提升我国高校科研课题经费报销管理水平的对策

●胡 服 胡 艺

随着我国高等教育综合改革的全面深化和高等教育的大众化，我国高校为国家培养了越来越多经世致用的年轻俊才，为实现“科学技术是第一生产力”和中华民族的伟大复兴做出了功在当代、利在千秋的巨大贡献。同时我国高校在高科技、新技术方面的研究成果越来越多，科研课题经费收入也是更上一层楼，但科研课题经费报销存在票据不规范、酬金发放随意、审批混乱等较为突出的问题也引起了社会的广泛关注。

一、我国高校科研课题经费报销存在的问题

在国家全面深化体制机制改革加快实施创新驱动发展战略之际，各项政策法规越来越细，越来越贴近实际，对各项资金的使用也更加规范和严格，有效地预防、发现和纠正当前部分高校科研资金收付混乱、报销票据五花八门、酬金发放随意等一系列问题，给国家、高校、个人及社会带来难以估计和挽回的损失。

（一）报销审批手续不规范，缺乏有效内控

1.经办人和审批人为同一人。由于课题负责人负责本人课题所有经费开支，绝大部分课题负责人或许是缺乏最基本的不相容职务方面的内控意识，或许是并不注意这方面的要求，在课题经费报销单中经常出现课题经费“审批人”和“报销人”是同一人，缺乏有效的内部监督，违反了内部控制“经办人与授权人、批准人不能为同一人”不相容职务相互分离的要求。

2.学生代办报销业务冒名签字。课题负责人委托在校学生办理报销增加了财务压力，拖长了报销时间，其原因有四点：一是学生不清楚学校科研课题经费报销的相关规定和报销流程，盲目报账；二是学生不清楚报销票据的真实情况，一问三不知；三是学生相对流动性较大，经办人不稳定；四是学生对学校报销审批负责人不熟悉，签批困难。另外，存在学生为了省事，冒充课题负责人在报销单上签字的现象，从而导致报销时财务人员化费了大量时间和精力对学生进行辅导，但学生填列的单据还是出现摘要不规范，报销项目乱选，导致退回多，往返多。

3.课题负责人或经办人不熟悉财务规定。由于大部分课题负责人或经办人极少到学校财务报账，对有关报销规定不掌握，流程不熟悉，如报销发票内容是“办公用品”，必须附上售货单位出具的办公用品清单并加盖发票专用章，且在发票上要有经办人、验收人或证明人的签名，最后如果其金额超过1000元，还必须通过银行转账或刷公务卡支付，不得使用现金。但实际工作中经常出现报销办公用品无清单，现金支付单张发票超过1000元的情况。

4.购置电子设备未进行招投标和政府采购。按国家招投标规定和政府采购规定，不管资金来源，凡购置电脑、打印机、复印机等电子办公设备必须通过招投标进行政府采购，但课题负责人不清楚规定而自行购买电子设备。

5.课题经费中报销与课题研究无关的支出。课题负责人经常找一些与课题研究基本不相关的票据来报销，如家庭消费的面包、大米、电饭煲、牛奶等生活用品，个人消费的化妆品、美容品等以及私家车的保险费、修理费等。

（二）报销票据较混乱，缺乏统一标准

1.定额餐费发票上没有发票专用章。定额餐费发票上面清楚地写有“盖章有效”字样，即这类定额发票上面必须要有两个章：一个是“XXXX统一发票监制章”，另一个是收款单位“发票专用章”。但大部分业务经办人取得此类发票时却不注意这一细节，导致在报销时才发现定额发票上面只有“XXXX统一发票监制章”而没有收款单位“发票专用章”，另外假发票（以定额餐费居多）报销也较多。

2.办公用品等耗材发票没有附办公用品清单。根据《会计基础规范》的要求，报销办公用品等耗材必须附售货单位出具的办公用品清单和验收单，并在发票上注明“经办人”和“验收人”，但课题负责人或经办人报销时大多没有附清单。

