浅析文秘工作的提升与创新策略

靳晓丽

（河南省滑县留固镇政府，河南 安阳 456400）

办公室工作是运营管理的核心，而在办公室工作中，文秘人员更是起着至关重要的作用，他们是连接上层领导和下层员工的纽带，只有文秘工作圆满完成，领导的决策才能够及时有效地传达给员工，及时准确地开展下一步工作。因此，作为办公室文秘人员，在新形势下要及时了解国家下发的各种文件，不断提高自身的综合能力，在繁琐的工作任务中找到正确的规律，从而更好地服务领导和员工，成为合格的参谋助手。

1 文秘工作的提升意义

强化文秘工作的效率是保障工作任务稳定开展、顺利完成的前提。在开展实际工作过程中，提升文秘工作效率具有重要意义。

1）充分发挥助手作用，为工作的开展做好服务保障。文秘人员需要通过自身的能力对各个部门之间的工作进行统筹和协调，及时传达领导的指示。在工作期间严格要求自己，为自己制定工作标准并严格落实。主动地参与到政务和事务当中，第一时间向领导汇报工作，继而实现上情下达的目的。要主动对上级以及部门间的关系进行有效协调，第一时间发现工作中存在的问题，并且对相关工作方案进行更改。

2）努力提升办文能力，让文件能够清晰有效地传达。学习并熟悉各类公文写作规范，提高专业素养。同时对于各类文件要加强审核，并及时有效地处理好文件，确保公文本身的权威性以及严肃性。

3）提高工作预见性，确保各项工作按计划顺利推进。每项工作开展之前，需要考虑可能出现的各种情况及应对方案，通过对工作超前性和预见性，促进工作主动性提高，进而保障工作的开展尽可能少甚至不出现问题。

4）严格履行督办职能，做好各项工作的详细记录。要严格落实重要的工作，并对各个环节进行检查监督。对于信息传达、经营服务流程、员工管理及考核等容易出现缺漏的工作环节，利用电话等方式在第一时间提醒负责人，并协调各方资源协助负责人推进该项工作，继而保障工作的顺利进行。做好各项工作的详细记录，以便工作完成后进行复盘总结。

2 文秘工作的创新策略

1）超前筹划，做好服务工作。众所周知，随着社会的不断发展，对于文秘人员的要求越来越高，文秘人员是连接领导和员工的枢纽，需要时刻关注发展，对任何问题要提前思考，尤其是对领导关注的问题要提前介入，充分发挥好参谋助手的作用。同时，文秘工作需要耐心和细心，例如在安排会议时要充分考虑好参加会议的人员，为领导准备好会议安排方案，简要概括会议内容、明确会议时间，更要在会议结束后将详细的会议内容上传至领导，下达至员工。办公室文秘人员只有做到超前规划，耐心细致才能保证工作不出错，才能做好服务工作，不断提高自身综合能力，成为合格的助手。

2）规范撰写公文，有效传达工作任务。作为文秘人员，要系统学习公文的撰写标准和要求，时刻关注国家下发的文件，及时了解公文撰写的最新要求。同时，文秘人员要熟知不同种类的公文并做到详细区分，在使用时要明确公文类别，不能错用、乱用。文秘人员一定要细致，撰写公文时要认真检核对，全文围绕核心内容，“是什么，为什么，怎么做”来撰写，不能存在逻辑问题，一定要条理清晰，语言通顺，无错别字现象。并且要做到善于思考，与时俱进，具有责任心，充分保证公文的准确性、权威性、政治性。

3）健全工作程序，合理安排人员配置。要想发展，就要有规范的工作程序，优秀的文化氛围，使每一名员工都各司其职。众所周知，办公室工作繁杂琐碎，若没有规范的工作程序会使办公室人员重复工作、毫无头绪。因此，只有将工作程序和流程明确化，让文秘人员按照流程工作，减轻工作任务，更完美地完成工作要求。同时，办公室工作内容多，文秘人员应根据自己擅长的领域和岗位分工合作，行政秘书、文件管理员等要各司其职，团结合作。

