高校会计档案规范管理研究

(四川卫生康复职业学院 四川 自贡 643000)

高校会计档案是高校各项经济活动产生的会计资料，是会计进行核算、分析、统计的对象，是接受检查和审计的重要依据。高校财务档案是进行科学财务管理过程中，最令人信服的证据材料，它们也是重要的财务会计工作基础和信息资源。伴随着高校生源的迅速增加，高校大幅扩招，高校经费来源增加，经济业务的大幅增加，相关原始凭证和会计凭证数量也有所增加。这一现状为高校有效进行财务会计档案管理带来了大量问题。因此，如何合理、规范、高效地整理高校财务会计档案是高校财务会计档案管理工作中必然要面对的众多基本问题之一。因此，有必要对会计档案工作给予更多的关注和研究。

一、高校会计档案的内容

在新的《会计档案管理办法》中，对会计档案的定义是：会计档案是指单位在会计核算过程中接受或者形成的包括电子会计文件在内的具有保存价值的文字、图表和其他形式的具有保存价值的会计资料。

根据不同的载体形式，会计档案在大类别上分为纸质会计档案与电子会计档案两大类。纸质会计档案又可细分为：手工填写的会计文件和通过会计软件系统生成并打印得到的会计文件两类。电子会计档案也可被细分为可存储进电子档案管理系统中的两个子类：系统自动生成的电子会计文件和从纸质会计材料电子化得来的电子文件。

根据会计数据来源的不同，会计档案又可分为两大类：单位内部形成的会计档案，例如，会计凭证、会计账簿、财务报表、会计档案存放清单、会计档案移交清册等；从单位外部收进来的会计资料形成的会计档案，例如，原始凭证(如，发票、银行回执)、银行对账单、购销合同等。

新的《会计档案管理办法》调整了会计档案保存期限，将会计档案的保管期限修订为10年、30年和永久。因此，根据会计档案的不同保管期限，还可将会计档案分为：定期会计档案和永久会计档案两类。

二、高校会计档案管理的现状和问题

(一)会计档案管理制度不完善

通过对8所高校进行的会计档案管理工作调查，其结果显示5所高校还未出台相应的会计档案管理文件，占调查的62.5%。这表明当前高校会计档案管理制度非常不健全也不完善，无法实现在会计档案工作中有法可依和有章可循。并且，随着会计信息化的不断加强，电子化的会计档案的数量不断增多，电子会计档案变得与纸质会计档案同样重要。因此，高校会计档案管理必须从制度上加强。在健全管理制度的同时，还需要不断向信息化迈进。

(二)会计档案归档移交工作存在漏洞

1.在归档方面，大多数高校都很重视书面形式的纸质会计文件。例如，计算机打印的会计报表，会计帐簿和会计凭证。但是，尚未充分注意电子会计凭证的归档，并且尚未完全备份和归档存储在计算机中的会计信息。一些应当进入长期保存的数据文件经过了多人转手经办，人员调换以及硬件设施的更换造成了丢失的问题，从而影响会计档案的完整性。

2.在移交方面，会计档案的移交工作普遍存在滞后性。在高校中，传统的会计档案移交工作主要是由财务处存放地点移至档案库房；按照会计档案管理规定，高校会计档案应当由财务处整理好装订成册以后移交给档案库房进行统一管理。确实因财务工作需要的，可以延期两年后再进行档案的移交。但目前部分高校会计档案移交工作存在严重滞后，并未严格按照《会计档案管理办法》相关规定进行档案移交。

(三)会计档案管理信息化建设落后

随着高校财务系统的升级，传统会计业务逐步转变为信息化会计业务。但是，会计档案管理并没有跟上信息时代的步伐，仍然停留在纸质档案管理水平上，部分高校仍然仅仅运用纸质档案管理，并未进行电子会计档案管理。因而存在会计档案管理信息化建设较落后、会计档案信息化程度不够等问题。

三、关于高校会计档案规范化管理的建议

(一)完善会计档案管理制度

新《会计档案管理办法》出台后，仍然有许多高校没有出台对应的会计档案管理文件。为了确保高校会计档案工作顺利开展，完善高校会计档案管理制度十分必要。在建立相关的会计档案管理制度后，相关各部门的工作管理人员则应按照会计档案管理中的收集、整理、归档、鉴定和销毁等工作严格执行。新制度要充分领会新《会计档案管理办法》的精神，并且要兼顾到电子会计档案管理。在新制度的指导下，形成一整套完整的工作流程，力求简化程序、提高效率。

(二)优化会计档案归档管理

应当明确相关部门的职责，完善财务会计档案的分类，修改会计档案管理制度，完善会计档案归档业务流程，提高会计档案的备案和分类要求，从而使新《会计档案管理办法》的精神贯穿到收集、整理、归档、保管财会文件资料的各项业务环节中。

首先，财务人员在收集整理纸质会计资料和电子会计资料时，应当严格核实其完整性、有序性、规范性等，对于纸质会计资料和电子会计资料应同等重视，确保文件资料的齐全、完整、信息准确，手续完备。其次，在整理会计资料时，应当按照《会计档案管理办法》合理分类归档，及时规范整理，确保装订立卷合规。再次，在会计档案移交的过程中，应改变以前直接归档的方式。应先由审计处审计合格后，再由财务处编制移交清册，然后再移交档案馆统一保管。最后，在纸质会计档案资料保管具体工作方面，应加强会计档案库房建设，增设规模适当的财务会计档案仓库，配备密集的货架和相关设备，应当及时接收，有序存储，定期检查并妥善保管会计档案；在电子会计档案资料保管具体工作方面，应加强电子会计档案数据的建设，做到及时更新财务系统，运用计算机、网络信息技术、财务管理软件等系统及时进行会计核算、分析，输出会计凭证、会计账簿、会计报表。此外，财务处也应积极与信息处、档案馆等部门合作，不断完善电子档案信息，并将电子会计档案及时归档。

(三)加强电子会计档案信息化建设

依据新《会计档案管理办法》的精神，由计算机等电子设备生成、传输和保存的电子会计文件资料，也在会计档案管理范围。这有力地促进了会计电子档案的发展。高校目前应以信息化建设为动力，继续推进信息化财务系统的建设，完善档案管理系统，运用计算机、财务管理软件、网络信息技术进行会计核算，做好会计电算化档案管理工作。伴随着会计准则及会计制度的修订，高校管理部门应以此为契机，打通会计财务部门与档案管理部门及信息技术部门的沟通渠道，提升电子档案归档功能、管理功能、查找功能；统一原始数据，建立共享数据库，开放专用接口，建立保障机制，实现数据实时交换，实现档案管理系统、财务管理系统、OA办公系统的融合，使会计信息实现完整性、永久性、即时性、可查找等特性的升级。

另外，新的《会计档案管理办法》调整了会计档案保存期限，将会计档案的保管期限修订为10年、30年和永久。因此，有必要加强纸质会计档案的信息化建设。对于需要保存30年的和需要永久保存的纸质财会档案，我们应该对其进行集中的数字化处理，从而节省物理空间，同时便于复制档案资料以确保财会档案资料的安全，最终保证电子会计档案的完整性和准确性。