建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施

2019-11-23 17:20
办公室业务 2019年18期
关键词:档案资料档案管理工程

在建筑工程的前期报批、执行、竣工等各个环节,都将产生大量文件资料,涉及工程招投标、设计、施工等各项管理工作,需要建立相应档案,实现各种数据信息的有效管理。应认识到建筑工程档案管理的重要性,通过科学化管理为工程建设提供可靠数据支撑,继而有效推动建筑行业的发展。

一、建筑工程档案管理内涵及重要性

(一)建筑工程档案管理内涵。从建筑工程档案管理内容来看,主要需要完成前期文件、项目管理文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工文件等文件资料的管理,而这些文件资料分别形成于工程立项、审批、设计、组织、施工、竣工等不同环节,想要实现全部数据的采集、整理、分析、处理和存储显然具有一定难度。开展建筑工程档案管理工作,即要保证工程档案能够对工程实体相关内容进行真实、完整记录,能够与实体建设同步生成,覆盖工程建设的全过程,使工程质量得到真实、系统的体现。作为工程最原始的资料,工程档案具有重要利用价值,因此档案管理需要实现档案充分利用,为工程设计、建设等工作的开展提供数据依据。作为档案管理人员,需要依托先进技术、管理方法开展系列管理活动,确保工程档案资料能够得到真实、完整、系统的采集、分析、存储、处理和利用,继而使档案价值得到充分体现。

(二)建筑工程档案管理的重要性。作为建筑工程实施体现,工程档案是城市发展的见证者,能够为城市建设提供宝贵资源,成为以文字、图像、视频等各种形式存在的城市管理活动证明资料,为城市现代化建设提供数据信息保障。加强工程档案管理,能够使各个档案得到完整、规范的保管,实现对工程建设过程中各种流程和问题的记录,为工程今后维修和养护提供参考资料。在城市管理工作中,可以根据这些资料实现建筑物周边作业安排,科学开展城市防灾、救灾工作,为城市规划建设提供重要依据。从建筑行业发展角度来看,加强档案管理能够实现丰富建设经验的累积,在后续工程建设提供科学指导,同时也能为建设技术的发展指明方向,推动行业的发展与进步。对于建筑本体来讲,档案管理能够为今后建筑使用期限的评估提供参数,对建筑物特点和环境地基参数等各种特性进行准确描述,确保建筑物安全系数评定工作得以科学开展,从而使存在的安全隐患得到及时消除,以免今后建筑物使用存在安全事故。此外,从建筑工程学角度来看,档案管理工作的开展能够实现各种项目的数据统计和研究,为工程学科研究提供材料,从而使档案资料得到充分利用,推动工程学科的合理化发展。由此可见,建筑工程档案管理工作的开展不仅具有实践价值,同时也具有学术价值,能够带来可观经济效益和社会效益,为社会发展作出贡献。

二、建筑工程档案的科学化管理措施

(一)加强档案管理信息化建设。在信息技术取得快速发展的背景下,想要实现工程档案的科学化管理,还应引入科学技术,实现档案管理信息化建设,推动档案管理工作的高效开展。为此,需要加强建筑企业基础设施建设,完成企业局域网和广域网的建设,同时建立数据中心机房,完成服务器、计算机等硬件设备的配置,为档案管理工作的开展提供信息技术支撑。确保企业网络能够覆盖各个角落,才能实现档案的数字化管理,采用信息技术完成全部档案信息的采集、整理和分析,使各个环节信息得到整合。在实践工作中,需要完成档案管理信息系统的建设,开发适合建筑工程档案管理的系统和软件,实现档案信息的集中采集,从而使档案资料的真实性得到保证。在档案资料存储方面,需要完成档案信息数据库的建设,采取有效的安全防御技术措施,确保档案信息安全。在档案管理与信息系统融合的过程中,需要建立相应的信息管理平台,实现档案管理信息系统与企业各种系统的对接,借助统一接口进行各种信息的收集和整理,生成相应档案表格,为档案资料使用提供便利。通过加强工程档案管理信息化建设,可以信息技术为支撑高效开展档案资料采集、分析、处理等各项工作,并且实现档案资源的共享,从而使工程档案的价值得到充分体现。

