城建档案管理的难点问题及解决策略

许定广

（射阳县城建档案馆，江苏 盐城 224300）

时代的进步必然伴随着城市的规划建设，利用城建档案能够为城市的规划、发展方向加以引导。在实际的档案管理工作中存在着城建档案管理不重视、人员专业技能薄弱、管理制度不完善等，导致城建档案在城市的规划中无法充分发挥积极作用。

1 城建档案管理重要性分析

在城市的建设工作中，首先需要对城市的发展方向进行规划，而城市规划中能够为决策提供有力依据的途径之一便是以城建档案作为主要依据。

1）城建档案是城市规划基础。城市规划即城市在某个阶段中需要规划建设来满足更多群众的需求，促使当地城市向现代化、智慧化方向发展。在城市建设前需要通过制定方案对城市的发展方向加以确定，每个城市的形成与发展都呈现出一定的规律与过程中，在城市规划工作中，需要对城市历史、城市社会以及城市自然等条件加以充分的考虑，确保规划方案的科学性、可行性、合理性。城建档案即对城市的形成、发展以及过程进行全面的记录，在开展城市规划工作中存在很大程度需要以城建档案作为参考依据，为城市的规划、建设、发展提供数据支持。特别是对于新城市新城区的规划，积极应用城建档案能有效减少财力、人力、物力的投入与消耗。为确保城市能够按照正确的方向发展、建设思想能够更加优秀需要以往城市的规划建设作为参考，因此可以说城建档案在很大程度上是城市规划的基础。

2）城建档案是城市管理凭证。城市规划建设对于城建档案具备依赖性，特别是当前城市高楼林立、交通错综复杂、各种管线深埋地下，需要城建档案能够为城市规划建设提供准确、完整的信息参考，并为城市的管理提供服务。例如在发生地震等重大自然灾害后，城建档案的重要性更加明显，其不仅与群众的人身安全、财产安全存在紧密地联系，同时对于城市的重新规划与建设起到积极的影响作用。在城市的管理中，如果未开展全面、系统、科学的城建档案管理工作，极有可能导致大量工作无法顺利开展，对于现代化城市的管理造成影响。因此城建档案对于城市的规划建设与管理工作中发挥着重要作用，因此需要加强城建档案管理工作，确保档案资源的完整性与准确性。

2 城建档案管理难点问题

1）缺少全面、系统的管理。因为当地的政府部门对于城建档案管理工作的重要性没有加以充分的重视，直接造成相关规章制度建立不完善，导致无法对城建档案管理进行全面、系统的管理，管理工作漏洞百出，在城建档案管理工作、城市建设存在的问题也没有相关的规章制度加以约束和进行改善。同时因为缺乏相关的规章制度，导致管理人员在实际的工作过程中出现懈怠现象，管理人员无法积极主动地参与到城建档案管理工作中，在追究其责任时无章可循、无据可依。

2）相关专业人才匮乏。城市的快速、大规模发展产生大量的资料，而因为相关部门没有正确认识城建档案管理工作重要性，导致在对大量的资料文件进行管理中出现人员不足情况。另外现阶段我国相关专业的人才较为匮乏。对于城建档案管理工作人员的要求除了需要其具备档案管理能力外，还需要其对城市建设有一定的了解，从而才能对资料文件进行准确的整理归档，但我国现阶段对于城建档案管理人员的培养不足，参与城建档案管理工作的人员要么是土木工程专业，要么是管理专业，要么是半路出家的非档案专业，普遍存在单一具备一项技能、业务不精现象。在实际的城建档案管理工作对于管理人员没有进行岗前培训工作，导致其在实际的管理工作中出现资料分类不准确、档案丢失、归纳错误等现象，导致在城市规划中无法及时提供资料参考。

3）城建档案管理模式落后。当前阶段，普遍存在城建档案管理工作通过人工方式进行整理、归档、管理。在实际的城建档案管理工作中很有可能出现因人为原因而发生档案丢失、档案混乱、档案受损等情况。相关部门没有积极应用现代信息化技术开展城建档案管理工作，管理人员面对大量的资料文件，无疑增加了其工作量，又因为时间紧迫出现资料丢失、混乱的情况更加严重。

3 城建档案管理工作问题解决措施

1）加强对城建档案管理工作的重视。任何一项工作的开展都需要上层领导加强重视，做好带头作用，从而促使相关工作顺利开展。对于城建档案管理工作，首先单位内需要树立先进、正确的管理理念，加强整个单位内工作人员对于城建档案管理工作的重视，从而确保单位内各个部门能够积极协助档案管理工作。管理人员需要加强自身管理意识，认识到自身职责，做好管理工作是社会需求提供服务，进而督促自身积极投入到城建档案管理工作中。将城建档案管理工作分配到每一位管理人员手中，明确其职责，从而确保城建档案管理工作的有效开展和落实。

2）加强管理人员自身素质。在城建档案管理工作中，管理人员作为直接的负责人，其自身的管理能力和职业素养对管理工作质量造成直接影响，因此单位需要加强对相关工作人员管理能力的提升。单位可以定期开展培训讲座，使管理人员的知识结构和管理水平能够随着时代的进步而相应提升，确保管理人员在实际的档案管理中能够有条不紊地开展工作。另外为确保档案管理人员能够在实际的工作过程中积极自觉，认真全面地进行工作，需要促使其树立良好的职业素养，保证档案管理工作能够全面、系统地开展。

3）建立健全相关规章制度。任何工作的开展都要有相关的规章制度加以约束，从而对相关人员工作行为进行管理，促使其积极投入到工作中。城建档案管理规章制度的建立需要从监督管理制度、评价考核制度等方面着手。管理制度的建立需要在原有制度的基础上进行改善，根据单位管理工作中存在的问题、单位实际情况以及社会的发展趋向对管理进行完善。通过制定评价考核制度对管理人员的工作质量和工作效率进行评价，使管理人员明确认识到自身存在问题有针对性地加以改进。确保有行为便有制度，有制度便要实施，实施过程中进行监督管理，监督后进行评价考核，评价后进行验证，在验证过程中对管理制度和管理工作中存在的问题加以发现，从而确保管理制度的实施始终保持可行性。

4）积极应用信息化技术。在很多企业和单位中都积极应用先进的信息化技术开展相关工作，通过信息化技术和计算机技术对企业、单位日常工作产生的数据信息进行收集、整理，有效提升工作效率和质量。对于城建档案管理，因为其工作任务复杂，需要整理大量的数据，通过人工方式很容易因为疏忽而导致资料丢失等情况。因此单位可以利用信息化技术建立城建档案管理平台，从而有效减轻工作人员的负担，在产生城建资料时，可以利用电子档文件式整理归档。另外还需要设置授权管理体制，确保档案的安全性。

4 总结

综上所述，城建档案管理能够为城市的规划建设提供参考，为确保城建档案管理工作的有效开展和落实，单位上层领导首先需要做好带头作用，引导员工增强档案管理意识，培养其形成良好的职业道德观念，积极应用信息化技术开展管理工作，通过全面、系统的档案管理工作促使城市得到高质量地长久发展。