高校人事档案管理信息化探究

林 津

（福建广播电视大学，福建福州，350003）

在信息全球化的趋势下，信息技术与通信技术以前所未有的深度和广度渗透到了各个行业、各个领域。我国教师队伍规模大、类别多、分布广，传统教师人事档案在存储方式、管理模式等方面都面临着巨大的冲击与挑战，难以发挥档案信息在教师队伍科学、精准、有效管理方面的作用。为顺应时代潮流，改革传统信息管理模式，教育部早于2014 年启动“全国教师管理信息系统”建设，该系统由国家、省级、市级、县级、学校层面分层管理， 2017 年初已为全国1500 多万教师建立了电子档案，涵盖教师个人基本信息、学习经历、工作经历、岗位聘任、教学科研成果等多方面内容。2018 年11 月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中，明确干部人事档案管理机构的职责包括：负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档以及档案信息化等日常管理工作。[1]新《条例》已经明确地把档案信息化作为档案管理工作的常规工作之一。如何高效地采集、维护与更新、有效整合人事信息，形成教师队伍大数据，为人事决策提供有力支持，提升决策的科学性、针对性和有效性，是当下干部人事档案管理亟待探讨的问题，也是信息时代背景下高校人事档案管理工作面临的机遇与挑战。

一、高校干部人事档案的含义

人事档案，是在活动中形成的关于个人经历和才德的表现，是以个人为单位由组织人事部门集中保存起来以备查考的人事材料。高校干部人事档案，则是以高校教职工个人为主体，在教学、科研等活动中直接形成的，对教职工个体、教职工群体、高校及社会具有保存和利用价值的历史纪录，包括教职工的履历材料、考核材料、学籍材料、党团材料、科研材料、奖惩材料、任免材料等一系列与高校教职工个体活动有关的信息材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要依据，直接关系到高校一切教育决策以及教职工个人的切身利益。[2]

二、当前高校干部人事档案管理存在的问题

传统的干部人事档案材料，都是以“纸张”为存储介质，由档案管理员负责档案日常管理工作。人工管理模式在档案的收集、整理、保管、利用等方面都存在较多的局限性。[3]

（一）档案材料收集难

干部人事档案由履历材料、考核材料、学籍材料、党团材料等十大类组成，每一次的职务变动、工资晋升、年度考核等材料都需要及时归入干部人事档案中，数量、种类繁多。档案材料的形成涉及组织、人事、教学、科研等多个部门，易出错、易遗漏，需要对收集的材料反复进行检查、核对，详细做好台账，才能确保干部人事档案材料的完整性。

（二）档案材料整理难

根据干部人事档案管理人员配备要求，每管理1000 卷档案配备1 名专职工作人员。档案卷数在1000 卷以下的单位，一般情况下只配备1 名兼职人员，负责单位所有干部人事档案材料的收集、整理等，是一项非常繁杂而又细致的工作。

档案材料整理由档案管理员手动操作，重复操作次数多、枯燥，容易出现“张冠李戴”的问题，或是把同志A 的档案材料误放到同志B 的档案材料中，或是把材料归错类，在上百成千的档案或档案柜中不易找出来。早期我国高校干部人事档案采用16K 规格纸张，与现在国际标准公文用纸A4 规格存在大小差异，也给干部人事档案材料的整理、装订带来大量的重复性工作，降低了工作效率。

（三）档案材料保管难

传统干部人事档案材料以“纸张”作为存储介质，具有唯一性、不可恢复性，根据国家档案业务规范的规定，对档案库房的温度、湿度、光照强度等存储环境有严格的要求。

随着高校不断扩大招生，高校教职工数量急剧增多，呈现类别多样、流动频繁的特点。高校不仅存放在职教职工的档案材料，也存放退休教职工、辞职教职工未调走的档案材料等，需占用大量的存放空间。纸质档案材料也容易受到环境因素的影响，高温、高湿、强光等都会加速纸张的氧化，纸张容易变得易碎，使用期限变短。此外，由于档案保存时间长至几十年，档案材料也会出现字迹模糊、扩散等现象。随着档案材料翻阅次数的增多，档案材料的破损率也随之增高，这都是保管纸质档案材料方面存在的问题。

