优化事业单位档案图书资料管理的措施探讨

宋辉

事业单位档案图书资料的优化管理对于事业单位的未来发展具有重要作用，可以为事业单位的发展提供参考依据，在新时代档案图书资料管理逐渐向电子化发展的过程中，图书资料的管理面临新的挑战，如何优化档案图书资料管理工作，提高图书档案管理的规范化和高效化，是事业单位档案管理需要解决的问题。

事业单位档案图书资料记录了事业单位的发展历程，对于事业单位的未来发展具有重要参考意义。要实现对事业单位档案图书资料的优化管理，满足事业单位对图书资料使用、保存和管理的需求，就要在事业单位转型阶段，改善事业单位档案图书资料管理工作方式，满足现代化发展需求，了解到当今事业单位对档案管理的需求，积极创新管理工作方式。

一、事业单位档案图书资料管理的现状

（一）缺乏完善的档案图书资料管理制度

事业单位缺乏科学完善的档案图书资料管理制度，档案图书资料管理不够规范化，缺乏规范管理的依据，导致收集、整理和归档工作不能及时进行，影响到档案图书资料管理的效果，部分事业单位存在档案管理制度，但是缺乏规范性和科学性，档案管理制度的执行力不足，导致执行效果不佳。

（二）缺乏计算机技术的应用

近年来计算机网络技术逐渐应用于档案管理领域，大大提高了档案管理的效率，但是在事业单位档案图书资料管理中，计算机技术还没有得到广泛的应用，许多档案图书资料的整理仍然采用人工方式，错误率较高，许多应用了计算机技术的事业单位档案管理机构的软硬件设施也比较简陋，设备陈旧，缺乏对档案图书资料的完善的保存设施，对于档案的收集、整理和保存工作都不利。

（三）档案管理人员缺乏一定的专业素养

由于许多事业单位对档案管理工作重视力度不足，档案管理工作的专业性不强，档案图书资料管理人员缺乏专业的管理素养，影响到档案管理技术水平，档案管理人员对于档案专业知识了解不深，工作态度不佳，档案管理效率下降，人员变动频繁，影响到档案图书资料管理的稳定性。

二、事业单位档案图书资料管理优化策略

（一）提高对档案图书资料管理的重视，完善档案图书资料管理制度

要优化事业单位档案图书资料管理制度，提高档案图书资料管理的高效化和科学化，就要提高对档案图书资料管理的重视，将档案图书资料管理列入事业单位的长远规划中去，明确由一名领导分管，责任到人的制度，针对性解决事业单位档案图书资料管理中遇到的问题。建立综合性档案管理机构，对于事业单位的各项档案资料进行统一管理，建立事业单位档案管理网络，将图书资料的收集、整理和归档都记入相关人员岗位责任制，并纳入考核中。形成单位实行予立卷制度，制定文件的保存范围和管理标准，全面优化档案管理各环节。做好图书资料借阅登记制度，资料出库入库都要进行登记，防止图书资料丢失。

（二）引进先进的档案管理制度和设备

随着计算机技术的高度发展，档案管理工作也逐渐开始使用信息技术来提高工作效率和减少错误率，现代化的档案管理制度可以减少员工工作量，应用信息化的档案管理方式，建立信息化的檔案管理模式，将计算机技术应用于事业单位档案图书资料管理制度中，引进先进的软硬件设施，改进工作方式，由人工操作向计算机操作，从而提升管理效率。在档案图书资料管理过程中，配备复印设备，利用计算机技术进行数据信息检索、查阅和分析，将图书资料电子化，从而提升图书资料利用率，提高档案管理工作效率。开展多项档案信息咨询服务，配合事业单位其它部门，开展档案管理优化宣传工作。

（三）提升档案图书资料管理人员工作水平

档案管理人员的专业素养对于事业单位档案图书资料管理工作具有严重影响，档案管理人员是事业单位档案图书资料管理优化工作的主体。事业单位要通过档案图书资料管理工作的实际需求配备专业人员，并使其具备专业的档案管理知识，全员都要经过档案专业培训和考核合格后才能上岗。档案管理人员要得到与其他部门人员相同的待遇，激励档案管理人员的积极性，减少消极怠工、错误率高的现象，提高档案管理人员的职业道德。定期做好管理人员的专业培训，使管理人员可以了解前沿管理技术，提升档案管理人员对计算机等设备的应用水平。

（四）建立良好的档案图书资料管理工作环境

由于事业单位对于图书资料的保存管理工作并不十分重视，导致图书资料在保存过程中经常出现丢失、损毁等等问题。要优化事业单位档案图书资料管理工作，就要建立环境优良的档案管理室，保证管理室干净整洁，建立专用的图书资料库房和阅览室，引进符合标准的档案装具和设备，并做好防火防盗工作，保证库房内合适的温度、湿度，减少阳光照射，安装消防设备，适当通风，并做到随时调节库房内环境。

三、结语

档案图书资料管理工作是事业单位档案管理中的重要内容，对于事业单位的未来发展具有重要意义，要优化事业单位档案图书资料管理工作，就要首先提高对档案图书资料管理的重视程度，完善档案管理机制，提高档案图书资料管理人员的专业技术水平，引进先进的软硬件设施，为事业单位档案图书资料管理人员提供优良的工作环境和氛围，从而促进事业单位当图书资料管理工作的优化。（作者单位：松原市教育局教育装备中心）