基于新时期要求的医院档案工作的若干思考

◎周瑜

近年来，随着"三个体系"、"五档共建"以及"最多跑一次"等新时期要求的大力推广与建设，档案工作的重要性也日益提升。正如，习近平总书记在2018 年3 月20 日第十三届全国人民代表大会第一次会议上所说："历史已经并将继续证明，只有社会主义才能救中国，只有坚持和发展中国特色社会主义才能实现中华民族伟大复兴"。而如何才能更好的"坚持和发展"呢？或许就需要不断从已有的历史档案中找寻规律并妥善保管，以发挥指引未来更大的作用，正是基于这样的新时代要求，医院档案工作也需要不断提高和完善。

一、医院档案工作的基本要求和使命

早在2003 年，任浙江省委书记习近平同志就曾指出"经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案"。医院档案包括的种类较多，主要以专业技术人员档案、会计档案、设备档案、文书档案、科研档案等组成，而在形式上以纸质档案、实物档案、音像档案等载体组成。在过去，医院档案部门一直作为行政后勤的服务部门而存在，是所有部门最后集中移交信息的环节，这也是档案工作的基本属性所决定的，但与此同时，难免就会造成信息的滞后，所以就要求档案人员在一般日常工作中能参与到档案的形成环节中，这既是监督也是完善档案形成的有力措施，避免重要档案由于非档案工作人员的认识不同而造成不可逆转的丢失、遗弃，例如：设备档案的开箱验收、不定期对科室档案的行政进行考察等等。简而言之，做好档案的收集、整理、保管、利用就是医院档案工作的基本要求和使命。

二、新时期对医院档案工作的新要求

2018 年9 月，省"两办"出台《关于加快推进新时代档案资源建设的意见》（以下简称为"意见"），这是一份具有时代标杆式的重要文件，明确了在新时期档案工作中档案资源建设的重要地位，树立了实现"六个浙江"、"四个强省"的建设目标。档案资源是总结经验、认识规律、延续历史的根本，没有完善的档案资源收集，便是不全面的历史，更何谈指导未来的发展？另外，随着"最多跑一次"改革的要求与深入实践，就对现有的档案资源提出了更高层次的要求，不仅要收集全面，还要利用便捷，这就亟需加强大数据时代信息管理的建设和管理，通过加强各种信息的汇集来提高档案资源的收集工作，同时，近年来电子化和扫描、OCR 识别技术的逐步强化，使原本需要花费大量时间寻找的"角落信息"能被轻松找到，节省了大量时间和提高工作效率，使"最多跑一次"的要求被进一步实现，这正是《意见》中对档案资源建设数字化转型所提出的要求。

基于新时代中各种新技术新发展对档案工作所造成的影响，过去在档案教科书中的条条框框也正在逐渐被打破，当今的档案工作更加强了信息电子化对档案工作的影响，以实用便捷为手段，以更好的便于保管和利用档案为目标。因此，医院的档案工作也在此新时期要求的指引下进行不断的完善与修整，使档案工作能不断适应日益发展的档案工作形势和迫切利用档案资源的需求。在实际工作中，近些年，以笔者所在的医院为例，档案对常用档案进行了扫描、并在向档案馆进行移交时也实现了纸质与电子扫描的双重移交，日常的使用中，也确实感受到了电子化扫描对于查档工作的便利，相信在未来，在逐渐完善纸质档案的扫描工作的基础上，进一步实现OCR 识别技术的运用，以"意见"等最新政策为指导，以档案工作示范单位为标杆，实现档案进一步地更为全面的收集、整理、保管、统计、利用。

三、进一步完善档案工作

（一）思想

所谓做事先做人，东汉时期的王逸曾在《楚辞？章句》中提到："不受曰廉，不污曰洁。"大致意思就是不接受别人馈赠的钱财礼物，不让自己清白的人品受到玷污，也就是廉洁。为什么要提到廉洁呢？因为近些年发生了一些档案工作人员--特别是知道单位机密的人员--没有经受住廉洁这道考题，经不住诱惑而泄露了国家机密，造成重要损失，自己也是付出了很大的代价，确实是非常可惜。因此，反思我们在做档案工作前，或许还是应该先树立好自己的政治立场和思想觉悟，不断提高自己的认识水平，使自己避免受到各种诱惑，真正能沉下心来埋头做档案，深入挖掘档案的深层作用，更好地为单位、为需要查档的人群服务。

