石油企业人事档案管理工作的现状及创新

张军(中国石油天然气股份有限公司管道大连输油气分公司，辽宁 大连 116300)

0 引言

近年来，随着我国石油企业的迅猛发展，石油企业的员工数量也在不断地增加，这就导致人事管理档案管理工作变得更为复杂。在企业中，人事档案管理对于企业的进步起着关键性的作用。然而，过去石油企业的人事方案管理模式已经无法满足当前的工作需要。因此，石油企业应该顺应时代发展的潮流，采取有效的措施，完善人事档案管理工作，运用科学、有效的方式来提高人事档案管理工作的效率，以此促进企业的不断发展。

1 石油企业中人事档案的管理工作现状

1.1 管理意识不强

相关的资料显示，当前我国石油企业内部，从事人事档案管理的工作人员的工作意识比较模糊，还不了解这项工作的重要性。人事档案管理人员无法感知档案管理工作的价值与作用。这就造成石油企业中人事档案管理工作始终得不到领导的重视，领导阶级对于人事档案管理的工作不够重视，一直忽略人事档案管理的重要性，这种做法严重影响了人事档案管理工作的展开，人事管理档案工作一直停滞不前，从而无法发挥人事档案的关键作用。

另外，在石油企业中，部分管理人员的思想一直没有得到转变，他们甚至认为人事档案属于人事资料，不需要太多的管理人员，只需要一位管理者在档案室看管，保证人事档案不会丢失即可。因此，人事档案管理工作的创新迫在眉睫。

1.2 管理能力有限

现阶段，随着我国石油企业的迅猛发展，在石油企业中任职的工作人员数量也越来越多，因此人事档案管理工作中存在着很多问题。当前，我国石油企业中人事档案的管理工作非常复杂，因此需要更加专业的管理人员。然而，石油企业的领导阶层还没有意识到这一问题。

一般情况下，在选拔管理人员时，领导阶层更会从其他部门中挑选出几名人员进行兼任。企业中没有足够专业的档案管理者，兼职的工作人员又需要参加很多活动，没有足够的精力从事人事档案管理工作，这种做法会在一定程度上阻碍人事档案管理的顺利进行。大部分石油企业在人事档案管理方面依然存在着很多问题，与发达国家相比，我国关于人事档案管理工作的理论储备是有限的。

我国的人事档案管理工作必须历经很长的时间才能够实现稳定的发展。但是，企业内部始终没有关注到这方面的问题，在人事档案管理方面的知识储备还不够，理论方面的匮乏导致企业无法为档案管理人员提供专门的培训与指导，一些人事档案管理人员甚至不了解人事档案的收集、归档、整理等工作的流程，从而导致人事管理档案工作无法有序展开。

1.3 档案管理设备落后

在大部分石油企业中，即使有专业的人事档案管理人员与过硬的管理能力，还有一个严峻的问题需要解决，那就是管理设备的落后。假设在人事档案管理工作中，使用的计算机配置较低，极容易对人事档案管理工作的效率造成影响。当今的时代是信息化时代。如果企业内部的设备不符合时代发展的需要，那么会在一定程度上影响企业的信息化发展与现代化进步。现阶段，我国的石油企业中，人事档案的信息化管理进程依然非常缓慢。这是因为，石油企业在档案管理方面没有提供足够的物质支持，无法及时地更新档案管理设备，造成档案管理设备的陈旧与落后，不能够满足人事档案管理工作的需求。在大部分的人事管理档案中，管理人员依然通过传统的方式进行档案的存储，使用纸质文件与电子文档。这在无形中也增加了工作人员的任务量，无法保证工作效率。

2 石油企业中人事档案的管理工作创新

2.1 加强管理的意识

我国石油企业在人事档案管理工作方面仍然需要解决不少问题。其中，石油企业负责人需要加强对人事档案管理工作的重视，严格要求人事管理档案人员的业务水平，以此提高人事档案管理工作的质量。

首先，人事档案管理人员应该深化对管理工作的认识，对于人事档案管理工作有清晰的理解，树立新的管理工作观念，明白这项工作的现实意义，积极参与档案管理培训工作，以崭新的工作态度参与到管理工作中，并且明确管理规则与管理内容，牢记管理工作的重心，在不断的学习与实践中落实人事档案管理工作。

其次，石油企业的领导阶层也需要转变人事档案管理思想，不能再忽略人事档案管理工作，务必将人事档案管理工作摆在重要的位置，提高档案管理人员的意识。在企业内部加强营造人事档案管理的氛围，大力宣传人事档案管理工作的重要性。在企业中起到良好的带头作用，引导全体员工加强对人事档案管理的意识，鼓励员工全员参与到档案管理工作中来。

