中职院校固定资产信息化管理的现状与思考

陈少兰

[摘 要] 中职院校的固定资产是为社会培养高技能人才，开展教学、教研、后勤保障管理活动提供的物质基础。这几年中职院校固定资产规模在不断攀升，而相对的管理，比如有形资产、无形资产软件的内控有效管理；管理中薄弱之处，如何施展有效的激励方法，运用管理手段使固定资产保值发挥作用。本文从固定资产内控的重要性谈起，分析固定资产和无形资产的内控程序，提出实现管理上的新看法，希望可以促进中职院校固定资产信息化管理进程。

[关键词] 中职院校；固定资产；信息化管理；现状与思考

国家对人才培养的投入逐年增长，特别是对中等职业教育在经费投入比重是明显提升的。据2018年省教育部门统计数据，其中，财政性教育经费投入232.67亿元，比2017年增长8.90%。到如今，中职院校的人才培养和市场接轨更加紧密，不断配置新型资产设备，培养更多企业需要的高技能人才。这样，在中职院校中资产设备成为了主要的固定资产，管理好这些资产使其发挥作用，是中职院校资产管理的重头戏。诚然，只有面对问题敢于突破，才能获得管理上的成功。

一、中职院校固定资产信息化管理优势及具体组成

在网络信息化环境下，中职院校固定资产实现信息化管理后，实现了资产管理与财务管理相结合、实物管理与价值管理相结合的管理思想。帮助财政部门、主管部门、各单位在预算编制阶段、预算执行阶段与预算报告分析阶段做好资产的配置管理、资产的增量和减量管理、资产的分析报告等工作；协助资产使用单位有效地对资产进行管理，使得资产数据在各使用单位的部门间实现了互通共享。新型条形码技术、移动扫码盘点的采集技术不断成熟，为中职院校固定资产管理带来了新的技术手段和管理方向。现今的固定资产管理，由以往手工管理被信息化管理主导；同时，新的管理技术的出现，为中职院校固定资产管理的科学化、规范化、高效性带来了新的挑战[1]。

固定资产管理信息系统的管理流程中，在用户管理、基础数据、资产账、财务账、处置管理、实物管理、统计分析、物业管理以及报表上报等，资产管理人员可在较短时间里熟悉掌握操作。资产在信息化管理下，有利于监督、数据互通共享、提升管理效能、提高工作效率。

二、通过C技师学院发展看中职院校固定资产管理

1.C技师学院的发展和固定资产变化

C技师学院由最初30多年前的XX技工学校，到XX高级技工学校、“国家中等职业教育改革发展示范学校”，再到现在的技师学院，固定资产也由原来的几千万元增加至目前的2.9亿元之多，分布在二十几个大小部门，由各使用部门兼职资产管理员进行分管。固定资产实行统一领导、归口分级管理和管用结合原则，实行分级管理模式。

2.国家教育政策对中职院校固定资产影响

2017年C技师学院在校生7200余人，开设有20多个专业。这些专业学制不同，专业各异，要配置不同的资产设备，同时也得到了国家对应的投入。在现代学徒制教学管理理念下，C技师学院采用的校企合作教学模式，生源大幅增长，教学设备的固定资产也在快速增加。如何科学管理保障固定资产的安全、增值、保值，更好地服务于教学；如何提升有效的内部控制管理，是中职院校探究的问题，下表是C技师学院近年来购置教学设备的数据[2]。

3.现阶段C技师学院固定资产管理

从上图的数据看出C技师学院每年购置资产的数量波幅较大。学院当前的管理模式是：对资产的使用状况、报废情况、闲置情况、维修情况及设备完好率等管理，一年进行一次资产检查且是停留在账、卡、物相符的层面上。

（1）统一领导、归口分级管理和管用结合的原则，实行“三级管理机制”即学院财务部门为一级管理机构，负责资产的统一管理，包括入账、计提折旧、定期或不定期核对、组织清查盘点、资产处置等账务工作；资产归口管理科室为二级管理机构，负责资产购置申请、验收、调剂、建卡、登记账、库存资产的保管；各资产使用部门为三级管理机构，负责实物的保管、使用和维护。