3.飞机票、火车票、长途客车票等报销没有会议通知等。根据国家差旅费报偿相关规定，用飞机票、火车票和长途客车票等报销差旅费（含住宿费）必须附会议通知，若是课题调研必须附情况说明，但大多课题负责人报销此类差旅费基本没有会议通知或情况说明。在报销时部分只有单边票，没有完整的往返票，既使有往返票但时间大多不连续，从而可以看出是找大量票据来报销，套取课题经费。

4.票据报销间隔时间较长，酬金发放不规范。根据财务管理相关规定，当年取得的票据应当在当年内报销，不得跨年度。在实际审核中，存在超过两个自然年度的票据报销。发放课题组成员或学生开展课题调研和撰写劳务费、专家咨询费等时没有充足依据且存在现金垫付情况。

二、科研课题经费报销存在问题的原因分析

（一）规范更高，审核更严

随着管理水平的提升，高校会计核算越来越规范，财务审计、专项审计、收费检查等越来越严格，高校对原始凭证的取得或填制，真假发票的鉴别，支出报销单的填制，凭证的整理、粘贴与审核等都进行了详细的规定，提出了具体的要求，同时对票据的合法性、真实性、签批手续的完备性以及项目资金的可用性等进行了严格的审核，真正做到了“三不办”，即“票据不规范不办理；手续不齐全不办理，依据不充足不办理”，一方面，确保了学校资金的安全,保证了日常会计业务处理的及时性、合法性和准确性；但另一方面却给报账人员提出了更严更高的要求，导致其多笔报销业务由于票据不规范，或手续不完备，或依据不充足而无法办理。

（二）财权下放，业务分散

高校财务管理始终坚持“一切以教学科研为中心、一切为教学科研服务”的原则，强调服务意识，实行“重心下移、责权下放”，按照事权与财权相结合原则，适当下放课题经费审批权限，充分调动课题负责人的积极性，但如此一来，课题负责人大多是自己审批，自己经办，自己报销，报销业务极为分散，由于缺乏上级部门（如科研管理部门）的逐笔审核，导致课题负责人报销的票据五花八门，极不规范，差异很大，增加了会计审核的工作量和难度，报销等待的时间就延长，从而导致课题报销难。

（三）变动频繁，业务不熟

课题负责人经常根据自身情况随时更换报账人员，而新的报账人员对财务报销规定和报销程序均是一知半解，特别是有些老师的科研课题经费因自己上课而委托学生帮忙办理报销业务，这些学生更是对学校财务报销规定和报销程序一窍不通，填什么样的单据和如何填不熟悉，找哪个领导签字不知道，按哪个程序办理不清楚，因此经常是到财务报销审核窗口现问现学，但还是出现票据粘贴不规范，报销手续不齐备等问题，使得其报销一笔业务少则化费二三个小时，多则化费一天时间，有的甚至化费四五天时间多次往返财务部门。

（四）预算控制，及时出账

为了防止超预算、无预算报销，高校财务人员在审核报销单据的同时就信息录入到账务系统或预算系统中，实时监控项目资金余额。在录入时经常会出现项目资金余额不足支付或无预算项目情况而无法完成报销，这时就必须由报账人员先办理项目立项或预算追加，从而延长了办理时间。

三、提升我国高校科研课题经费管理使用的建议与措施

（一）加大宣传培训，着力解决报账人无财务报销意识

解决报账人员报销无头绪，无意识，走弯路的现状，加大财务报销规章制度、报销流程和报销要求等的宣传，常期开展培训，讲解票据知识，明确具体要求，提升实做能力，强化报销意识是解决学校“报账难”的重中之重。

1.财务部门应当把学校当前正在执行的有关规章制度、报销流程、报销标准、报销要求、票据常识、真假票据鉴别方法与技巧、填单标准、填单要求与注意事项等统一归纳整理，制作标准样本，印制成册，印发成文，或长期挂在财务网络平台上，或置放于报账人员伸手可及的地方，或分发到报账人员手中，重点解决报账人员报销无标准、无参考、无样本，无查阅等“四无”现象。

