毕业生档案规范化管理研究

李 莹

（绥滨县人才和就业服务中心，黑龙江 鹤岗 156200）

毕业生档案主要是由学籍档案转变而来，其作为毕业生个人信息的重要载体，是对毕业生个人发展过程中一些重要信息的真实记录，能够充分的反映出毕业生的综合素质。近年来大学毕业生数量不断增多，这也使各地人才和就业服务中心接收的毕业生档案数量也随之增加，这就导致毕业生档案管理中出现许多不足之处，因此需要重视对毕业生档案的规范化管理，为人力资源开发和社会经济的发展起到积极的推动作用。

1 毕业生档案管理中存在的问题

1.1 对档案管理工作重要性认识不足

人才与就业服务中心作为毕业生档案的主要管理部门，而且毕业生档案管理也是其最为重要的一项工作内容。但在当前一些人才与就业服务中心档案管理工作中，只是简单的针对档案信息进行收集和整理，对于毕业生档案的重要性认识不足，这就导致档案管理往往流于形式，无法反映出档案的重要作用。再加之档案管理人员配备不足，在当前毕业生档案数量不断增加的态势下，档案管理工作措施无法具体落实到位。

1.2 档案信息化程度和水平不高

目前人才与就业服务中心针对毕业生档案管理工作中，普遍存在档案信息化水平低的问题，大量的毕业档案还存在人工管理的现象，这就导致毕业生档案归档存储和调用存在较大的难度，档案搜索和查询还存在简单的层面上，档案利用率较低，毕业生档案的重要作用无法有效的发挥出来。

1.3 档案转移存在不规范现象

毕业生档案管理工作中需要根据毕业生需求来对档案进行调用和转移，在具体档案转移过程中，需要严格按照救困扶危的规范性和实效性要求进行。但在实际工作中，毕业生档案转移过程中存在许多不规范的情况，这对于毕业生档案的使用带来了较大的制约。再加之毕业生对档案的重要性缺乏认识，往往需要用到档案时才会想起来。而且在实际毕业生档案转移过程中存在许多不合规的问题，档案易出现丢失，从而对毕业生的就业和择业带来较大的影响。

2 毕业生档案规范化管理的具体策略

2.1 积极转变档案管理理念

在毕业生档案管理工作中，档案管理人员需要加快转变档案管理理念树立人才档案观，对毕业生档案的重要性有一个正确的认识，并在实际工作中落实好毕业生档案管理的职责。毕业生档案管理工作中，基于毕业学生角色从学生向人才转变的视角考虑，通过对毕业生档案进行规范管理，能够为后续毕业生就业和择业过程中提供更为完备和齐全的档案资料。由于人才与就业服务中心每年需要接收大量的毕业生档案，因此需要加快建立健全档案管理制度，并结合自身的实际情况来制定切实可行的毕业档案管理标准和规范，全面提高毕业生档案管理的规范化和标准化水平。

2.2 加强制度建设

在人才与就业服务中心毕业生档案管理工作中，需要加快构建完善的制度体系，确保毕业生档案管理服务工作能够得到有效的落实。在当前新形势下，为了能够进一步实现对毕业生档案的规范化管理，不仅要积极推进档案管理工作的改革和创新，同时还要指派专业人员负责档案管理服务工作。并针对毕业生档案管理服务工作的各个环节来建立健全各项制度，以制度来保证毕业生档案管理质量的提高，为人才与就业服务中心档案管理工作的有序开展提供重要的保证。

2.3 规范档案管理工作的各个环节

通过构建完善的毕业生档案管理体系，同时与毕业生档案管理服务工作的现实需求相结合，在实际工作中，需要以认真和负责的态度，不断完善毕业生档案管理和服务的流程，实现毕业生档案的规范化和有序化管理。在实际工作中，人才与就业服务中心需要积极完善档案管理工作的各个环节，档案管理人员需要根据具体的流程来积极参与到工作中来，全面提高档案管理工作的实效性。而且在实际档案管理工作中，还需要对档案流转的管理给予充分的重视，实现毕业生档案的规范化流转，进一步促进毕业生档案实际效能的发挥。

2.4 提高毕业生档案信息化管理水平

毕业生档案管理工作具有自身的特殊性，再加之对于毕业生档案管理的具体需求，在当前人才与就业服务中心毕业生档案管理工作中，需要重视档案信息化水平的提升。在实际工作中，需要重视信息技术的引进，加快建立电子档案，并运用档案信息管理系统，实现对毕业生档案的统一和集中管理。并构建档案检索系统，实现毕业生档案信息的高效检索。即针对毕业生档案从立档、存储、分类、管理、调用等各个环节实现信息化，实现毕业生档案各个环节的自动化管理，进一步提高毕业生档案管理工作的效率，实现毕业生档案信息的有效开发和利用。

2.5 强化档案流转过程的规范性和严密性

在实际毕业生档案管理工作中，档案转移是较为关键的一个环节，为了能够进一步提高毕业生档案转移的规范性，则需要建立健全档案转移制度，并针对档案转移的具体情况，强化对档案转移过程的有效控制，确保档案转移流程和细节方面的合法性和合规性。在实际工作中，还应建立责任追究制度，从而督促毕业生档案转移手续和流程的规范性，一旦档案流转过程中存在违规行为，则需要严肃处理，并追究相关人员的责任。人才与就业服务中心在实际档案管理工作中，还需要加大力度对毕业生档案进行宣传，进一步强化高校和毕业生对档案重要性的认识，以此来提高对档案的重视度，进一步促进档案管理工作效率和服务质量的提高。

3 结束语

在当前市场经济环境下，高校毕业生实现了双向就业，在毕业生就业和择业过程中，毕业生档案发挥着极为重要的作用，这也对毕业生档案管理工作提出了更高的要求。人才与就业服务中心是毕业生档案的管理部门，在实际工作中，需要加快档案管理理念的转变，不断创新档案管理方式方法，积极探索毕业生档案规范化管理的有效途径，全面促进毕业生档案管理工作的效率和质量的提高，更好的发挥出毕业生档案的实际效用，使其更好的服务于社会人力资源建设 工作。