（2）学院归口管理科室归管的资产划分为：总务处负责固定资产管理和校舍零星修缮工程；基建处负责新建工程；图书馆负责所有图书资料方面资产的管理；仓库负责存货管理。

（3）C技师学院的资产表现形式为：流动资产、固定资产、在建工程、无形资产和对外投资等。存货，是指本院在开展教学业务活动及其他活动中为耗用而储存的资产，包括维修材料、消耗品、低值易耗品。

三、C技师学院固定资产管理中的不足

1.内控管理

学院固定资产的内控管理不全，在日常管理中，内控管理要实现资产管理与预算管理相结合、财务管理与资产管理相结合、价值管理与实物管理相结合。由于市场需求的缘故，生源喜欢扎堆选择专业；加之学院在购置具体设备时调研及预算管理不充分，导致某些专业的设备购买后使用了两三年后就闲置放坏。这样，很大程度上占用了资金以及存放的空间，故固定资产在有效期内难发挥应有的价值，从而造成浪费；闲置的資产设备需要定期养护，又提高了学院的管理成本。

2.报废处置的问题

在固定资产中的家具资产：如台、椅等木质资产，因学生的使用率高、磨损程度大的影响，还没到使用年限已难以正常使用。由于受报废年限的规定，难提前报废处置，而资产的使用状况，有损坏的但已无法修复，只能搁置一边等年限到才申报处置。这样，致使资产管理的账实不完整情况存在；当前，市场专业技术发展太快，导致专业设备更新换代时间缩短，一些资产很难达到文件规定报废期限，导致资产闲置，难于管理。

3.无形资产中计算机软件使用管理存在的问题

主要是使用不充分，学院快速发展和管理信息化水平的提高，教学教研用的软件资产种类和数量也在增长。第一方面：软件改良升级密切，致使购置资金的增加；第二方面：在管理中不重视软件使用的管理，只将申购的电子狗、光盘软件装置到业务部门中使用，且自成管理，并没有统一的监管其使用状况，导致软件的实用性管理低；第三方面：信息化管理手段薄弱，特别是创新管理不足，对一些已不适用的、已计提完折旧的软件资产，没有及时清查、处置，这样难以保证固定资产账实相符；第四方面：开设的某些专业受生源的影响，计划开设的课程与实际有距离，所配置教学用的软件资产使用率低下，形成闲置。

4.教学用机械设备的维修保养不给力

学院的部门资产管理员都是兼管，且担任繁忙的教学工作，在日常的使用中较难用心管理，难界定其责。设备日常维修保养制度不完善，监督力不足，影响设备的寿命，降低了设备运行效率以及价值。资产使用状况中，出现损坏情况但没及时有效修护，常搁置一边，时间长了再无修复价值，待年限到申请处置。这样，致使资产管理的账实不符。

5.在日常资产管理中思想的认识不够

存在“重采购轻管理”的思想意识。遇到界定责任时，不敢担当；要求待遇补贴；资产管理员技能培训欠缺，交流不主动；存在管理不规范，资产信息变动不及时向归口部门反馈；资产管理中亏损的追责赔偿制度欠缺。

四、新形势下如何创新固定资产管理的内部方法

1.建立有效的绩效考评与完善内控制度

（1）制定有效考评方法

绩效是考评工作成绩的主要指标，更是落实工作的基本依据。制定能够量化、操作性强的考评方法，力求规范、客观、准确。具体指标有：制度执行情况、安全责任情况、资产标签完好率、仪器设备完好率、资产使用达到预期目标情况等。无论使用怎样的考评方法，都要以事实为依据，奖惩有度；提高管理责任意识，达到科学管理的目的。

（2）完善内控制度

一是加强资产管理与财务管理、预算管理的衔接，构建有机联系相互制衡的内部工作机制，提升管理效能。对资产配置、使用、处置等事项，按照规程报经主管部门或财政部门审批。

二是强化内控管理，要求财务建立预算系统，实现各部门成本控制，且以此建立绩效制度，鼓励节约。对内部资源进行优化调整，使资源得到最合理配置，做到人财物的一一对应；对项目或设备建立成本核算，确保资源利用率最高。

三是使用部门要按照“配置科学、使用有效、处置规范、监督到位”的创新管理目标，对资产进行管理。将责任落实到人，部门间发生资产变动要建立明确的对接手续，并在信息管理系统中及时体现。

