对行政文秘职业要求的思考

文/福建省宁德市屏南县人民检察院 陆鹏英

文秘是一个古老的职业，据说起源于4000多年前的夏朝。从记事记言、撰写公文，到出谋划策的军师，文秘随着管理组织和文字的发展而发展，但其工作的基本性质，即辅助性、服务性、事务性始终不变。随着现代经济社会的不断发展，文秘职业划分越来越细，其中行政文秘就是一支庞大而且重要的分支。行政文秘具有上传下达、下情上报的职能，是保证单位高效运行，加强领导和基层之间沟通的重要枢纽岗位，是一项综合性很强的工作。在这个背景下，培养行政文秘人员的职业能力有着非常重要的意义。

一、行政文秘工作的重要性

行政文秘是各单位组织日常工作的重要组成部分，是实现单位职能的重要手段，又是承上启下、联系内外、沟通左右的纽带，因此，行政文秘的角色作用重大：第一，沟通和协调作用。行政文秘工作是单位和企业的重要枢纽，具有上传下达、下情上报的职能，如领导的决策指令要通过办公室传达下去；下级的请示、报告，工作中的情况、动态以及经验教训，要经过办公室反映到领导手中；内部的计划、部署要经过办公室传达到执行部门。第二，日常事务管理作用。行政文秘人员要做好文件、信函的日常管理工作，做好各项报告、简报、参考资料等信息的筛选和处理，领导社会活动的安排，以保证工作有序开展。第三，参谋辅助作用。行政文秘工作不仅仅是服务于各项事务和撰拟文章，同时需要为领导决策提供参谋服务，比如根据会议内容草拟出决策文件，通过书面形式表达领导决策内容等，各项事务的处理能结合工作实际和政策背景，细化具体内容，为领导决策提供科学合理、专业的参谋服务，保证相关决策顺利实施。

二、行政文秘工作中存在的问题

经济社会的发展，对行政文秘工作提出了更高要求。分析当前行政文秘队伍存在的问题，有助于行政文秘工作更好发展，以适应现代社会管理的需求。

（一）思想水平和政策水平跟不上时代发展。部分行政文秘人员对党的路线方针和政策了解不够深入，对本地情况掌握不够全面，导致上下情况难以有效结合。由于相关政策和法规知识掌握和理解不足，向领导草拟的意见和方案缺乏科学性，操作性不足，处理下级报告和请示的处理时把握不准，影响了各方面工作的开展。

（二）文秘工作专业化和职业化水平较低。我国行政文秘人员教育存在滞后性。在实际的工作中，不少文秘人员缺少系统的培养，工作方式和经验只能靠自行摸索。不少行业缺少专业文秘人员，由其他岗位人员担任，导致文秘工作专业化水平较低。不少行政文秘人员学习和培训机会比较少，知识更新速度相对滞后，综合素质得不到有效提高，必然会影响到文秘工作的开展。

（三）行政文秘职能难以有效发挥。行政文秘日常工作涉及的内容较多、较杂，不少人认为行政文秘就是打杂，按照领导意思开展工作，在这种非常片面的认识影响下，不少行政文秘人员缺乏工作积极性，没有落实承上启下和横向联络协调的职能，没有真实发挥行政文秘职能作用。

三、行政文秘工作中职业素养培养

（一）加强思想政治素养培养。一是培养政治意识，行政文秘人员只有具有一定高度的思想政治素质，了解国家各项政策的动态变化，并主动结合岗位实践予以研究，才能更好地为领导决策提供参谋服务。二是培养大局意识，行政文秘人员必须要善于站在大局的高度认识问题、分析问题，提出解决问题的方案，并坚持在大局下行动，才能真正发挥联系内外、沟通左右的纽带作用。三是培养责任担当，行政文秘日常事务繁杂、任务较重，必须具有强烈的责任感，认真对待办文、办会等每项工作，才能确保单位工作有条不紊地开展。

（二）加强职业道德素养培养。职业道德素养是在职业活动中形成的一种行为规范。文秘人员必须具备良好的职业道德素质才能保证各项文秘工作高效开展。行政文秘人员在职业道德方面，需要具备遵纪守法、廉洁奉公、谦虚谨慎、办事公道、兢兢业业、任劳任怨等道德素养。遵纪守法、廉洁奉公是文秘人员应当具备的思想道德品质和行为准则。它要求行政文秘人员在工作中要坚持原则，不能利用职务之便或假借领导名义以权谋私，不为名利所动，自觉抵制和反对不正之风。谦虚谨慎、办事公道是文秘人员应当具有的美德。处事要谦虚谨慎，行政文秘人员不能认为在领导身边工作，是领导身边的人而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作并虚心听取他人的意见，要善于协调矛盾，搞好合作，树立踏实做人做事的态度。除此之外，由于工作的原因，行政文秘人员需要接触各种各样的人，不同的人有着不同的行为方式，文秘人员应当具有包容的心态，包容各种行为。办事要公道正派，行政文秘人员要以本单位集体利益为重，对领导对同事都要一视同仁、平等相待，不能因人而异，亲疏有别，更不能办事情见风使舵。兢兢业业、任劳任怨，行政文秘人员要围绕领导的工作来展开活动，帮助领导撰写公文、下达命令、执行监督并做好领导日常工作行程的安排、会议安排等，要求招之即来，来之能干。这样的工作性质，决定了任劳任怨是行政文秘人员的必备素质，要有着吃苦耐劳、不计个人得失、无私奉献的精神。

（三）加强知识素养培养。文秘工作涉及面广泛，具体工作中任务比较多，单一的知识结构难以保证各项工作高素质开展。行政文秘人员除需具备文秘专业基础知识外，还需要根据单位实际情况，掌握更多管理学知识、业务知识等各种辅助知识，才能在工作中做到无缝衔接。同时，在知识更新日新月异的现代社会，还要求行政文秘人员具有终身学习意识，不断更新现有知识，跟上时代节奏。另外，行政文秘人员需要与不同专业背景和工作经历的各部门同事沟通联系，具有学习他人长处、弥补自身不足的能力，这对行政文秘人员来说也很重要。

（四）加强文秘能力素养培养。文秘人员职业素养可以分为知识素养和能力素养两个部分，知识结构具有非常强的指导性，能力结构具有立体性，注重实践活动。文秘人员在能力素养方面，需要具备一定的沟通协调能力、创新能力、应变能力。沟通协调能力方面，工作中，单位的内部和外部时常会遇到一些矛盾，行政文秘需要做好相应的协调工作，缓解各个部门和人员之间的矛盾，为单位营造良好的工作氛围。创新能力方面，行政文秘人员不仅仅需要思想上的创新，还需要注重自身能力创新，需要从领导、员工以及客户等多个角度思考问题，每件事需要从多个方面思考，打破固定思维的限制，提出新的观点，发现新的问题，采取新的解决方式，促进各项工作有效开展。应变能力方面。面对突发情况时，行政文秘需要具备一定的随机应变能力，保持沉着冷静，快速做出正确的判断，才能妥善解决突发问题。

四、结语

随着我国社会经济的发展和进步，政府机关、事业单位、私人企业等都对行政文秘提出更高的要求，注重行政文秘人员思想和能力的提高，借助多样化的学习方式，提高行政文秘人员的职业能力，适应社会环境的发展和变化。作为行政文秘人员需要不断努力，加强自身职业能力培养，成为优秀的行政文秘，发挥自己的价值和作用，为企业发展作出自己的贡献。