(二)完善建筑工程档案管理制度。在档案科学化管理方面,需要建立完善的管理制度标准,确保档案资料能够得到科学分类、采集,得到严格质量控制和验收管理。实际开展档案管理工作时,需要结合档案内容特点进行管理制度体系的建立,加强工程档案规划管理,将档案管理工作纳入工程日常管理工作,确保工程建设各环节档案资料能够得到及时、有效管理。为此,建筑企业需要建立档案信息管理部门,负责召开讨论会议,与参与工程建设的各部门负责人一同完成档案管理办法的制定。通过深入沟通和交流,对工程项目进行调研分析,能够做好管理办法起草和修订工作,确保制度得以落实。在实际进行档案归档时,需要安排专门资料管理人员落实相关工作,在制度严格约束下收集分散在各个部门的资料,按照管理办法进行档案整理分析,实施信息化档案管理措施。通过健全档案管理责权制度,确保档案管理责任能够落实到个人头上,能够使人员做到定期收集、检查档案资料,避免档案数据出现失真问题,并且及时完成破损档案的修复。针对声像档案,可以按照规章制度进行技术处理和保存,加强档案借阅和使用管理。

(三)实现档案全过程控制管理。工程档案形成于工程建设的整个过程,需要通过全过程控制实现档案的科学化管理。在工程建设初期,需要对有关技术文件进行广泛收集。为避免档案内容出现不完整的情况,还应加强甘特图的利用,结合工程进度进行档案资料及时收集。比如在工程进度计划是从1月到12月完成工程建设,采用甘特图法明确工程发展方向,在1月上旬进行任务书的编辑设计,下旬进行地址选择,2月开展工程勘测、组织设计等工作,3月制定年度建设计划和做好建设准备,4月到12月上旬进行工程施工,12月下旬完成验收,可以结合实际制定档案管理方法,及时收集档案资料。在申报阶段,针对项目相关建议书、批复文件、可行性报告等重要技术文件,需要加强收集和整理。在设计阶段,会形成征地拆迁文件、招投标文件等相关文件,应及时进行档案管理。在施工和竣工阶段,需要对工程施工图、竣工图等文件资料进行及时记录和整理。通过加强工程档案全过程控制,可以保证档案得到及时生成和更新。

(四)强化工程档案的质量控制。保证工程档案的质量,才能使档案价值得到充分发挥。在实现档案科学化管理时,需要强化档案质量控制。现阶段,国家出台了相关法律法规,能够从宏观上对档案管理提出质量管理要求。但在实际工作中,还要进一步提出档案质量管控要求,才能为档案管理工作的开展提供科学指导,继而使档案质量得到保证。具体来讲,就是要加强档案需求特征的分析,结合相关利益者的需要确认档案质量要求,在工程建设过程中提供无缝服务,实现档案质量的跟踪管理,继而使档案质量得到有效控制。工程建设需要经历漫长的过程,需要不断进行档案内容的完善,才能使档案质量得到有效管理。在实践工作中,需要建立相应的反馈机制,及时进行档案内容调整要求的反馈,以便及时完善档案内容,使档案质量得到提高。在档案利用过程中,可以采用大数据挖掘技术对档案增减脉络进行反映,根据档案变更记录实现数据信息的合理分析,通过档案管理提供高质量的服务。

三、结语

缺乏对建筑工程档案管理工作价值的深入认识,将导致工程档案无法得到有效管理,继而无法为工程各环节管理工作的开展提供可靠数据支撑。因此,应充分认识档案管理在建筑工程管理工作中的重要地位,不断完善相关管理制度,推动档案管理信息化建设,加强档案全过程控制,确保档案质量得到强化,从而为工程的建设提供足够依据。

猜你喜欢
档案资料档案管理工程
《计算机辅助工程》征稿启事
(计算机辅助工程)征稿启事
展览档案资料的收集和归档探讨
关于企业档案管理体制改革的探讨
档案管理模式改革在医院档案管理中的运用
新形势下档案管理工作创新探析
地质档案资料的保密工作探析
高速透平真空泵工程应用
分析加强卫生院档案管理努力实现档案管理规范化
新时期地质档案资料修复保护面临的问题及对策