四是采购入库工作中，要健全重大资产购建审批、资产入库验收登记、资产保管清查、资产领用变动等日常管理细则。

五是财务、资产管理部门做好资产建账、核算和录入工作，充分利用资产管理信息系统，定期或者不定期进行核查，保证账实相符、账卡相符。年度终了，进行全面的资产清查盘点，及时处理资产的盘盈、盘亏；实际中需提前报废的资产要严格按流程处置。

2.规范资产信息化管理

高度重视资产管理信息系统，它是资产管理工作的重要载体。强化资产管理系统的数据填报工作，通过制定《固定资产管理考评办法》、实施交叉清查管理。使用部门资产管理员负起对资产在寿命周期内的动态管理，资产出现问题及时上报归口部门处理。这样，方能提高资产的使用率、提高投入运行效率，同时盘活资产使其发挥应有的价值功能。

资产管理系统数据将作为财政部门、主管部门统计上报资产信息时收集各单位资产数据的主要渠道。所以，建立健全的资产管理长效机制，方能使资产管理负责人和分管人员荣于担责、乐于管理[3]。

3.制定无形资产的计算机软件资产管理制度

无形资产是中职院校资产的重要组成部分。它是由院校所拥有的、不具有实物形态而能为学院校创造价值的资产，包括专利权、商标权、专有技术权、著作权、土地使用权、特许经营权、校名校誉以及其他财产权利等。

（1）采购环节：使用部门做好专业长远规划，在购置软件要从符合实际需求出发，制定合理的、科学的、细化的软件配置计划。

（2）使用环节：加强软件资产的日常管理与维护，严格执行操作规程，发挥软件资产的价值；按财务准则对软件资产进行核算、计提折旧。长期闲置的软件资产及时调配使用，提高利用率；对正版软件资产制定档案式管理标准。

（3）管理环节：建立实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的无形资产管理制度。

（4）处置环节：软件资产每年至少全面清查一次，不能给学院带来效益；没有使用价值、无法升级整合再用的软件资产，经技术鉴定后，严格按照国有资产报废处置程序进行处理，且应及时销账处置。加强清查和财务检查监督，防止损失浪费，保证软件资产安全、完整，发挥使用效益。

4.建立健全的机械设备维修保养管理制度

目前，要完善这一制度，必须建立科学的内控机制。使用部门作为第一使用人和管理人，自然第一时间发现问题，严格实施和监督维修保养规程。

一级维保：日常对机械設备普遍清洁、加固和润滑，维护机械完好使用状况。使用部门资产管理员根据维保计划，协同维保技术人员按规程操作完成，分管责任人检查监督[4]。

二级维保：包括一级维保的规程内容，以检测、完整为目的，保持机械设备的各组机件处在良好运行性能。由使用部门资产管理员根据规程要求，发出维保通知，由专业技术维保人员操作完成。资产管理员、技术分管人、分管责任人检查监督。

转季维保：更换适合季节的润滑油料，采用防潮、防冻方法增加防护设施等。由使用部门组织安排，资产管理员、维保技术人员操作；分管责任人检查监督。

闲置保养：闲置停用的机械应进行养护，一是保洁、防锈、防潮等，减少故障提高机件完好率，停用机械由资产使用部按规程保养或委托保养。所有的计划维保级别，按规程完成后，需经过严格检查和验收，并编写维保详细情况且报送归口部门备案；记录齐全、真实，确保机械设备常处在良好的可运行状态。

五、结束语

当今，中职院校实施固定资产信息化管理的方法，应遵循系统化、信息化、资产管理内部控制的原则。实施管理不断创新，在管理中像关注教学质量的提升一样，去管好资产用好资产。这样，资产的安全完整运行；实现增值保值的作用就自然发挥其意义，从而促进整体教育教学质量的活力。

参考文献：

[1]鲁慧勤.浅谈固定资产的信息化管理[J].电信建设，2003（1）.

[2]郭世魁.技工院校固定资产管理模式创新探析[J].设备管理与维修，2015.

[3]沈秀丽.加强高校资产管理内部控制的探讨[J].知识经济，2015（24）.

[4]赵文淼，宋胜菊.基于反馈控制谈高校固定资产管理制度体系改进[J].中华女子学院学报，2016（4）.

[作者单位]

广东省城市建设技师学院，广东 广州 510520