浅谈大数据时代下档案管理业务与创新

亓兴美

（济南市环境卫生服务中心，山东 济南 271100）

档案，可以记录某单位或者企业机构的发展历程以及其运营过程中产生的各种历史信息，通常有图、文、影像等形态，是企事业单位文化建设的重要部分，也是为企事业单位的运营和管理提供数据支撑的重要材料。在大数据时代下，信息技术的应用不断深入，档案的价值在数字化的体系中呈现出越来越重要的地位，并不断发挥其独特价值，也为企事业单位的高效运营管理和发展提供充足动力。

1 档案管理工作当前存在的困难

1）档案管理机制不够健全。当前依然有大量的企事业单位档案管理工作缺乏有有效管理机制，各个部门的档案未被统一集中管理。随着大数据时代的到来，企事业单位档案的规模总量急剧上升，种类也逐渐趋于多元化，为数据的统一管理带来了较大难度。由于没有有效的管理机制，传统的档案资源难以被有效利用，而新增的大量数字档案资源规模急劇膨胀，为档案信息的有效利用带来了更大的难度。

2）档案管理现代化水平低。档案，尽管档案管理的数字化应用发展速度很快，但是在很多具体方面仍处于探索阶段，信息技术应用基础薄弱。同时，档案管理工作本身不是以营利为目的的，并不能直接产生收益，也不能从其他角度明显感受到其价值魅力，因此很多单位对档案管理工作的支持相对于其他部门来说明显偏低，也由此导致了普遍的档案现代化管理水平不高。

3）档案资料收集不够完善。相比于其他直接与业务工作直接相关的工作，档案管理是极易被忽视的。无论是管理层还是各个部门负责人，往往由于档案管理并不表现得十分紧迫而不能有效重视，从而导致档案资料收集工作上不够配合、不能有效的安装标准和规范进行，从而造成各个部门的档案资料收集不完整，对档案管理工作的整体质量产生了极大的影响。

4）对档案收集管理工作思想重视不够。科技的进步为企事业单位业务的发展提供了必要的条件，当业务和档案摆在工作者的面前时，几乎所有的人都会第一反应是先处理业务。因此，对企事业单位的管理者和工作者而言，档案管理似乎并不是特别紧急的事情，因此也极易造成人们对档案收集管理工作的不重视，不认可[1]。

2 大数据发展为企事业单位的档案管理带来的机遇

1）给企事业单位海量档案信息管理带来机遇。尽管大数据时代下，企事业单位的档案管理有各种各样的问题，但挑战和机遇往往是并存的。在传统的档案管理工作中，人们更注重档案的存储，且以纸质为主。由于传统纸质档案资料相对而言信息密度低、不易查找等原因，数字化技术的引入，特别是大数据技术的引入将有效改善档案管理工作的运营效率和质量[2]。

2）给企事业单位档案管理数据挖掘带来机遇。在传统的档案管理中，按照统一的标准规范对档案进行整理是工作重心，而在大数据时代，企事业单位档案除了需要按照常规的方式处理之外，还需要注重数据的进一步加工处理，如档案资源的结构化处理、数据挖掘等，是大数据技术得以有效应用的前提。在传统的企事业单位档案管理中，往往档案资源的利用是被动的，而在大数据时代，企事业单位档案将会与企事业单位的各种信息系统进行对接，并对数据进行关联，从而将档案从有形化无形，主动的为企事业单位运营管理的各个环节提供参考决策信息。

3）给企事业单位档案管理系统扩展带来机遇。当前，大多数档案管理信息系统是将传统档案管理的方式以数字化的形式进行复刻，从本质上没有进行创新，而大数据时代的到来将彻底改变这种情况。档案管理系统在面向大数据时代进行功能升级进化时，也会一步一步的对系统平台进行拓展，通过云计算和云存储等技术的应用[3]，将原本各个分散不统一的模块进行整合，从而通过统一的资源优化配置，提升档案管理效率的减少不合理的资源浪费情况发生。

3 大数据发展背景下企事业单位档案管理的优化措施

1）加强现代化档案安全保障系统的建设。大数据时代下，档案管理逐渐实现网络化管理。但由于网络是开放的，档案资料极易由于黑客的侵入出现信息泄露的情况。因此，在企事业单位应用信息系统的过程中应该主动了解平台开发者的技术水平，同时对于已建设完成的系统不断跟进系统的升级与补丁程序安装。另外，还应聘请有相关资质的安全软件厂商制定系统安全策略，从技术层面对信息安全问题进行把关。

2）加强档案人才队伍的建设。大数据的发展是时代的大趋势，但由于技术性较高，档案管理工作人员很少能够在没有培训的情况下应用起来得心应手，因此在针对新的技术应用下，对档案管理人才进行定期的培训，同时适时引入优秀人才成为关键。大数据时代对企事业单位档案管理人员的知识结构、技能要求逐步发生着转变，不仅要求工作人员掌握专业的档案管理基本知识，同时还需要有较好的信息技术水平。因此，在加强企事业单位档案人才队伍建设方面，可由两方面开展。首先，应该积极引入有一定信息技术应用能力的专业人才，以此为档案管理的网络建设服务。当企事业单位档案管理面临的主要人才问题是档案管理人员的网络技术水平不高，所以引进高水平的网络技术人才十分重要。其次，企事业单位应做好对档案管理人员专业知识的培训，要对档案管理人员进行计算机、网络技术等相关知识的培训[4]。此外，企事业单位要加强对工作人员关于档案管理的专业培训，定期更新工作人员的知识体系，从而使工作人员的知识水平能够满足大数据时代对人才要求，大力提高企事业单位档案管理水平，为企事业单位能够持续高质量发展提供服务。

3）树立现代化的档案管理理念。思想决定行动，档案管理工作如果没有正确的思想观念，那么将可能会让我国的企事业单位档案管理工作错失良好的发展机遇。当前，国家大力发展大数据、云计算、物联网、人工智能等先进技术，可以说未来的各个行业都可能会被这些技术所颠覆性的创新。因此，每一位档案管理工作者既需要根据传统和现实情况做好档案管理工作，同时也需要高瞻远瞩，将现代化的档案管理理念贯穿在工作的各个环节之中。

4）加强档案管理的信息化建设。在大数据时代下，档案信息化管理是企事业单位档案管理工作的重中之重，尤其是各种信息技术的快速发展，在档案管理过程中积极引入先进设备和理念对档案记性有效管理成为未来一段时间档案管理工作的重心[5]。大数据的有效应用是基于信息技术为基础的工作，因此只有扎实开展信息技术的应用必不可少。

4 结语

在大数据时代，人们更加关注知识服务，利用本体、云计算、关联数据等新的技术和模式为企事业单位档案管理事业的发展提供了更多的想象空间。尽管我们没法预估在未来的某个时间大数据究竟会给人们带来什么样的、什么程度的影响，但是以数据为核心的发展模式必将成为主流。