大数据背景下人事档案管理优化策略探究

◎王 珊 董庆军 郭建国 张 洋

（32301部队 河北 石家庄 050000）

人事档案管理由于涉及较多的人员，档案资料相对比较复杂，具有一定的管理难度。如果管理不合理或不规范，都会在一定程度上影响到人事档案管理的完整性与准确性，进而难免会出现档案资料不全或不准确等相关问题。大数据各种技术的发展与应用，为人事档案管理提供了新的管理模式与技术，使人事档案管理具有良好的改进空间与机遇。结合个人工作经验与相关文献，深入分析大数据背景下人事档案管理的优化策略，对促进人事档案管理水平优化提供相关参考[1]。

一、大数据时代简介

从目前大数据发展情况而言，社会对于大数据技术并没有给出明确的定义，很多理论概念都具有相似之处，即大数据是指无法在一定时间内利用常规软件进行抓取、管理与处理的数据集合。具体而言，网络技术与信息技术快速发展背景下，信息处理量呈现出海量化的特点。一些信息是具有一定联系的，而一些信息是没有明确界限的，这种特点使得数据处理具有一定的难度。伴随着数据量的不断增加，提升数据处理的速度，深入发现数据的价值，已成为数据处理的重要要求，大数据逐渐被人们广泛了解。

大数据作为继物联网与云计算之后新的技术飞跃，其本质并不是创造大价值，也不是进行大容量的创造，其特点为庞大数据量、数据种类多样化、价值密度低与处理效率快。这些特点与发展方向的呈现，使得大数据技术的类型不断扩展，在各行各业的发展趋势十分突出[2]。

二、目前人事档案管理中存在的问题

（一）归档不齐全

人事档案管理不同于其他档案管理，人事档案管理涉及人员较多，资料类型比较繁杂，且因人事档案不断出现变更情况，这使得人事档案管理的难度比较大。特别是随着改革深入推进与优化发展，我国各行业的人事档案管理变更更加频繁，档案管理人员一旦没有进行规范化处理，极易造成人事档案出现归档不齐全的情况。例如，A部门需要对部门人员的档案资料进行归档，但没有档案管理的制度规定，B部门则要求人事档案资料全部录入，当A部门人员进行B部门调动时可能会导致人事档案资料归档不齐全的问题。此外，部分人事档案管理由于没有明确的管理制度与规章，没有进行详细的档案资料录入，这也一定程度上容易致使各种归档不齐全问题的发生。

（二）录入不准确

人事信息资料录入的准确性，对人事档案的效用具有关键影响。然而在人事档案形成过程中，部分人事档案管理部门或用户本人，缺乏对人事档案重要性的正确认知，用户本人在填写档案资料时对个人基本信息与履历信息没有准确填写，甚至存有信息错误等情况。此时，如果未能对这些人事档案信息严格审核，可能会使录入信息存有不正确或不全面等情况。人事档案资料本身记录一名工作人员的工作履历、学历与政治面貌等基本信息，这些基本的档案信息若存有错误，难免会给后期的人事档案管理造成困扰，甚至严重时会影响到人事管理部门的管理决策[3]。

（三）日常维护不规范

在人事档案日常管理中，只有做好详细化与准确化管理，才能确保人事档案的效用。然而，从目前人事档案管理整体现状而言，大部分人事档案管理部门都存有日常维护不规范的情况；部分人事档案管理部门虽然进行数字化工程建设，但对于软硬件方面的资金投入不足或不重视，使得数字化管理平台的功能不够齐全，难以发挥出最有效性的效用。此外，人事档案管理部门人员流动性大，新入手的工作人员可能无法准确掌握人事档案管理流程。这种情况下，人事档案的日常维护与管理，可能不够规范与及时，进而可能会出现档案损毁或原始资料遗失等情况[4]。

三、大数据背景下人事档案管理优化策略

（一）开展人事档案标准化建设

若想充分发挥出大数据技术的优势，必须展开人事档案的标准化建设。为此，机关部门要对人事档案管理建立明确的技术规范，如档案图像质量指标、档案储存格式、数据库转化格式等，同时也需要明确信息平台构建标准、基础硬件设施性能标准与数据采集格式标准等，在基本标准化体系完善的基础上，不断提高人事档案管理水平。对人事档案管理人员，要加强标准化知识培训，促使人事档案管理人员能够掌握良好的管理技能，确保人事档案管理工作有效开展。

（二）充分运用大数据分析技术

人事档案管理部门可以利用大数据技术对人事档案信息进行有效采集与分类，以对人事档案进行调动与审核时能够快速提取有用信息；也可以利用大数据技术的分析功能，对人事档案用户的行为轨迹进行深入分析，进而判断人事档案的真实性等；可以利用云储存技术对分散性档案信息进行系统整理，以实现对人事档案信息的远程整理与异地查阅。

（三）做好人事档案的日常管理

人事档案管理部门需要对人事档案可能存有的安全漏洞，如硬件设备安全、软件平台安全、网络信息传输安全、移动储存介质安全与档案数据库安全等，进行深入与准确的分析，然后采取相应措施进行安全防范。例如，档案部门可以通过监控设备安装、管理规范制定、软硬件设备定期维护与人员安全意识培训等方式，加强人事档案日常管理，进而确保人身档案管理的规范与安全[5]。

四、结语

综上所述，在科技技术与信息技术快速发展的背景下，大数据已成为未来发展的主要趋势，只有不断根据大数据技术的发展特点与方向，合理进行技术方面的改进，才能实现良好发展。为此，人事档案管理应合理运用大数据技术，并根据实际情况不断完善人事档案管理，充分利用大数据技术优势，促使人事档案管理水平提高，进而实现人事档案管理方式的技术化改进。