最后，石油企业可以通过上行下效的方法，加强档案管理工作的宣传，主管部门充分发挥引导者的作用，大力宣传企业人才的价值，从根本上加强全体员工对人事档案管理的重视，各部门与人事档案管理部门相互配合，共同进步。

2.2 培养专业的管理人员

在我国石油企业中，不仅要加强员工对于人事档案管理的意识，还应该着重培养专业的管理人员。人力资源部门应该选拔专业知识强、工作能力强的人员来负责人事档案管理工作。除此之外，企业内部还要重视对人事档案管理人才的培养，提高管理人员的综合能力。

企业需要按照人事档案工作的难度与内容，展开具有较强针对性的培训，无论是人事档案管理部门的人员还是其他部门的人员，都可以参与到培训中来，储备足够的专业理论知识人才与档案管理专业人才。这种企业的内部培训有利于提升员工的专业水平与道德素养，从真正意义上提升管理人员的业务水平，推动人事档案管理工作的顺利进行。在此过程中，还可以培养员工的系统操作能力，提升员工的计算机水平等等。

通过一系列的学习可以加深员工对人事档案管理的理解，更加重视人事档案管理工作，以此提高人事档案管理工作的效率。因此，石油企业应该注重提升管理人员的综合业务能力，鼓励他们积极地学习相关的管理理论知识，促使其有效地提高人事档案管理的能力。

另外，在人事档案管理部门的工作人员掌握管理知识后，还可以尝试接受实际操作的专业培训。当前的档案管理信息化工作要求相关人员具备一定的实际操作能力。人事档案管理人员应该学习多种档案管理的技能，掌握多种档案管理的方式，使自身的管理能力满足人事档案工作的需要，进而推动人事档案管理工作的有序展开。

2.3 完善档案管理机制

在石油企业的人事管理档案工作中，需要创新的方面还包括档案管理机制的完善，以此提高档案管理工作的速度与效率。建立起健全的档案管理机制有利于突出管理工作的重点，使人事档案发挥出最大的价值，以此提高人事档案管理工作的质量与水平。在此基础上，石油企业应该通过现代化的手段与互联网技术，建立起一套完善、高效的档案管理机制，并且要求各部门员工明确工作内容、各司其职，各个部门之间通力合作、互相配合，共同保证档案管理体系的高效利用，确保档案信息的共享，提高企业内部的工作效率。另外，石油企业在保证人事档案管理体制的完善后，还需要重视对各个部门员工的培训与管理，鼓励各部门树立持续学习的理念，掌握理论知识与实践知识，共同提高保密意识与安全意识，做到员工个人资料与信息的安全性与私密性，以此确保整个管理机制的高效运行。

2.4 开展信息化管理

当前，我国科技水平在不断地提高。如今的时代是网络化与信息化的时代。信息化技术的更新为人们的工作与生活提供了许多便利的条件，极大地提高了人们的生活水平。现阶段，大多数石油企业内部的员工数量在不断地增加，因此在人事档案管理方面增加了许多人事信息。为了保证人事档案信息的正确性，人事档案管理部门应该通过信息化管理的方式，促进企业内部信息化的发展。

一方面，石油企业应该按照实际工作的需要，根据自身业务发展的需求，建立一个科学的信息管理体系，鼓励档案管理人员将全部的人事信息上传到系统中，从而进行集中化的管理。

另一方面，石油企业应该适当地增加对人事档案管理的资金投入，使用先进的管理设备，取代传统的管理方式，不断地学习当下最新的信息化手段，在企业内部建立起人事信息网络，这样有利于帮助企业内各个部门及时获取员工的档案信息，也有利于档案管理人员有效地管理档案与查询档案。因此，石油企业应该充分利用好信息化管理手段来进行人事档案的管理工作，从而实现人才资源的共享。

3 结语

在石油企业中，人事档案管理工作至关重要。但是在大多数的石油企业中，人事档案管理工作依然存在一些问题。因此，石油企业必须采取一些创新性的措施改善这一局面，包括，加强员工的管理意识，培养专业的管理人员，完善档案管理机制，开展信息化管理等，以此完善人事档案管理工作，始终运用科学、有效的方式提高人事档案管理工作的效率，不断致力于人事档案管理工作的创新与发展，使人事档案发挥出最大的价值，从而促进企业的全面发展。