（四）档案材料利用难

干部人事档案的重要价值，在于能够提供真实的信息，作为单位考核嘉奖、考察任用等人事决策的依据。传统干部人事档案的管理采用人工管理模式，不借助现代科学技术手段，完全由档案管理人员负责档案管理工作。每当单位需要调取职工信息时，需要查阅大量的档案材料，因很多档案材料存在记载信息不一致的情况，需要一次又一次的翻看、查阅后进行详细的记录和对比，才能提取最准确的职工信息。这种管理方式无法提供快捷查询，耗时费力且易出错，不仅效率低下，还降低了人力资源的有效利用率。

三、高校干部人事档案信息化的必然性

人事档案的信息化，是指利用计算机技术、网络技术、数据库技术、高速扫描技术等现代化技术手段，把传统的纸质人事档案通过扫描等方式转化为电子档案，将文字、图纸、表格等档案材料信息进行处理，实现档案信息的高效利用和共享，进而为社会发展提供现代化服务。[4]

随着信息时代的到来，信息资源在经济社会中扮演着越来越重要的角色。高校人力资源的质量、数量决定着高校未来的发展，教职工人事档案作为记录教师个人成长经历的信息资源，在高校人力资源管理方面的作用日益显现。传统人事档案管理模式，档案信息“孤立地”存放在档案室里，没有主动发挥档案信息服务教学、服务科研的价值。利用现代计算机技术手段，建立完整的人力资源数据库，打破档案存储时间和空间的限制，既能解决传统档案管理方式收集难、整理难、保管难等问题，又能方便、快捷地传递有效信息，降低人力资源成本，提高经济效益，还可以实现对孤立信息的有效整合，为高校人才培养与人力资源配置等人事决策提供可视化支持，是未来档案管理的研究、应用热点。

据了解，中共中央组织部及全国多个省、市已经实现了领导干部人事档案的信息化管理，国家标准化管理委员会已于2017 年公布《干部人事档案数字化技术规范》国家标准，规定了干部人事档案数字化人员建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据备份、安全管理等各个环节的技术要求。[5]成熟的干部人事档案信息化管理案例与先进的技术标准、手段，为干部人事档案信息化的实现提供可行性保障。

此外，2018 年11 月，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，与1991 年颁布的《干部档案工作条例》相比，新《条例》提出要提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系，明确增加了档案信息化建设与信息资源开发的要求。人事档案的信息化管理，既能有效解决传统档案管理模式显现出来的问题，又符合当下档案管理的新政策，具有一定的时代必然性。

四、高校干部人事档案信息化建议

高校人事档案作为教职工个人成长经历、学习经历、工作经历的重要记载材料，具有高保密性。高校人事档案信息化建设，仍需严格按照干部人事档案管理标准执行，可以从以下几个方面进行。

（一）建立与原始纸质档案一一对应的人事档案数据库

首先，建立人员基本信息集和档案干部人事档案信息目录集。人员基本信息集包含教职工姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码等基本信息，并建立人员唯一标识，确保入库人员的唯一性。干部人事档案目录信息集则包括档案材料的类号、序号、材料名称、材料形成时间及页数等信息，并生成目录唯一标识。[6]

第二，采用高清扫描技术与图像加密技术等手段将纸质档案扫描成高清图像，并进行图像优化处理，原始档案中带有彩色照片、印章或带有防伪标志的信息还应采用人工处理以保留最清晰的视觉效果。

第三，利用图像识别技术，将扫描后的图像信息转化为可供检索的文本信息。扫描的图像信息与处理后的文本信息分别存入人事档案数据库，保证数字化档案信息的真实性与准确性，遏制涂改造假等情况发生。[7]

（二）整合教职工教学、科研信息，形成人事信息大数据

近年来，随着互联网技术的发展，大数据为网络互联、互通时代带来一次颠覆性的技术革命。大数据，是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。

大数据具有四个基本特征。互联网时代，人们通过网络获取海量信息的同时，在网络虚拟世界也留下了“痕迹”，产生大量的信息，庞大的数据信息是大数据的基本特征。除了文本信息外，大数据还具有图像、音频、视频、动画等多样的数据形式，数据种类繁多是大数据的第二个基本特征。随着信息的无限增加，有效的信息相对越少，价值密度低是大数据的第三个基本特征。数据信息传播范围大、速度快，就必然要求高效的数据处理速度，处理速度快是大数据的第四个基本特征。能够从互联网海量的数据中，高效挖掘出有用的信息，是大数据的核心价值。[8]

传统人事档案只收集到教师个人的工作经历、学习经历、职称经历、奖惩经历等信息，而教师作为高校开展教学活动的主体，在各种活动中形成的信息与信息之间都存在着密切联系，只有系统地掌握教师的人事、教学、科研、健康情况等信息，才能更好地发挥教师专业特长、促进教师专业发展，提高高校人力资源配置的有效性。[9]

