浅谈基层档案室资料归纳和利用

谢莉

（四川省隆昌市普润镇人民政府，四川隆昌 642150）

在档案的管理上存在档案的资源较多整理起来不容易，再加上随着社会的不断发展，对档案的使用率不断的提高的问题，所以加强对档案管理的建设显得十分重要。由于传统模式的档案管理与现代社会的发展模式不契合，使得档案在利用起来时不方便，为了实现更方便快捷的方式，就需要做好档案的现代化管理，使其发挥储存资料的作用，提升资料的使用程度和效率，该篇文章主要从以下几个方面浅谈了资料的归纳和整理工作。

1 增强档案储存人员的档案意识

提高档案的管理工作，需要提高管理人员的自身素质，更需要提高管理人员的知识储存量，提高知识水平，在此之外，档案管理人员也应提高思想道德素质，相关机构应加强对其思想道德的培养。通过教育或者培训等多种方式培养出不仅有职业技巧的工作人员，更有道德素养高水平高质量的工作人员。对于档案的储存人员来说，提高自身的安全意识以及道德素养是非常有必要的，只有将道德素质得到提高，才能有意识去加强对档案管理的保护以及储存，提高对档案管理工作的重视以及相关法律意识。

由此来看，想要提高档案的管理制度以及实现图书资料和提高档案资料管理的效率需要明确管理人员自身的责任，严格落实规章制度，做到定期进行员工考核，有利于加强档案的利用效率和提高档案管理的质量，使不同类型的档案资料进行整理时更加方便快捷，有助于实现的管理。从归档的工作到储存档案资源，从相关资源的使用到资源的毁灭报废有清楚明了的规定，这为相关单位在进行档案工作的开展时提供了有效的依据。

2 建立完善的管理制度，实现管理模式一体化

在实现档案管理一体化的过程中，建立比较完善的管理制度是非常有必要的，比如说，如果想要实现管理模式的规范化，那么就需要做到收集大量的资料以及相应的档案，了解档案管理的范畴，限制相应管理期限，与此同时，也需要在档案的日常管理工作中做到落实管理制度以及相应政策，通过工作人员管理不同的任务，明确自己本身的责任以及义务，并把这些责任和义务当作员工平时考核的基本标准，提高工作人员做事的效率和积极性，积极主动的配合档案部门的管理，完善档案管理和储存的相关制度，同时加强档案静态和动态的管理，不仅要在第一时间内找到档案的缺失，还要提高对档案资源的完整性。

对于有些机关单位来讲，由于自身比较特殊，因此在建立符合这些特殊单位的管理模式之前需要与相关单位的实际情况相符合，才能做到信息资源的一体化。除此之外，在档案资源的管理过程中，必须要提供准确的信息，这样才能使领导的判断提供可靠的依据，使判断最大程度上做到准确无误。对于档案资料和图书资料来说实现两者的一体化能促进当今现代化企业的管理，所以相关单位在建立档案室时，都着力于实现图书资料和档案资料的一体管理，这样既节省了人力和物力也很大程度上提高了工作管理效率，有助于实现企业的一体管理。

3 多种形式收集档案材料，加强信息管理

加强档案管理最终目标就是发挥它在社会中应有的作用，促进社会资源管理的发展，为社会增强经济利益。因此相关负责单位在进行档案资源的管理和储存时需要最大程度的开采有用的资源，使档案更便于企业单位的工作，尤其要提高工作人员管理档案和使用档案的能力，有效地为相关单位提供服务。当然，收集并且合理的利用反馈的信息可以更加准确的了解到档案资源所发挥的作用，也能总结出工作中存在的不足之处，信息反馈的收集不仅能够改正不足之处还能很快的提高工作的效率。

在进行工作时，由于服务对象的特点不同，也应就需要根据不同的服务对象准备就符合特点的资料，所以说资料存量的多少，价值的大小，能够直接的影响到现代化管理方式档案资料利用效率，为了从根本上确保档案是从源头收集的，相关企业做出不了很多相应措施，比如说多次修改归档的范畴，限制档案的保管期限等多种方法，这些方法有效的使管理更加合理，同时也使得资料的载体丰富多样，其保存形式除纸质之外，还包括照片、摄像、录影等其他形式。

