浅谈X电梯公司报价系统实施的项目管理

孙 玮

（西子电梯科技有限公司，杭州 311305）

0 引 言

电梯作为楼宇内被大众认可的交通运载工具，已经逐渐成为各类高层建筑、公共场所中必不可少的建筑设备。截至2018年底，国内电梯注册总量达到627.83万台。未来，在存量和增量双重驱动下，电梯行业的发展前景广阔，2023年中国电梯保有量将超过千万台。我国经济的快速发展使国内对电梯的需求也在不断增加，传统的手工模式已经无法满足公司日益增长的订单需求，企业信息化建设成为公司顺利经营的迫切需要，想要保证系统成功实施，一定离不开科学的项目管理，项目管理贯穿于整个系统的实施全过程。

1 项目管理概述

1.1 特点和特征

项目管理是一项复杂的工作。项目一般由多个部分组成，工作跨越多个组织，需要运用多种学科的知识来解决问题；项目工作通常没有或很少有以往的经验可以借鉴，项目具有不确定性，还需要将具有不同经历、来自不同组织的人员有机地组织在一个临时性的组织内，在技术性能、成本、进度等较为严格的约束条件下实现项目目标等。项目管理具有系统性、过程性、创新性、特殊性、复杂性、普遍性、目的性的特征。

1.2 项目管理过程

项目管理过程指在项目实现过程中，人们所开展项目的计划、决策、组织、协调、沟通、激励和控制等方面的活动所构成的过程。项目管理过程分为启动、计划、执行、控制、结束5类，每个管理过程包括输入、输出、所需工具和技术。各个过程通过各自的输入和输出相互联系，构成整个项目管理活动。

2 X电梯公司报价系统实施案例

2.1 项目前期准备

本次系统选择的供应商是20年专注于电梯行业、与国内很多一线品牌厂家合作过的公司，此公司此前有几十多家电梯公司软件合作的成功案例，对电梯行业系统实施的业务需求和经验十分了解。X公司召开了项目小组会议，启动会议由项目经理发起，会议的目的是明确项目的目标和项目的范围、确认系统的发展策略、明确项目小组成员的职责，让每个项目的成员对系统有个全面地了解，项目经理要制订项目的实施计划并准备相关资源。

2.2 项目分析阶段

在项目的前期准备阶段已经确认了项目的范围，这个阶段主要进行业务的详细调研，双方项目经理对系统使用的各个部门进行业务咨询；对业务部门勾勒出系统的流程和操作画面；然后进行项目小组的初级培训，使项目小组人员初步了解系统的操作。这个阶段的最终目的是确认系统的流程和逻辑功能，使其符合业务部门的需要。在项目分析阶段，要明确系统的流程和功能表，双方项目经理对项目的设计概要进行签字确认。

2.3 项目实现阶段

项目实现阶段是项目最重要的阶段，双方要严格按照项目的设计概要和功能表进行系统的开发和测试，系统的进度和成果跟踪如表1所示。包括流程开发、后台和前台界面开发、定制化功能开发这几个部分，这个阶段不仅需要功能开发实现，还需要基础数据的录入。公司的项目小组每天都会记录数据缺失或者数据逻辑不合理的问题，每周三、周五开会跟踪和解决这些问题。问题处理解决后要进行数据和流程测试，X公司的数据测试要保证正确率99%，流程测试要保证100%的正确率，测试中出现的任何问题要有跟踪记录表，项目小组成员要保证所有问题最终解决完毕。X公司在测试过程中，配合测试的终端用户也提了系统使用建议，也就是系统的二次开发，二次开发的成本和时间已经在合同中提前约定，并没有影响项目的进度。

2.4 项目上线准备阶段

项目数据、流程以及人员权限都测试完成后，要为系统的上线做准备。上线前首先是正式服务器的架设和数据转移，然后在正式服务器中进行系统的模拟允许，最后要对正式环境进行压力测试，以保证以后服务器的顺利允许。项目小组要开会制订切换计划，X公司的计划要在一个星期内完成系统切换，切换的主要内容是：对新项目要全部通过系统来操作进行，对以前签过合同的项目按照原合同进行，如果以前合同要做变更处理的情况要重新在系统进行报价。最后对全公司的系统使用人员进行培训和考试，以保证每个人都可以使用系统。

表1 项目进度和成果跟踪

2.5 系统上线以及后续支持

系统正式上线后，经过一段时间的运行来观测系统的稳定，上线后业务部门会对系统提出新的需求和建议，这时要对系统制订一个长期的运行计划，计划包括系统的新需求开发、系统以后的升级计划、价格的日常维护以及操作手册的更新。

3 系统实施的关键因素总结

3.1 决策者的支持

系统实施是一项持续的项目，项目需要决策者投入人力、物力、财力，高层的决策者也参与到系统实施并逐个化解系统遇到的问题。作为项目实施的关键角色之一，高层决策者赋予了项目经理高度的经济权利。

3.2 项目管理的科学运用

系统的实施和项目管理永远是不可分割的一部分，X电梯公司系统的准时上线要以项目经理为核心、以科学的项目管理为工具等作为系统实施的重要保障。项目管理的科学应用使项目组的人对每个阶段的任何成果都可视化，项目成员都有一个共同的目标，大家可以一起面对和解决所有的问题。

3.3 思想行为的改变

新系统的上线必然引起人的思想和操作行为的改变，同时也会引起公司组织流程的改变，这就要求公司高、中、基层共同学会系统使用，形成企业的共识，要使大家习惯从系统的角度考虑问题，用信息化进行企业管理。X公司每个月都会举行培训和考试，使公司的使用人员都能适应系统使用，打破固有思维模式。