要求。

一、准确把握角色定位，明晰工作职责

在全面实施人才强国战略、高教强省战略的过程中，随着国家对教育部门支持和重视力度的不断提高，高等教育迎来了快速发展的蓬勃期。多重的角色和身份为秘书工作带来了新挑战，在新时代新形势下，其工作职责和内容范畴相应发生了较大变化，角色内涵也更加丰富和广泛。

1.领导工作的助手和帮手

所谓“助手”，主要是对决策的实施而言，办公室的助手作用主要表现在帮助校领导处理各种问题的能力上[2]。作为高校办公室秘书，其主要职责为协助校领导处理日常行政事务，一方面包括对各类文件、政策的上呈下达，另一方面就像连接电脑中央处理器的导线，要保障校级层面和二级单位的联络沟通得以有序开展。办公室秘书要协助领导抓好大事、帮助领导解决小事，使领导从烦琐复杂的行政事务中脱身、集中精力开展活动、执行决策部署。同时还是领导工作信息资料的数据库、资料库，负责信息的掌握、收集、储存、传递以及更新工作，并及时向校领导提供资料和数据。从某种意义上说，办公室秘书就是协助领导更好开展工作的助手和帮手。

2.领导决策的参谋和督办员

所谓“参谋”，主要是对领导的决策而言，经常为领导提供一些参考数据、信息，甚至出主意、想办法等[2]。办公室秘书是领导决策的小智囊，一方面有参政设谋的影子，另一方面这类“谋士”也是领导层思路和想法的延展。校级领导站在学校的高度和范畴思考和谋划学校决策部署，作为办公室秘书人员，应当努力拔高见解，提前做好方案、制度和规划，积极为领导献计献策，尽可能想领导未所想、及领导未所及，及时做好补充和扩展，帮助领导做一份详实完整的决策部署。同时，办公室秘书还是领导决策的督办员。学校出台的政策、决策实施或决定以后，办公室人员具有组织协调全校各单位按照学校文件规定进行推进落实以及做好检查、督办、催办的第一义务和权力。专门设立有督办科的高校更是将督办这一职责切实履行到人，专人专职负责，这类人员就是领导决策部署的督办员。

3.执行政策、开展活动的载体和传递者

高校办公室是学校的神经中枢，组织、协调各部门、各单位有序开展工作是其主要职能[2]。办公室秘书是学校政策决定执行、校级活动开展的直接策划者和具体组织者，是校领导意图的实际实施者。秘书人员作为传递信息和沟通协调工作的媒介和“中转站”，担任着十分重要的角色。在上下级之间、领导与群众之间、部门与部门之间，基于立场的不同、思考问题角度的差异等，往往会出现引发上下之间、部门之间、人员之间产生矛盾的个别现象，以至发生脱节、干扰甚至相互推诿、扯皮的现象，给学校工作造成不便以至于延误工作，产生不必要的损失。秘书人员需要在其中做好“穿针引线”的工作，尽可能协调解决工作矛盾，以期达到良好解决问题、促进学校事业科学有效发展推进的根本目的，从真正意义上做到上情下达、下情上传。

二、努力提高“五个意识”，高效开展工作

1.政治意识

高校办公室秘书首先应树立牢固的政治大局观，时刻保持较高的政治敏锐性，以高度的严肃性要求自己。“办好中国的事情，关键在党；办好中国的高等教育，同样关键在党。”要办好中国特色社会主义高等教育事业，就必须旗帜鲜明地坚持党对高校工作的领导。作为办公室秘书，特别是党委部门的秘书，需要具有良好的政治敏感[3]。尤其是作为一名中共党员干部，开展工作的前提和基本便是要将政治意识贯穿于工作当中。有较好的思想觉悟、高度的政治责任感是一名秘书最基本的素质，其行为举止、行事原则应当与个人政治观念相一致。要严格按照党中央的指示开展工作，充分维护党中央的权威，特别是当国家召开重大会议或出台重要政策时，要及时阅读相关材料、深刻领会相关文件、了解会议传达精神，并与高校特点和发展方向紧密联系与结合，落实到自身的工作中去。在起草学校制度文件、撰写领导讲话报告时要紧跟国家方针政策，围绕最新指示，把握正确的政治方向，避免理论方向的偏差。应将提升政治理论水平、提高政治敏锐性、加强政治鉴别力作为一门永远的“必修课”，贯穿于办公室秘书的职业生涯。

2.全局意识

办公室是整个学校的指挥中心和枢纽，所谓“牵一发而动全身”，办公室的整体工作运转情况往往影响着整个学校日常工作的开展和推进。古人云：“不谋万世者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一域。”办公室秘书在日常工作中需要考虑方方面面，事无巨细，特别要注重树立全局意识，注重谋划统筹全局，在办事、办会、办文的过程中需要从整体着眼，寻求最优目标，以期达到最优成效。要从细枝末节中抽出身、腾出手来，要从学校大局出发、从重点出发，紧密围绕每个阶段和每个时期的中心任务及要点工作，协助领导提前谋篇布局，在学校各项工作中抓住主要矛盾，突出中心重点，彰显大局观，而不是单单从某一个狭小的部门角度去考虑问题。要善于协调矛盾，团结协作，汇集各个部门的力量和智慧，统一全局，高效有序地推进工作。