2.学校领导要高度重视，财务部门要切实做到位，大力开展财务报销知识宣传活动，定期举办财务报销知识讲座，报销知识竞赛，报销知识辩论、报销知识征文等活动，并且建立财务报销信息交流平台（目前已经使用最简单也实用的财务报销交流QQ群），及时发布各种财务规定和报销要求，交流报账心得体会，安排专人实时提供报账咨询等，着力解决报账人员无头绪、无意识状态，确实解决业务经办人思想上不重视，认识上不全面，行动上不到位的混沌状况。

3.加大报销知识培训力度，定期举办财务报账人员培训班，并提供模拟实验，进行实做培训，着力解决单据填写不规范，审批手续不完备，报销要求不清楚，票据审核不过关等影响报账效率的问题。通过培训，不仅能让报账人员熟知财务报销规定、报销标准、报销程序、报销要求，还能让其自觉遵从并执行，真正达到“人人懂报销，个个守规定，报账不再难，财务是管家”的理想境界。

（二）健全课题经费管理制度，规范报销标准和依据

进一步修订和完善科研课题经费报销制度，明确报销标准和报销要求是有效解决科研课题经费“报账难”的主要措施。学校应根据《会计法》、《事业单位财务规则》、《政府会计准则》、《高等学校财务制度》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》及其他规定，结合实际修订科研课题经费管理办法，明确科研课题经费中课题组成员酬金、专家咨询费、劳务费以及科研绩效等的发放标准和限额；明确各种能够报销的票据名称、种类、标准；明确使用票据报销时必须提供的相关依据和要求；明确报销流程等等，这样才能让课题负责人做到心中有“规”，报销知法，发放有据。

（三）改进技术手段，着力解决财务报销硬件限制

更新财务部门较为陈旧、落后的财务设备，提高设备运行速度，避免因设备运行速度较慢、经常停机维修等导致报账人久等的不良情况；改善办公环境，提供一个宽敞、明亮、整洁、舒适的报销大厅，给到大厅报账的人员一种安静、祥和、高雅、贵宾的氛围，缓解报销人员紧张心理。

（四）做到“三熟”，着力解决报销审批无知状态

有效解决科研课题经费“报账难”的关键措施是报账人员必须做到“三熟”，即熟悉报账规定和要求，熟悉报账流程和审批环节，熟悉审批签字领导。

1.熟悉报账规定和要求。报账人员只有熟悉学校的报账规定和要求，才能明白什么票据可以报销，按什么标准报销，到什么地方去报销，报销时需要填写什么样的单据，如何填写单据，后附票据如何粘贴等会计基础规范，彻底解决票据不规范、不合法等而返工现象。

2.熟悉报账流程和审批环节。报账人员只有熟悉报账流程和审批环节，才能清楚知道学校财务报销流程：一是取得合法有效票据，二是在网上预约或填写《经费支出报销单》等单据，三是由课题负责人审批签字，四是根据金额大小找相关业务主管部门、财务部门审批，最后到会计审核岗位审核并填制记账凭证即完成全部报销手续。

3.熟悉审批签字的领导。决定经费支出能否报销的关键因素就是相关领导审批签字。因此，清楚什么样的业务在哪个环节，需要哪个领导审批签字是解决“报账难”的最有效的途径。

（五）提升综合素质，着力解决等候久返工多问题

学校应当提升财务人员和报账人员的综合素质，加强培训，注重技能，改善态度，注意语气，实行服务承诺和挂牌上岗，定期对财务人员从考勤纪律、工作业绩、服务评价、监督检查等方面开展综合考评，加大奖惩力度，切实改进工作作风，努力营造“多劳多得”“我工作，我快乐”的工作氛围，全力打造一支政治过硬，道德高尚，业务全面的高素质会计队伍，有效解决报账等候久返工多的现象。