电子文件移交归档工作的探析

文·尹娜

信息化是当今时代的发展趋势，大数据将成为重要资源。信息时代的发展趋势已经成为不可逆转的历史潮流，而且改变着当今世界的面貌和格局。随着我国电子业务的迅速发展，电子文件的类型、格式及生成环境发生了很大变化。2016年8月29日，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布了新的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）从全程管理理念和前端控制原则出发，规定了电子文件形成或办理部门、档案部门、保密部门、信息化部门等与电子文件形成、归档及管理和维护相关的各个部门的职责，详细规定了电子文件收集与整理的内容及要求，指明了电子文件的归档时间和归档方式。国家档案局第14号令对《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）予以修改，阐明了符合国家有关规定要求的电子文件可以仅以电子的形式归档，电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求，且电子公文形成单位应在电子公文归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。

现结合对《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）和国家档案局第14号令的学习和理解，谈一谈电子文件移交管理工作的几点认识体会。

电子文件是国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务的过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成，具有凭证、查考、保存价值的需要移交归档。移交归档的电子文件应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，对照检查电子文件及元数据归档范围、时间、程序、接口和格式是否符合要求，基于业务系统、电子档案管理系统，完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电子文件的归档登记表等主要归档程序，需要对电子文件的网络环境、存储介质等进行鉴定，检查文本及位图文件类、版式文件类、数据库类、计算机辅助设计与制造类、照片类、公务电子邮件类以及各种专业软件生成的电子文件的归档格式是否符合要求，电子文件收集、整理、著录等工作是否符合要求，电子文件拟制、办理或收集过程中是否完成保管期限鉴定、分类、排序、命名和存储等整理活动，同一业务活动形成电子文件是否齐全完整，涉密电子文件归档和保密管理是否符合规定，归档时是否按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。

一、电子文件移交中真实性检测内容

（1）通过检测归档电子文件中的固化信息是否有效确认电子文件来源的真实性；（2）检测归档电子文件元数据是否符合DA/T 46-2009要求，包括数据类型、长度、格式、值域以及元数据项著录是否合理等；（3）检测电子文件内容数据中包含的电子属性信息与电子文件元数据中记录的信息是否一致；（4）检测电子文件元数据与内容数据是否关联，检测元数据中记录的文件存储位置与电子文件内容数据的实际存储位置是否一致；（5）检测电子文件归档信息包的信息组织结构和内容是否符合国家有关规定，检测归档的信息包与业务部门发送的信息包是否一致。

二、电子文件移交中完整性检测内容

完整性检测的内容包括：（1）检测GB/T 18894-2016表A.1《电子文件归档登记表》中登记的电子文件数量和字节数与实际归档的电子文件数量和字节数是否相符；（2）对照DA/T 46-2009检测元数据项是否齐全完整，具有连续编号的元数据项（比如归档号、件内顺序号等）是否有漏号现象，反映重要问题的归档电子文件是否包括主要修改过程和办理情况记录等；（3）检测归档电子文件是否有对应的内容数据，内容数据是否齐全完整；（4）对照归档信息包的组织方式以及单位的归档范围，逐项检测信息包的内容数据和元数据是否齐全完整。

元数据与电子文件不可分割，元数据对于电子文件的四性确认和维护，以及电子档案的发现、组织与检索及提供利用都具有重要的作用。2016年《规范》（GB/T 18894-2016）较为详细地规定了元数据归档的相关内容，并对元数据维护提出了相关要求：（1）指明了归档元数据的类型及范围。规定文书类、科技类、邮件类、网页和社交媒体类、各种专业类电子文件的元数据归档范围参考《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）执行。另外，针对声像类电子文件具体列出了应归档元数据的类型。（2）规定了元数据鉴定工作细则。要求在元数据鉴定过程中，负责人要确保元数据的数量准确、齐全、完整，保证电子文件及其元数据之间的一一对应，确保元数据的完整性。（3）规定了不同种类的元数据的归档格式，与不同归档接口相对应的归档格式，以及声像类电子文件元数据、应用软件形成的电子文件元数据的归档格式。（4）规定了电子档案元数据维护的相关内容，包括：元数据的维护范围、维护措施、维护目标等。

三、电子文件移交中可用性检测内容

可用性检测内容包括：（1）检测电子文件元数据是否可以被正常访问；（2）检测电子文件内容数据是否可以被正常打开和浏览，内容数据格式是否符合归档要求；（3）检测电子属性元数据中记录的软硬件环境信息是否符合归档要求；（4）检测归档信息包是否包含影响其可用性的因素，如使用非公开压缩算法、加密等。

四、电子文件移交中安全性检测内容

安全性检测内容包括：（1）检测归档信息包是否包含恶意代码；（2）检测载体内是否含有非归档文件，通过外观、读取情况等判定载体是否安全可靠，检测光盘是否符合DA/T38-2008的有关要求；（3）检测归档信息包在归档和保存过程中是否安全、可控。

2016年《规范》（GB/T 18894-2016）详细规定了电子档案存储、备份、统计和利用等基本工作内容：（1）细化了电子档案存储方面的要求，存储对象包括电子档案、元数据及电子档案管理系统。如规定“在线存储系统应实施容错技术方案”。（2）增加了电子档案备份的规定，包括：备份方案和备份策略、备份管理，离线备份与灾难备份。如提出了电子档案近线备份与灾难备份的基本要求，包括备份的方式、备份的范围、相关的标准规范等。（3）增加了电子档案利用、统计方面的要求。如提出“电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定”。

五、“四性”检测的实现方法

基于对电子档案“四性”检测的研究成果，为切实提高电子档案“四性”检测的质量和效率，可通过融合各种技术设计，开发一款符合规范要求、操作便捷的电子档案“四性”检测工具，使其能够满足电子文件归档环节、移交接收环节对电子档案“四性”检测的要求。

“四性”检测工具能提供检测项的配置功能，可灵活地按照电子文件归档环节、移交接收环节的检测要求进行检测项的配置。同时，“四性”检测工具也要支持直接导入配置好的检测方案。在具体操作中，用户可根据检测主体和保管环境地变化，通过配置检测项，实现情境化、高效率的检测功能。

电子文件是社会发展和进步的产物，确保电子文件能够及时完善地归档， 是档案工作者面临的新的挑战和课题，相关问题还处于探索阶段，有关研究正在逐步深入进行。只有不断地探索研究，改进技术，完善制度，才能使得电子文件更好为社会提供信息资源，促进社会各项事业的发展。