事业单位办公室档案日常管理与应用分析

李安波

（上海精密计量测试研究所，上海 200052）

事业单位办公室档案日常管理人员要不断的去加强对于档案管理工作的优化，选择更加合适的档案管理方法以提升整体档案管理的效率，并且制定就业完善的档案管理制度，保证相应的工作人员能够按照规范要求去开展档案日常管理工作，一能够提升办案管理工作人员的重视程度。同时也要不断的去对带档案日常管理工作当中存在的问题进行分析，以能够根据存在问题去制定具有针对性的措施，使得办案日常管理水平得到良好的提升相应的工作人员也要不断的加强自身的管理技能，更加熟练的应用先进的计算机设备去开展档案日常管理工作，使相应的档案资料能够更加的完善和全面，保证能向事业单位的各项工作提供依据。

1 事业单位办公室的日常管理当中存在的问题

1.1 对档案管理的重视程度不足

虽然事业单位在不断的去进行改革，但是当前事业单位对于档案日常管理工作的重视程度仍然不足，也就是在当前事业单位则开展的各种档案管理工作，仍然较为传统所运用的模式落后不在满足当前对约旦日常管理的需要。同时也没有更加全面性的去对当前档案管理工作所运用的各种管理方法进行优化，使得所开展的档案管理活动的全面性不足，不能够更加合理的去对当前事业单位的各种档案进行系统性的整理，使得档案管理工作的效率相对较差。而且在传统档案管理模式的影响下，使得相应的管理人员对于整个办案管理工作的重视程度不足，其在开展档案管理工作的时候，仅仅是去对档案资料进行整理，缺乏对于档案信息的安全管理，使得在管理工作当中容易出现信息泄露的问题，并且没有全面性的去对信息进行收集和考察，导致的当前所收集的各项档案信息的完整性和真实性不足。

1.2 档案日常管理制度不完善

导致当前事业单位整体档案管理工作效率较低、不能够及时去对档案日常管理工作内容进行优化的原因是当前档案日常管理的制度不完善，没有明确的规定出相应档案日常管理工作人员所需要履行的职责，以及不能够完善的去规划档案日常管理工作的具体项目内容以及程序，导致整体档案管理工作不能够完全落实，从而使事业单位内部的档案管理工作效率降低不能够全面性的去对当前进行收集和整理，对当前事业单位所开展的各项档案管理工作过于形式化，不能够更加完善的去对所涉及的档案进行整理，导致档案出现丢失缺漏现象，同时由于档案日常管理制度不完善，也就使得档案的调动与借阅等相应的管理制度不足，使得整个档案的借阅流程不明确，管理力度不足，导致在借阅后不能够及时的将其归还到档案管理部门使得出现档案丢失现象，严重影响了整个档案管理工作的质量。

2 加强事业单位办公室的日常管理与应用的措施

2.1 提升对于档案日常管理工作的重视程度

为了能够不断提升事业单位档案管理工作的质量，就需要不断的去加强对于档案日常管理工作的重视程度，使得相应工作人员能够完全按照自己岗位职责去开展各项档案管理工作，并且能够更加全面的去对相应的档案进行收集和整理，也能够不断应用先进的设备设施，提升整体事业单位的档案管理工作效率，向事业单位的各项工作提供重要的依据，因此在事业单位内部要不断的去加强对于档案管理工作的宣传力度，使各个部门的人员都能够明白档案收集的重要性，从而保证各部门的人员都能够配合办公室档案日常管理人员的工作，及时的向档案管理人员提供相应的档案信息，并且在借阅档案后能够及时的归还，以保证档案管理人员能够及时的去整理相应的档案资料，保证事业单位内部档案资料的完整性。

2.2 加强档案管理制度的建设

为了保证当前些单位当管理工作的规范性，明确出当管理人员的具体工作内容，使其能够按照工作内容开展档案管理工作，就需要不断的去加强加强档案管理制度建设，明确出档案管理岗位人员的职责，使其能够将档案管理工作落实到位，并且通过管理制度的建设明确出档案的调动以借阅的制度与标准，使得事业单位内部的人员能够按照规范流程去进行借阅，及时的对所借阅的档案资料进行登记，从而保证相应的档案管理人员能够对档案的去处查询，并督促相应部门人员及时归还，保证整个档案体系资料的完整性。通过制度建设不断的去推进档案管理工作人员去优化自身所运用的各种档案管理方法，并且采用先进的管理技术，提升整体档案管理的效率与质量。

2.3 引进先进的档案管理设备

为了不断提升当前日常管理水平，必须要相应部门引进更加先进的档案管理设备，以使得相应的工作人员能够运用先进的计算机技术去对档案资料进行整理和归纳并储存，提升档案资料的储存期限，并且运用相应的管理软件更加系统性的去对档案资料进行整理，提升档案管理的效率，同时通过应用计算机技术，也能够极大地提升档案收集的速度，使各部门人员能够及时的向档案管理人员提供相应的档案资料信息，加强了各部门之间的信息沟通，从而为档案管理工作提供了便利。同时为了保证事业单位办公室档案资料的安全性，相应管理人员也要加强对于信息资料的安全管理工作，在计算机设备当中应用相应的安全防护软件，防止外部用户的侵入，以保证相应重要档案资料的安全性，对于重要的档案资料也要进行加密处理，以减少档案资料出现泄漏现象。对于纸质性的档案资料，相应的管理人员要按照明确的规范要求去开展借阅工作，保证其他部门人员在借阅档案资料时能够及时的登记，并且督促其在规范的日期内归还，保证办公室档案资料的完整性。

3 总结

为了能够保证事业单位办公室工作的正常开展，就需要不断的去加强对于档案日常管理工作的建设，有效提升当前的事业单位办公室工作效率，这也就需要事业单位的档案管理人员对在档案日常管理工作当中存在的问题进行分析，以能够提出具有针对性的解决措施，并且不断的去对档案日常管理当中所运用的各种管理方法进行优化和改革，制定完善的管理规划，以及明确出各个岗位相关的工作的内容，使得相应的工作人员能够按照岗位职责要求去开展档案日常管理工作。也要不断的去加强对于档案日常管理当中所需要运用到的各项设备设施进行更新和升级，推进管理人员更充分地应用当前所运用到的各项信息设备，也能够不断的去加强对于档案的完善工作，使得事业单位办公室档案管理更加全面，从而有效的推动事业单位的良好发展。