从管理会计的角度试论国际项目工程成本策划与拆解以及信息化

■史 梁

（北京六建集团有限责任公司）

引 言

解决管理会计所面临的数据窘境，以及国内外信息沟通不畅的问题，并为兼顾财务数据的通用性，同时又能针对工程项目部内部极具针对性的某一特定数据要求，提供精准的、可与工程预算软件（广联达）所导出的单位工程量清单综合单价分析表、人材机汇总表相匹配的数据，同时又不增大工作量与管理成本，则应从管理学的基本框架出发，从计划、组织、领导、控制这四个基本框架开始，围绕工程预算，针对管理会计的工作目标，对工程成本预算进行细化拆解，以辅助账的形式，在与财务会计科目实现勾稽关系的前提下，以项目全面信息化来解决国内外沟通不畅问题的同时，在管理会计主导下，推行各部门成本管理流水式作业方式，以实现会计与统计之间、项目部内部职能部门之间数据可精确配比、对照，为及时发现问题，完全实现工程项目成本过程控制，并能为项目部解决特定问题提供精确、单纯的数据信息。具体方法详述如下。

1 国际工程施工现状

①无法实现细化至施工中某个部位的成本与预算间差异的对比分析，进而无法实现有效的过程管控；②一项成本费用的发生，必然存在发起部门、审核部门、经办部门，最后汇入财务部门对外支付，但目前同样一笔成本费用，经过各部门以各自口径处理之后遗失了数据的相关性，以致各部门间的数据无法细化至工程细部相互匹配、对照，进而无法在过程管控中寻找、发现问题的根源；③国内发生转至国外的成本费用无法细化摊入工程细部成本；④国内总部机关与国外工程项目部之间信息不对称，国外项目的日常成本变动，尤其是细部成本的变动不能及时地反馈国内总部机关。⑤凭经验、直觉决策的现象过多，缺乏客观数据支撑，客观现象反映到人脑的意识中，未必总是真相，需要以客观数据为支撑，去伪存真，以求得正确、基于客观的决策。⑥现行的部门之间传递单据格式很多都是手工记账时期就沿用的格式，已经不能满足信息化的要求，甚至会过滤掉很多重要信息，造成在部门传递过程中，遗失数据相关性，最终造成部门间采集的数据不可精确配比。

2 追求目标

①实现围绕工程中标预算，以中标预算的项目编码为中心，细化至工程细部的成本核算，并可与工程中标成本预算以及后续洽商变更相互精确匹配、对比；②实现业务过程中历史数据单纯化采集工作，以期利用数据挖掘技术，为日后招投标工作提供参考数据；③实现工程项目部部门间数据的针对性、可比性，为过程管控中寻找问题根源和解决方法提供坚实基础，进而充分暴露实际工作中各部门各岗位的管理问题，将成本管控的压力传导到各部门各岗位，而不仅仅停留在项目管理层；④实现国内外信息对等，国内总部机关能够及时了解国外前方成本管控过程，便于及时对前方现场决策予以指导。⑤清单报价是目前国际上通用的报价方式，与国内定额报价不同，在中标价的基础上，业主一般很难会再接受各种调整。通过细化至工程部位的成本核算，对所有实体消耗与非实体消耗成本进行编码分类，在加强成本管理的同时，也能为日后新工程清单报价提供该国别所属的坚实有力的客观数据。

3 计 划

围绕工程中标预算，以广联达预算软件导出的单位工程量清单综合单价分析表、单位工程人材机汇总表为基础，在预算员配合之下，对工程成本进行拆解，将成本拆解为实体消耗与非实体消耗两部分，对单位工程量清单综合单价分析表下的施工细部及其对应的实体消耗部分赋予工程总体之下的唯一编码，对于非实体消耗部分，例如劳务费、垂直运输、周转材料、临时设施、现场经费等，围绕施工组织设计和施工方案，以工程施工计划进度为编码顺序及基准，赋予唯一编码，并在施工过程中，以阶段性施工进度所含部位的产值作为权重，以加权平均法将非实体消耗部分按产值权重摊入工程施工细部成本中。

工程成本拆解的目的在于，对施工细部及其成本赋予唯一编码，以待日后随着施工进度的展开，通过项目部内部实行部门间流水化成本单据传递作业方式，实现数据部门间可匹配、对比，并能在日后成本分析中，将成本核算至工程细部，完全匹配工程预算，以期在工程过程管控中及时发现问题、解决问题。部门间流水化成本单据传递方法，在下文“组织”章节阐述。