按照人事档案有关认定依据，将分散在各职能部门的教学信息、科研信息整合，形成以人事信息为主，教学、科研等信息为辅的高校教师人事档案数据库。利用数字档案加密技术、身份认证技术、区域控制技术等现代化技术手段，确保数字档案的安全性。同时，还需建设安全、长期、稳定的人事档案数据备份系统。对人事档案科学、合理地备份，以便人事档案的长期保存与管理。

（三）搭建人事信息管理系统，实现分级、分层管理

整合后的高校人事档案数据库包含四大类信息，第一类为传统干部人事档案电子化的个人基本信息，包含教职工个人履历材料、考察材料、学籍材料、职称材料、党团材料、奖惩材料、工资材料、任职材料等反映个人成长的基础信息。第二类为教学信息，包含教职工的教学计划、教学活动、教学评价、教学反思等内容，主要反映教职工的教学情况与水平。第三类为科研信息，包含教师所参与的科研课题与学术交流活动、发表论文情况等，主要反映教职工的科研水平与能力。第四类为健康信息，了解教职工心理健康与身体健康情况，是发挥人力资源优势的重要前提保证。

传统人事档案管理模式，主要依靠档案管理员手工完成档案的收集与整理工作，效率低，耗时久。为了保证档案材料收集、整理的高效性、准确性，将人事档案信息管理系统与校内教学、科研等部门的管理系统对接，自动获取经本人填报，职能部门、二级学院审核的教职工教学、科研、继续教育、奖惩等信息。

基于共享理念与信息化管理模式搭建人事信息管理系统，按照档案管理规定分级开放查阅档案权限。由教职工或需求部门提出申请，经人事组织部门审核，“限时、定内容”对查阅者开放阅读权限，通过减少查阅纸质档案降低档案的保管难度，提高档案材料的利用率。

（四）继续开发人事信息管理系统功能，实现档案信息的可视化

大数据的意义不在于掌握大量的数据信息，而在于对数据信息进行专业化处理，挖掘数据与数据之间的联系，实现信息的增值。人事档案信息化建设，不仅在于顺应信息时代数字化趋势，更是要发挥档案信息服务教学、服务科研、服务社会的功能。信息化的人事档案数据库，涵盖高校教职工人事基本信息、教学信息、科研信息、健康状况等信息。因此，要实现档案信息的服务功能，则需要侧重开发人事信息管理系统的应用性、实用性功能。

首先，需要开发数据库的分析功能，实现人事档案信息可视化管理。传统档案管理模式，教职工的人事信息是“静止的、孤立的”，人事档案信息价值处于被动发挥的状态。数字化的教职工人事档案信息，可以轻松实现档案管理的可视化。如高校教师的专业分布、年龄与职称分布、任教情况等，都可以以图表的形式直接呈现。这就是档案信息化的优势之一，将“枯燥、乏味”的档案数据直观化、对比化，帮助决策者逐步重构教师管理方式、改造教师管理流程。

其次，侧重开发数据库的预测功能，为高校人事决策提供科学依据。借助现代技术手段对人事档案数据进行统计、分类、汇总，准确分析高校现有人员情况，合理调配学校人力资源，能科学地对人力资源进行管理，优化高校师资队伍建设，实现教师治理体系与治理能力现代化。如高校决策者可以根据教职工的专业结构、职称结构、年龄结构及实际教学需求等的分析结果，调整职工岗位以发挥专业特长、制定招聘计划等。

（五）加强数字化档案信息安全管理

数字化档案与原始档案具有相同的保密等级，同样要注重环境安全、设备安全与访问控制。干部人事档案数字化环境除了要符合防高温、防潮、防光等八防要求外，还应该安装监控设备监控数字化过程。除此之外，档案数字化用到的计算机、扫描仪、图像处理软件等软、硬件设备都应该符合涉密规定，不连接公共网络。档案信息管理系统采用分级管理，严格控制用户的访问权限，生成用户访问日志。

五、结束语

信息时代对高校人事档案管理带来挑战的同时也带来机遇，档案信息化建设作为一项系统工程，社会效益无法在短期内实现，高校需要根据实际情况宏观部署、逐步推进。在初期阶段，档案管理仍须采用“双轨”管理模式，即传统纸质档案管理模式与信息化档案管理模式并行，既能保护珍贵的纸质档案材料，又能发挥人事档案在教育管理中的激励与鞭策作用，更好地服务于社会。