4）提高思想高度，主动服务。良好的文化氛围可以增加员工对单位的依赖感和贡献度。因此，办公室的工作人员要加强思想建设，提高对公司的依赖感，热爱自己的工作，更好地服务领导和员工。同时要增强责任意识，明确文秘人员的工作任务，高要求高质量完成，无论是撰写公文材料还是传达沟通时，都要实事求是、耐心细致。作为文秘人员，要主动为领导和员工服务，充分了解员工的工作情况和最新资讯，当领导询问时，及时客观告知，为领导的下一步决策提供有效的提案，并且撰写文章时要实事求是，不能敷衍了事。总之，办公室文秘人员应该培养责任意识，敬业爱岗，做好领导的助手。

5）不断学习，提高综合能力。无论是新入职的文秘人员，还是有一定的工作经验的文秘，都要不断学习来提高自身能力，与时俱进，了解新形势下对于办公室文秘人员新的要求，更好地服务公司。首先，作为文秘人员要充分了解公司的产业链，明确公司的发展前景，只有这样，才能在领导需要的时候提供值得参考的意见。其次，要努力学习科学文化知识，不断提高文字能力，毕竟文秘人员是需要撰写会议记录和公文材料的。再次，了解领导的工作程序，更好地配合领导工作。因为文秘人员也可以称为领导的助手，只有充分了解领导的工作特点，才能紧跟领导步伐，提高工作质量和工作效率。

6）牢记职责，找准文秘定位。各司其职，顾名思义，需要在不同岗位上的员工能够清楚地认识到自己的工作任务，并且按时保质地完成工作。办公室文秘人员的工作职责包括文字表达、撰写公文材料以及会议记录，协调沟通、协助领导完成决策和任务分配、传达领导信息等。因此，办公室文秘人员要找准自己的定位，在做好自己本职工作的同时，要摆正自己的位置，不要越位工作，不要因为野心和欲望抛弃职责道德。

7）建立健全考核制度，加强管理水平。需要构建一个专业的奖罚制度，对工作认真、工作效率高的秘书给予物质和精神方面的奖励。如果秘书在工作中不用心、三心二意，那么负责人就要承担相应的责任。相关人员在招聘文秘人员的时候，需要设置相应的观察期，根据秘书的工作质量和现状给予针对性考核。企业的人事部门需要综合评估考核的实际结果，对考核成绩优异的员工给予提拔，对于考核成绩比较差的秘书则及时进行岗位调整或相应惩罚。考核制度的建立，不仅可以有效激发文秘人员的工作主动性和积极性，促进工作效率的提升，还能有效避免文秘工作出现重大失误，对于企业的进一步发展具有积极意义。

8）创新服务方式，当好参谋助手。如今我国科技水平不断进步，手机、平板、电脑等工具使文秘工作更加便捷，节省了大量的时间。因此，文秘工作的重心可以转移到帮助办公室领导处理日常事务性工作、协调沟通上下级关系、规范撰写公文材料上。同时，为了更好地完成参谋助手的任务，办公室文秘人员要找准自己的定位，不应该认为文秘工作仅仅是记录会议内容、撰写公文材料等文字性任务，应该把文秘工作的定位上升一个高度，充分认识到文秘在工作中的积极作用，在办公室领导的大方针下合理安排工作，协助领导完成信息传达和决策执行，提高工作效率和质量。

3 结束语

综上所述，在当前市场经济高速发展、竞争日益激烈的新形势下，加强办公室文秘管理工作，全面提升文秘工作整体质量，就要不断强化文秘工作者的综合素质，提高其专业水平和职业素养，并制定奖惩制度，激发文秘工作者的责任意识和创新意识，为推动单位发展进一步贡献力量。