4 组 织

4.1 流水化成本单据的设计前提与基础

在工程项目部内部，无论是实体消耗成本，还是非实体消耗成本，均应是源自工程中标成本预算及后续洽商的基础上，按图施工，每一笔成本的背后不仅仅含有数量、单价、总量，而且理应含有该笔成本所归属的工程细化部位，不存在没有工程细化部位或不能摊入工程细化部位的实体与非实体的消耗成本。每笔成本费用的发生，都存在具体的发起部门、审核部门、经办部门，经历至少上述三个部门之后，汇入财务部门审核并对外进行支付或归结汇总记入工程成本。同一项业务经过各部门之间传递流动之后，形成成本费用，均应反映于各部门的台账之上，成本费用所归属的工程细化部位，是衔接各部门不同口径台账至关重要的相关性因素，部门间无论以何种口径统计数据，因为数据统计基础是一致的，所以彼此之间的台账数据理应是可以相互对照、匹配的。

4.2 流水化成本单据意义及所含基本内容

流水化成本单据的核心在于对围绕中标预算成本展开的细化核算要素，并赋予之唯一编码，同种要素，消耗于不同施工部位，编码内容不应是简单的数字，而是含有发起部门名称、经办部门、工程名、一级、二级、三级使用部位（根据预设核算深度设定层级）、实体消耗（非实体消耗）消耗类型名称（材料类、机械类消耗会精确至规格）。编码规制的有效组织与统一规制，会对日后数据录入、统计提供极大方便。

例如：SCCLLT0107030011010001

生产材料莲花塔工程项目编码（卷膜防水）钢筋Φ10以内由此引出的编码：SCCLLT0107030011010001再结合相应的合同号，可在日后录入过程中通过Excel函数将编码所含信息纯化并筛选出来，需要手工录入的仅是材料数量。（如果预算允许，则可以考虑是否采购条码打印机和扫码枪代替手工输出、录入代码，精准度和效率也会大大提高）。

4.2.1 实体消耗成本之采购类单据

（1）基本采购流程。

发起：生产部门。

审核：预算部门、技术部门。

经办：材料部门（提交付款申请）。

（2）单据所含基本内容。

①该项材料需求部位。同种材料，不同使用部位会在前期成本拆解中赋予不同的编码，以编码为准，即使是同一材料，如编码不同，仍需单独列示。目的是为在过程管控中，方便统计生产过程中，针对某一工程细化部位，生产部门是否按图、按需购料，材料部门采购单价是否超出预算。

②合同号及该合同付款次数。便于跟踪合同执行情况，对于超额情况，能及时发现并寻找问题根源，同时也可以在申请付款时就与财务部门完成实时对账工作，充分提高双方工作效率。

③材料单价及需求量。材料单价与需求量在流水式单据所相匹配的流水式台账中各自予以单独，可为过程管控中统计数据提供方便，单独列示材料单价，亦可为对于合同中未明确单价，实际操作中供货商按需求报价的，如零星采购，提供直观的价格波动曲线，可以及时了解市场变动，又可为未来新工程提供参考数据。

④附件：厂商发票、材料验收单。

4.2.2 实体消耗成本之提料类单据

（1）基本提料流程。

发起：生产部门。

审核：预算部门、技术部门。

经办：材料部门。

（2）单据所含基本内容。

①该项材料需求部位。同种材料，不同使用部位会在前期成本拆解中赋予不同的编码，以编码为准，即使是同一材料，如编码不同，仍需单独列示。目的是为在过程管控中，方便统计生产过程中，针对某一工程细化部位，生产部门是否按需提料，有无超量、浪费，采购部门是否按需发料，管控到位。

②材料单价及需求量。提料类单据的材料单价及需求量结合需求部位，可通过Excel统计函数，自动冲抵流水式台账中采购类单据产生的相关数量、金额，并可清晰以此地体现出材料库存余量的具体计划用途，尤其是在对应的需求部位已完工，为该部位准备的相应材料仍有余量的情况下，便于生产、预算、技术三部门对此问题进行研讨。