（二）能力

认识总是一个渐进的过程，随着信息技术、网络技术的不断发展，档案工作的标准和要求近些年也有着巨大的变化。因此，这就要求亟需加强档案人才队伍建设，进一步弘扬档案人员新时代浙江档案人职业精神。包括每年不断学习新的要求与规范，不断改进自己的工作，而不是固步自封，应不断使自己的档案工作能适应新时期的发展要求。正如现在每年对专业技术人员所要求的继续教育学时一样，初衷都是为了让我们档案人员能不断认识和了解现在档案工作的新形势，学习和接收档案领域的新思想新方法，使那些已经不适应时代需求的成规旧矩被破除，用更加简便、更加灵活的方式来整理现在日益增多的档案工作，不仅要根据重要程度和实际情况设立合适的归档范围，并且要对方方面面归档过来的材料进行鉴定、整理、归档、利用。再比如医院档案工作，由于专业技术人员众多、每年新增文书档案、设备档案等也数目很大，而现在又提倡电子归档，因此完全可以将过去扫描大量纸质材料的时间节省下来，这样既可以保证了电子版的归档，同时更多的是节省了档案工作人员的扫描时间，使节省下的时间能更多的被用于档案的编研工作，挖掘更深层次的档案信息与联系，同时能有时间不断学习、工作方法与能力也得以进一步提升，更好的为现在、更为未来所服务，创造巨大价值。另外，更为便捷的方式是直接向科室接收电子文件，甚至是科室通过内部网络系统直接向档案系统传输电子文件，在这普遍倡导"最多跑一次"的新形势下，直接通过内部网络传输文件，使得这仅有的"跑一次"都可以被节约，节约的不仅是归档部门与档案接收部门的时间，还可以方便归档，另外，如果可以直接上传到云备份那对今后的档案保管和避免丢失都是很有好处的。

四、新时期档案工作的机遇与挑战

正如上文所说，目前档案工作也面临着很多变革与创新，这既是机遇，也是挑战，机遇的是可以有更多年轻一辈更加有自己独特眼光和观点的人站出来，提出自己的想法和建议，给过去一成不变的档案整理方式松松土，使新技术的养分得以浇灌进去，使档案工作能更加便捷和安全。

但是，同时我们也不得不注意到要实现档案专业更好的发展，目前，仍然存在着一些不可回避也需要注意的问题：1.归档范围的制定：现在档案接收归档的材料正在日益增多，质量良莠不齐，这需要档案工作人员有鉴别档案质量的能力，哪些属于永久、哪些属于30 年、哪些属于10 年、哪些不需要归档，这都是需要不断学习和结合时代要求才能分辨的，毕竟，时代在变化，同一份材料的价值也是在不断变化的。2.电子传输的安全性、服务器存储容量与后期运行维护工作：目前，档案在文书、设备、基建、会计、实物档案等方面确实涉及范围很广，一些文档资料顺应"电子化"趋势的要求逐渐变成电子归档甚至靠单位内部网络进行传输，因此，这就不得不考虑在传输过程中电子文档的安全性，特别是对一些涉密档案必须做好保密工作，不得进行电子扫描，以防信息泄露。另外，大量的电子文件，对档案系统的服务器容量和后期的运行维护提出了更高的要求，这不仅要求档案管理人员需要做好日常维护工作、定期检查，同时也需要单位信息技术部门的大力支持，做好应急预案，使得当档案存储出现问题时，各个负责人能在第一时间响应，及时修复，使档案资料的损失降到最低。3.档案的保管与销毁：经过长时间档案的归档，很多档案已经超过保管时间，这就需要进行销毁工作。向单位领导进行销毁档案的申请，在得到批准后登记造册，最后做好监销工作，这个过程需要档案人员细心且耐心的清点整理，在销毁前重新鉴定时也应更为慎重，多与相关部门和有经验人士积极沟通，避免损失重要历史资料，这就需要档案人员具备长远的眼光与与时俱进的思想，不断了解现在最新的形式，从而做出正确的判断。

五、结语

档案工作任重而道远，既需要档案人员掌握所应该具备的基本素质，也要求能不断学习，以顺应最新的档案形势，并且，在这个机遇与挑战并存的时代，我们档案工作者也要不断学习，在工作中不断提高自己，勤于思考，勇于创新，为档案事业做出自己最大的贡献，让保存下来的档案发挥最大的作用！