人事档案科学化管理探析

闫娜

摘 要：新时期人事档案的科学化管理具有重要的意义。本文分析人事档案信息化建设的内容和意义，明确其存在的关键问题，并给出解决策略。

关键词：人事档案 档案数字化 信息化规则 档案数据化 管理机制

以电子信息技术为基础的信息技术的突飞猛进发展与广泛应用，拉开了信息经济时代的序幕，并使人类进入数字经济时代，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描和照相录像等数字化技术、计算机应用技术、（移动）通信技术、互联网技术、人工智能、大数据等信息技术的最新成果，根据档案管理理论与技术以及信息化时代档案管理的新情况、新原则和新理论，确立信息化网络社会中档案管理、利用与服务的基本流程、框架和基本方法等，在纸质文件、声像文件等传统介质的实体文件和已归档保存的电子档案文件等虚拟档案基础上，构建、组织、开发具有有序结构的系统化档案信息库，最终建立人事档案管理信息系统（或平台），最大限度地实现纸质档案和电子档案信息的数字化和数据化管理，进而实现人事档案的个性化和社会化利用与服务。这便是人事档案管理的信息化建设。其实质是档案管理、利用与服务从以档案实体为中心的管理模式到以档案数据化信息为中心的管理模式的转变。最终实现人事档案的信息化、数据化和智能化管理、利用与服务，提高其相应的水平、效能与作用。

一、制约人事档案科学管理的瓶颈

根据人事档案信息化建设的内容，做好新时代人事档案信息化建设，存在如下问题。（1）人事档案信息化建设的过程管理与质量控制问题。尽管有2018年中央办公厅印发并实施的《干部人事档案工作条例》以及一系列的国家标准、行业规范、法律法规和规范性文件，并且有中组部进行的干部人事档案信息化试点与推广经验，但实践证明，人事档案信息化建设的过程管理与质量控制依然存在许多问题，必须加以解决。（2）人事档案全文数字化与数据化的基础设施建设问题。例如，必要的环境改造、配套设备等。实际投入是当前影响人事档案信息化建设的一个主要问题。（3）人事档案材料不规范、不完整的问题。（4）人员素质提高的问题。在信息化建设过程以及后期管理、利用、服务和维护过程中，需要人事档案管理与研究人员具有较高的计算机应用能力、应用软件使用能力、数据统计与分析、智能计算、数據挖掘等能力。（5）人事档案信息化建设的保密管理与安全性问题。（6）人事档案全文数据化的基础数据设施建设。实现人事档案信息化建设的最终目标，就必须建立基于内容的数据化目录、建立数字化或者数据化人事档案数据库。这都需要人事档案的主题词、分类号、基础知识库、本体词表等数据基础设施的编制与建设。这是目前人事档案信息化工作中的难点。

二、科学做好人事档案管理工作

在人事档案信息化建设中，人事档案数字化的主要目的是在信息化时代供人类借助计算机、互联网等现代阅读设备、终端和基础设施进行阅读和使用，而数据化的目的却在于充分利用现代信息技术的最新成果，如数据统计、机器学习、大数据等的处理与分析方法，在新时代配合人事制度的改革与变化，让机器进行处理与分析，从而改变人事档案的管理、利用与服务理念、模式以及效率和水平。（1）做好人事档案信息化建设的过程管理与质量控制。运用已有项目管理中进度管理、质量监控、过程控制的方法与技术，对人事档案信息化过程的组织、进度、质量保障措施进行管理。（2）进行人事档案信息化建设的基础设施建设。（3）数字化之前干部人事档案的规范化和完整化整理。（4）档案管理和研究人员的培训与提高。培养他们进行人事档案数据化和建立基于内容的人事档案数据库的能力，并能够进一步进行人事档案内容的统计分析、知识提取等，真正实现基于人事档案全文数据库的管理、利用和服务。（5）做好人事档案信息化建设的保密管理。无论数字化或数据化过程是否外包（如果外包，招标时必须是有资质的公司，并签订严格、具有保密和验收标准的合同），都要按事先制定的信息化建设业务流程，逐步、逐层设置保密标准和设计保密措施，签订保密协议，并明确职责，加强监督和控制。（6）做好人事档案信息化建设的安全防护。对人事档案数字化和数据化加工场所、加工设备都要按照《干部人事档案数字化技术规范》设置，以保证信息化的环境安全和设备安全，建立环境、设备和信息资源的安全保障体系。（7）数据基础设施建设，包括人事档案的主题词、分类号、基础知识库、本体词表等的编制与建设。

三、结语

人事档案的数字化和数据化都是新时代干部人事档案管理的关键环节。做好这些工作，可以提高人事档案的管理水平、效率以及知识型服务水平，转变人事档案管理与服务模式，提高档案业务部门的管理与服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率、高深度、知识型的全面服务。但必须强调和保证，数字化和数据化结果必须真实、完整、可用、安全，并确保与纸质档案一致，而且必须保护好原始实体档案，确保不能损毁和丢失。