4.2.3 非实体消耗类成本之劳务费单据（劳务费结算类）

（1）基本流程。

发起：生产部门、劳务部门双签。

审核：生产部门、预算部门、技术部门。

经办：生产部门或劳务部门。

（2）单据所含基本内容。

①各细化拆解部位的劳务发生额。跟踪各细化部位劳务实际发生额的基础。以施工进度图为基准，在一定时期内，某一进度内所含的施工部位是固定的，因此所含的细化部位编码也是固定、唯一的；在此时期内，按生产计划，每个人的作业区域也是相对固定的，人头数也基本是固定的；固定的编码、相对稳定的作业区，让每个劳动力在一定时期内在每个细化部位产生的工时是可以跟踪的；跟踪每一个劳动力在某一个细化部位产生的工时。以劳务人员花名册为准，给每一个劳动力赋予一个工号，采用打卡上班的方式，记录每一个劳动力在某一时间段内的工时，对于在一个时间段内在多个细化交叉作业的劳动力，则按细化部位产值作为权重，以加权平均法将工时摊入各个细化部位。劳务发生额的汇总。劳务费结算一般以工程节点为基准结算，通过上述方法，可以根据结算需要，选取对应的节点级别，以清单式罗列同一劳务分包在每一细化部位所产生的工时，套入单价，即可提取应付该劳务分包某一节点的劳务费，也能了解到具体每一个工人的实际工作效率，寻找低效工人与高效工人，对整个现场所使用的劳动力效率有一个直观的，具体到人的考察角度，同时也为管理会计提供详尽至细化部位的劳务费用结算清单。

②结算归属合同编号及结算次数。及时了解劳务合同结算进度，结合细化部位编码，可将结算进度与工程形象进度形成直观对比。

③附件：劳务结算单（清单式）。

4.2.4 非实体消耗类成本之劳务费单据（支付劳务费类）

（1）基本流程。

发起：生产部门、劳务部门双签。

审核：生产部门、预算部门、技术部门。

经办：生产部门或劳务部门。

（2）单据所含基本内容。

①劳务费付款申请归属细化部位及编码。②对应的劳务合同编号及付款次数。

申请单应有各细化部位及其对应编码和相应金额组成，以清单式罗列，便于统计实际各个细化部位实际劳务成本支出，方便与预算比较，寻找差异的同时，合同编号及付款次数结合细化部位编码，可以将付款进度与工程形象进度进行直观对比。

4.2.5 其他非实体消耗成本单据

（1）机械费。实际成本发生过程中，机械费分为源于自购机械设备与源于租赁机械设备两部分。

在财务会计实务中，自购机械设备归入固定资产，折旧后摊入“合同成本-其他直接费”。

租赁机械设备产生的成本费用记入“合同成本-机械费”，而且整个生产过程中还会出现自购油料、自招司机，并且分别由三个部门主管的情况。为兼顾财务会计和管理会计的需要，精确计量、统计细化部位成本，自购机械在按财务会计既定折旧方法的基础上，对于不同部门汇总归结的归属于机械费的成本费用应采取共享编码的方式，按要求走完审批流程之后汇入财务部门，管理会计进行成本核算时归类汇总同一编码的机械费用，并结合施工计划图，按产值权重将折旧、司机工资、油料、机械租赁费等摊入各个细化部位。

（2）垂直运输、周转材料、临时设施。根据施工计划以及工程阶段形象进度，界定垂直运输、周转材料、临时设施所经历、产生作用的形象进度范围，根据该范围内所含工程细化部位编码，按产值权重将上述三项所产生的折旧摊入工程细化部位。

（3）现场经费。根据施工计划以及工程阶段形象进度，将归属该阶段的现场经费以细化部位产值为权重，采用加权平均法将现场经费摊入各个细化部位成本。

5 领 导

项目经济工作的重心着眼于生产的同时，也应对成本分析工作予以充分重视。以期从成本分析工作中以中标预算为尺度，及时寻找问题、发现问题、解决问题。

及时、合理、准确的成本分析工作的开展，离不开强化成本管理的基础工作：细化的工程预算成本拆解以及后期的准确计量、部门间精确的数据传递，决定成本分析工作的完整性与准确性。

围绕工程中标预算成本，将各个细化成本部位拆解并赋予唯一编码，在Excel函数的配合下，部门间流水化的成本单据传递以及流水式成本台账使成本分析工作能够及时、准确、单纯、完整地细化至某一部位呈现实际生产情况与工程预算不同的地方，同时又可避免增加人手，降低支出。

在工程形象进度达到并完成预设的成本分析节点后，应以管理会计为核心，以工程项目细化部位编码为线索，各部门以本部门流水式工作台账为基础，提取本部门台账中相应编码所对应的金额，与管理会计对账；有流水化成本数据单据往来的部门之间，也应以工程项目细化部位编码为线索，相互对账。在完成工程项目各细化部位的成本统计工作之后，与工程中标预算对比，寻找各个细化部位的实际发生额与预算额的差异。在寻找问题的过程中，对于实体消耗部分，例如出现细化部位零星材料方面实际发生额与预算不同，则可以以细化编码为线索，查看生产部门、材料部门台账中的数据，以此寻找有无超额耗料问题，如不存在，则看材料部门台账中，进货价是否高于预算（对于无法以固定单价合同锁定成本，需要零散、多批次采购的材料，需要另附各厂商报价单流水式台账，以期在厂商报价中寻找问题，并可窥探市场价格波动幅度与未来趋势）。