3.服务意识

各行各业只要存在服务的对象，服务意识就都是一项首要且必备的工作素质。小事情影射大格局，秘书工作的水平在很大程度上反映了学校的管理水平，代表了学校窗口部门的服务质量。学校是一个大集体、大家庭，在这个集体里面，作为办公室秘书不仅要有高度的责任感，还要对工作、对服务的“家人”怀有满腔热忱。办公室秘书要有时刻做好服务的大局观，要加深对自身岗位职责特殊性、重要性的理解，不断提高工作积极性。为领导服好务，就要第一时间深刻明晰领会领导的意图和指示，贯彻好上级精神，真正将领导的意志和精神贯彻落实到实处；为同事服好务，就要求有时刻补位的思想，只有这样才能做到沟通无间，才能凝练团队意识，大家都不怕辛苦、不怕麻烦，热心为管理人员及基层人员提供周到服务，共同完成学校各项工作任务；为学生服好务，就是要为高质量的产出服务。学生作为高校教育的服务对象，是每一位教育工作者尤其是秘书工作的服务对象，要真真正正做好“以学生为本”，耐心热情做好各项管理和保障工作，积极为广大学生提供服务，不断提高服务质量。

4.学习意识

《庄子·内篇》云：“吾生也有涯，而知也无涯。”知识是没有尽头的，只有不断学习新知识，提升自身专业素养，提高处理问题的能力和水平，才能提高工作成效。“三百六十行，行行出状元。”秘书工作这个“状元”，如果不靠自身的专业素养、扎实的知识储备、办公室应有的技能技巧，是无法成为“状元”的。当前高校办公室工作具有很强的综合性，这也对秘书人员提出了更高要求，其必须具备全面的知识面及扎实的知识基础。能否胜任各项材料的撰写工作、能否胜任各项接待的应对工作、能否出色完成领导交代的各种行政协调工作，都要求办公室秘书充分具备各项能力。作为综合服务部门，办公室的职能范围较大，需牵涉诸多部门，在遇到棘手工作时需要不断与之进行沟通协商。因此，秘书人员也可适当学习一些心理学、管理学及法学等方面的知识，只有涉猎广泛才能更好地开展工作，服务部门，服务广大师生。只有对自身各项素质进行再回炉、再提升，才能应对各类新形势、新要求、新挑战。

5.创新意识

不断创新才能进步，才能保证国家不断发展[3]。当今社会最亟需的就是创新人才，最有生命力和潜力的就是永不枯竭的创新思维。懂得创新、懂得如何创造性地思考工作、创造性地挖掘内在、创造性地指导工作、开展工作，直接决定着工作的效率和实绩。新时期，随着高等教育事业加速发展，办公室工作的任务更加繁重，情况更加复杂，挑战更加突出，许多出现的新生事物、产生的新问题不断挑战着我们的知识储备，以前的经验、做法、制度在一定程度上需要进行再积累、再摸索、再设立。而这都需要我们时刻具备创新意识，大胆思考，解放思想，紧跟潮流，在思想上时刻保持先进性，在行动上进行大胆探索，在措施和方法上有所创新，在机制和运行上有所革新。新时期新形势，办公室秘书主动思考，积极作为，工作中要体现出超前性，要提前思考、提前谋划，树立创新的管理理念；要多与兄弟高校沟通交流，学习借鉴好做法、好经验，获取符合学校实际的新办法、新见解。学不止步，只有不断创新、不断学习、不断进取，才能适应时代、社会和学校发展的新形势，才能顺利完成各项中心任务，高效推进办公室工作。

三、结语

随着新挑战、新要求的应运而生，在明确角色定位、提升自身素养、改进工作方式、提高工作效率的同时，高校办公室秘书也应该不卑不亢，保持自信、保有虚心、持有诚心，坚定为人民服务的初心，以担当实干践行为国家和社会培养高质量人才的使命，做好本职工作，特别是要积极发扬“石油精神”、秉承“铁人精神”，甘于奉献，不怕困难，努力成长为领导和师生身边的好秘书，为广大师生提供高水平的服务，为实现办公室“管理育人”积极贡献力量。

此外，高校办公室秘书应更加明确自身的角色定位和岗位要求，在工作之余要采取自学充电、外出培训、调查研究、走访院系、交流座谈等措施方式，善于总结工作经验、吸取工作教训，养成良好的记录习惯，及时将所学所感所悟转化成学习成果、心得体会等，从而提升自己的各项综合素质。作为一名高校办公室秘书，只有加强自身综合素质以及专业水准和创新能力的提升，以坚持不懈的专注力、巧妙高超的灵活力、善于创新并且付诸行动的执行力，牢固树立以上“五个意识”，才能持续为学校高水平建设发展、为国家高等教育事业添砖加瓦、贡献力量。