高职学院数字档案室建设与利用的思考

孙文靖

(常州信息职业技术学院 江苏常州 213000)

一、数字档案室建设内容

数字档案室是指以档案目录和档案全文数据为管理对象，以电脑、扫描仪、软件等设备为手段，通过网络开展档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作的档案信息管理系统。高职学院数字档案室建设是深入开展档案信息化建设的重要内容，也是学校OA办公系统的一部分。档案目录和档案全文的存储和检索，通过校园网络来实现归档、编目、统计和远程利用。高职学院数字档案室的建设主要包括设施设备建设、档案数据资源库建设。设施设备建设是指软硬件建设；档案数据库建设包括档案目录和档案全文数据库建设，档案目录数据库建设是将各类档案案卷级、文件级目录进行数字化转化，便于计算机直接读取；档案全文数据库建设包括存量纸质档案数字化和电子文件归档两个内容。

二、建设高职学院数字档案室的目标

依照江苏省数字档案室创建要求，依托高职学院信息化设施条件，以先进的网络技术为手段，以高职学院数字档案资源为对象，以电子文件归档管理为重点，并逐步数字化存量纸质档案，开发应用符合上级部门规范及学校需求的档案信息管理系统，最终建成集档案资源数字化、传递信息网络化、档案管理自动化功能于一体的数字档案室。

三、高职学院数字档案室建设的意义

高职学院数字档案室建设是学校信息化建设和档案管理发展需要决定的，对学校信息资源存储及档案资源利用有深远的积极意义。

（一）推进档案精准化、自动化管理目标的实现

计算机在处理收集、整理、鉴定、编目、保管、统计、利用等工作时，只要档案信息著录准确，其他档案工作环节即可实现自动化、精准化处理。

（二）有利于保护存量纸质档案

利用数字档案室系统能大大减少对传统载体档案的利用次数，延长传统载体档案的使用寿命。

（三）数字档案室能够提供便捷的档案服务

管档人员不必再到档案室调阅，只需登陆档案查询系统，输人相关字段，利用者所需资源就会快速呈现。在权限审核后，通过网络实现档案资源远程利用和信息共享等。

四、推进高职学院数字档案室建设的思路

（一）完善档案机构，提供组织保障

适时成立专职档案机构，不再隶属于学校其他部门，以一个校内独立部门全面履行档案工作职能，集中精力开展档案工作。将数字档案室建设纳入高职学院工作规划、学校信息化建设计划及相关人员岗位职责中。

（二）加强档案队伍建设，提供人才保障

加强档案工作人员的配置，将具有档案管理能力的信息技术人才充实到档案队伍中，并激励馆内人员走出去多看多学，接受计算机应用及档案信息化专业知识的教育培训，逐步培养一支复合性档案信息化专业队伍。

（三）强化信息数字化设施建设

一是配备所需计算机、服务器、扫描仪、不间断电源等信息数字化，满足数字档案室建设和运行需求。二是开发或采购档案工作管理系统，具备数字档案信息收集、管理和利用功能。三是建设符合档案保密工作要求的档案信息数据网，确保整理加工档案数据及存储管理时档案数据的安全；配备专门的计算机与单位办公网连接，完善学校收发系统逻辑归档功能，便于电子文件直接转化为数字档案。

（四）依据上级文件健全完善管理制度

根据GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、国家档案局《国家数字档案室建设指南》等上级文件要求，制定适用于本校档案数字化管理工作的电子文件管理办法、档案数字化实施细则等相关制度，各部门在制度框架下各负其责，相互协作，确保数字档案室系统的建设和运行。

（五）做好档案目录和全文数据库建设，保障数据齐全

一是抽调人员将案卷目录、文件目录等内容，全部录入计算机，转换成机读目录。二是外包专门档案数字化公司或内包校内计算机学院分期分批开展存量档案全文数据库建设。

（六）加强档案管理系统的开发应用

可采取委托开发适用于本校档案管理模式的档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研及库房管理等各项功能于一体的档案管理系统。做好高职学院收发文管理系统及各业务系统与档案管理系统的对接，确保电子文件元数据在线自动推送到档案管理系统中。

（七）加强数字档案安全管理，保障档案信息安全

一是在设施和技术能力上得以加强，提升数字档案室的安全保障能力；二是建立和完善安全保障措施，可制定《存量档案数字化安全管理制度》《数字档案室系统保密管理办法》《数字档案室信息安全应急预案》等类似的制度措施；三是做好人员管理，选调政治素质过硬、保密意识强的人员从事相关工作，随时检查、指导和督促；四是培养数据随时备份的良好习惯，以防数据丢失后可及时恢复利用。

五、数字档案室资源充分利用途径

管档的目的是为了利用档案，建设数字档案室也是为了更好地利用数字档案室精准、高效、共享等特点，充分利用档案信息资源，发挥档案应有的依据和凭证作用。

（一）加强宣传力度，增强数字档案意识

校内大力宣传推广数字档案室，增强师生数字档案意识，逐步培养并习惯利用数字档案室查借阅所需档案，从而实现档案利用的网络化、电子化在校园内工作学习等活动中的应用普及。

（二）规范数字档案室查询利用规则

对数字档案的目录知悉范围、全文查阅范围、利用用户权限、系统设置选项、档案利用要求和系统管理等方面进行详细规定，做到保密、安全、风险可控。其中按照国家保密规定，涉及国家密级的文件坚决禁止上网和数字化处理，仍然采取纸质件查询利用，并严格按照保密规则执行。

（三）加快存量纸质档案数字化进度，丰富数字档案室信息资源

数字档案室只有资源丰富、门类齐全，数字档案室的利用率才能得以提高，数字档案室的作用才能更好地得到显现。因此，加快存量纸质档案数字化工作迫在眉睫。