对于非实体消耗中的现场管理费类成本费用，应以中标预算为中心，实行预算制管理，将成本压力均摊至每一个管理人员，对差旅费、办公费、招待费进行定额、定量管理，行政部门向财务部门递交流水化成本单据时，不应仅仅含有归属工程细化部位编码，而且应含有每个管理人员的采购金额与采购量。此部分细化至人的定额、定量的具体管理，应下发至行政部门，管理会计对此采取阶段性总额控制，行政部门在阶段性节点时与管理会计进行对账。

6 控 制

围绕工程中标预算，对工程项目细化部位进行编码，藉此将工程一切实体消耗与非实体消耗分类汇总归结至所归属的工程项目细化部位，目的就是为了让工程实际发生成本与工程中标预算实现100%可匹配、可对比，完全、彻底的暴露成本问题，将项目成本压力传导至项目各部门各岗位，而不仅仅是停留在项目管理层。同时管理会计藉此发现问题，寻找问题，配合项目管理层一起解决问题，坚持不懈地依托于所得数据，对工程项目内部完成“计划、实施、检查、处理”的循环管理方式，在工作中寻找问题的同时寻找管理漏洞，针对该项管理漏洞进行补足，再次进入“计划、实施、检查、处理”的循环，周而复始，在对管理系统的不断检查与改进中抓好内控，消除项目部内部非系统风险。

此外，通过流水式成本数据单据，可以将各部门的各类成本数据单纯化，辅以Excel各类统计函数，可以在工程生产过程中积累能够体现项目部、劳务队以及外部市场特点的各类数据，如精确到每一个劳工的劳动效率，进而可以核算出某一个劳务队的劳动效率；材料部门收集来的大量报价单、各种易耗工具采购量，可以从中寻找到当地材料市场的价格变动趋势、某一类工具在生产中的耗损率是多少等，这些数据都可以为日后再次投标，提供极具参考价值的数据。

7 项目部信息化

7.1 重建业务流转单据

项目部信息化不仅仅是各部门匹配了电脑、通了网络就能简单解决的。目前项目部的各类单据、台账格式，很多均源自手工记账年代，历史久远，已经不能满足信息化时代下的数据采集工作，并且还在无意中遗漏掉数据的相关性，造成同样一笔业务，在各部门之间流转之后，各部门汇总出来的台账数据却因为统计口径不一致，相互之间无法直接勾稽，更无从进行对比分析。其中一部分单据仍然是手工+复写纸的模式填写，既耗时费力，流转至财务部门，所遗留下来的数据少得可怜，参考价值极小。

7.2 善用Excel函数统计功能，重建各部门台账格式

流水式成本单据的格式设计、传递模式，以及各部门以流水式成本单据为基础进行流水式台账编制，辅以Excel函数进行汇总归结，可以使各部门以最自然的业务承接、流转状态来在处理业务的同时，方便地进行台账登记，同时不必增加人手。

7.3 国内外信息即时交流

就国外项目而言，因地理距离与时差的关系，加上各个国家网络性能不一，数据文件传输不便，客观上造成国内国外信息不对等、不能及时交流问题、发现问题。

国外项目部应大力普及馈纸式A3或A4高速扫描仪，摒弃老旧的平板式低速扫描仪，对所有纸质版单据实现电子化，并对相应的电子档文件名采取结合工程项目细化部位编码以及文件内容和合同编号等方式进行命名，使日后国内外调阅文件时方便、迅速。

在将纸质资料电子化的同时，应采用“数据云”技术，建立国内、国外多级权限的数据云交换，国内外同部门之间的电子化数据，如台账、扫描件等可以在电脑后台自动、实时的通过云分享的形式上传国内，不用另外派人值守上传。这样不但可以实现国内外数据实时共享、更新，还可以追溯历史数据，避免出现因为员工离职或恶意修改，造成的数据混乱现象。

7.4 加强对国外项目的管理

以全面信息化为基础，填平国内外信息不对称因素之后，应着手组建专职团队，在管理会计的协助下，以工程预算为核心，跟进追踪相应的国外工程项目在生产中的各项成本异动，发现问题及时与国外进行沟通，加强国内对国外项目的管控力度。