浅析我国高校档案馆管理体制的问题

贾迪新

（湘潭大学，湖南 湘潭 411105）

1 高校档案馆的管理功能

高校档案馆的管理功能是最基本也是最原始的功能，也是开展档案管理工作的基础。高校档案馆的管理功能主要体现在以下三个方面：首先，接受学校领导、上级政府管理部门的检查、指导、监督，遵守《档案法》以及相关法规，做到依法管理档案。其次，对本校产生档案的部门进行指导与监督，并对下属部门工作人员定期培训，树立依法管档、依法建档的思想，完善档案管理工作流程，提高工作效率。最后，对本校教职员工以及本校学生档案进行管理，保证档案存储安全，严格按照规定收取以及派出档案。

2 我国高校档案管理制度存在的问题

由于高校的档案都具有保密性，档案管理人员的管理观念与方法相对狭隘，限制了高校档案管理效率和质量的提升。高校档案馆的管理人员必须及时认清现阶段的问题，抓住问题的主要方面及时改正，从而开展更加科学、高效的信息管理服务工作。

2.1 高校档案馆管理体制老套

所谓“管理体制”指各单位根据本单位实际情况，因地制宜地探索、分析与制定符合单位发展规律的管理方式，对单位高效运转起到助推作用。高校档案馆管理也就是指寻找一条适合本档案馆发展路径的管理体制和组织制度。高校档案馆管理体制主要包括档案馆的管理权范围、档案管理人员的权限职责以及对档案存放管理的规定。但是，随着网络信息化的发展以及大数据时代的到临，现行的高校档案馆管理体制并没有根据实际需要作出调整，管理体制老套的问题持续已久。正是因为，管理体制的合理与否直接决定了高校档案馆管理工作能否顺利地开展与进行。所以，管理体制务必与时俱进，及时进行改进与创新，保证管理体制的鲜活性，使其能满足高校需求，随着现实情况的变动不断更新。

2.2 高校档案馆管理体制的设置不合理

高校档案馆体制的设置是高校档案馆管理体制最重要的部分，设置的是否合理直接决定着管理体制是否能高效、高质、科学的运转。目前，许多高校出现了管理体制设置不合理的现象，主要表现在高校档案管理人员积极性不高，出现消极怠工、懒散工作的现象以及没有在高校的管理中发挥重要作用，因而影响高校档案工作的进一步开展。

2.3 高校档案管理人员缺乏新生力量

随着信息技术的发展，“互联网+档案”得到了广泛应用，许多高校档案馆在档案管理方面运用了高新信息技术，但是并没有将信息化档案的作用和价值发挥出来。主要原因有两方面，首先，高校档案管理人员趋于老龄化，由于工作的枯燥与单一，高校档案馆的工作并不是档案专业人才以及高校优秀毕业生的首选，所以出现了管理与技术的脱节。其次，大部分档案管理人员都是行政人员，他们对档案知识了解甚少，并且对于档案信息化技术运用的并不熟练，不能高效管理档案来服务用户。

2.4 用户缺乏对高校档案馆服务功能的认识

由于当前高校学生对档案的认知不足，导致对高校档案馆的功能很陌生，认为其仅仅是保存与管理档案的部门，与自己的相关利益并无瓜葛。但是除了档案馆最基本的历史存续、管理以及资政维权职能，服务功能也在高校档案管理制度中占据重要地位。也就是说提高群众对档案的认知，服务在校师生、学校管理者甚至社会公众，使其了解档案馆功能，对于优化与创新档案馆管理体制有重要作用。

3 档案管理制度的创新之举

高校档案馆管理工作学校行政工作的重点，然而传统的高校档案馆管理体制存在缺陷，使得档案馆管理工作存在一些不足之处，没有很好地发挥出档案馆管理工作的真正作用。所以，需要对现有的高校档案馆管理体系进行创新，使高校档案馆管理体制更加科学、合理，运转的更加高效，从而推动高校其他工作的顺利开展。

3.1 规范高校档案馆管理体制制定过程

对于高校档案馆管理体制老套以及设置不合理的问题，就要打破档案馆档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，规范高校档案管理体制的制定过程。首先，制定管理体制的基础就是以《档案法》为准则，在法律规定的范围内制定管理体系。其次，在制定管理体制的过程中，要广泛听取档案学专家以及档案管理人员的建议，让他们真正成为体制的制定者，这样才能制定出更贴合高校实际情况的管理 制度。

3.2 发挥体制的活性

随着信息时代的到来，传统高校档案馆原管理制度的死板与僵硬以及高校档案管理工作的愈加复杂，使得目前的管理体制不能满足实际的需求，因此使得档案馆运转低效，不能发挥其在高校管理中的重要作用。因此，创新高校档案馆管理体制势在必行，而首先要做的就是发挥管理体制的活性，发挥体制的活性主要分为两个方面。第一，人为的赋予管理制度活性，让高校档案馆管理人员可以根据本校实际情况以及管理需要随时在不违背《档案法》以及基本原则的前提下调整管理制度。第二，柔性引才，摒弃年龄、时间、地域的限制，提高人才的薪酬待遇，解决异地就业的医疗、教育、保障等后顾之忧，最大限度的吸引专业的有能力的高校档案管理人员，充分发挥人才的作用，以彰显管理体制的活性。

3.3 制定的体制体现个性化信息服务管理观念的创新

由于社会各界对档案馆服务功能的缺失，所以档案馆在改变自身形象的基础上要通过组织普法活动宣传档案馆的服务功能，由此提高开放程度、增强服务意识。在普及服务功能的基础上，根据《高等学校档案管理办法》的“以人为本”的思想，改变自身形象，追求个性化服务以及服务理念。因此，高校档案馆应重新设定目标，其目标应该为最大限度的实现知识的共享与创新，充分利用馆藏资源，使其成为学生、教职工以及社会可以利用的知识资源，在发挥其历史存续与学术研究的基本功能的同时，充分发挥服务功能。在发挥服务功能的基础上，提供个性化服务，针对不同的社会群体，给予最适宜的服务，以此彰显与社会制度以及政治文化的高度契合。

3.4 激发高校档案管理人员工作积极性

高校档案馆管理体制重要性的需要档案管理人员充分发挥其职能。因此，高校档案馆管理人员工作懈怠、工作积极性不高的问题严重影响着管理体制的效力。对此，考虑根据实际情况调整对管理人员的管理，如对管理人员实行绩效考核、奖励与惩罚机制以及升职考察机制，充分调动其积极性，最大程度发挥管理制度的效果。

4 结语

高校档案馆管理工作在高校中的作用无需多言，因此与时俱进、因地制宜的创新高校档案馆管理制度势在必行，充分发挥其管理作用。所以，要以高校档案馆的管理功能为切入点，充分发挥体制活性，调动高校档案管理人员积极性来创新管理机制。