4 在新局势下实现档案管理的现代化

实现档案管理现代化的前提不能只局限在设施工具是否现代化上，更应注重加强对技术的管理，只有这样才能更进一步的实现档案管理现代化。对于相关事业单位来讲，在它们的相关档案管理中最重要的以及最容易实现的目标就是实现管理水平的社会化，从而进一步实现管理方式的社会化，只有做到这些才能够适应当今快速发展的社会，促进档案管理工作的持续发展，实现基层档案的管理和储存。

在当今社会的发展过程中，做到档案管理的现代化和社会化的必须条件就是实现设备的完整化，除此之外，实现档案管理的现代化就需要保证工作人员在工作时应保持谨慎的态度，确保工作完成的规范化。在档案工作加强时，应加强档案管理的组织方式和格式的管理方式，加强对分类规则的彻底落实，做好对文献的管理。

5 加强对档案管理人员计算机知识的培养

实施现代化的归档管理方案就需要加强员工对计算机知识的理解，如果缺乏现代化的计算机，缺乏对计算机知识具有了解的工作人员，那么将来档案管理的发展是非常艰难的，这就体现了掌握计算机知识的重要性，因此相关企业应意识到这一点并加强对员工计算机知识的培养。当然掌握计算机知识之后要学会将其运用到档案管理中去，这样不仅能够提高档案管理人员的工作效率，还能够提高计算机的操作技能和掌握程度，便于以后再遇到现代化档案管理时能够及时应对。通过对工作人员培训力度的不断提高，实现档案电子化管理，培养具有专业素质的档案管理人员。总而言之，如果想要实现基层档案资料的管理和归纳就需要发挥工作人员的积极性，加强对相关人员电脑技术的培养，及时发现人才，创造人才，培养人才，建设人才不断壮大档案管理人员的人员数量，提高管理人员的技术水平，培养管理人员的综合素质。

6 加快数据化准备，推动档案储存

在保证档案管理的工作中计算机数据的准备是一个浩大的工程，显得尤为重要，特别是对于建馆时间较长的档案管理所来说由于档案数量较多，如果没有一套规范合理的制度那么将会由数据缺乏而导致。档案管理所在进行工作时由于十分复杂而降低工作效率甚至无法进行。因此在工作中需要分清孰重孰轻工作特点进行，这样会使档案录入的效率得到提高，更能更加完善有效的录入信息。档案管理的一个目标就是实现档案为社会所使用，而采用计算机这种现代化的方式是为了使录入档案时更加快速便捷，提高档案的利用效率。在管理综合性的档案时，就需要根据档案中各个部分的价值大小以及利用程度进行依次整理，对于利用程度较高的部分采取优先整理的方式，这样既可以加快档案整理的速度，也可以更加清晰明了的了解到整个档案的组成部分，提高社会利用效率。

采用分级整理的方式，也可以提高数据的准备效率。比如说，在进行著录时，可以将档案分为三个方面，依次对其进行整理。对于档案中反映问题比较单调，参考价值不高的档案进行案卷著录，对于那些参考价值重要且能够从多个角度反映某个问题的档案进行文件著录。这样做不仅能够更加清晰明了从多个层次反映问题，还能更加有效地揭示档案资料的主题内容，既节约了时间成本，又提高了工作效率。对于那些档案层次较为清楚明了的案卷可以直接在目录上进行标注，而对于一些特殊格式的档案可以直接利用计算机的计算成句，将人民地址直接录入，然后再用计算机统一给出分类符号，这样既能有效的保持其原有的基础还能够提高档案的录入速度，减少一些不必要的麻烦。

7 结语

在当今信息发展如此快速的社会当中，档案资料发挥着越来越重要的作用，因此如何管理好档案以及做好档案的归纳和利用工作非常重要，这就需要相关档案管理部门做到建立法律法规，建设较为完善的制度，同时管理人员也应提高自身素质，提升档案管理的安全意识，由于当前处在现代化的档案管理模式中，因此计算机数据发挥着重要的作用，加强对计算机技术的培养也是相关部门应该要求工作人员所必备的技能之一，通过从多个方面入手来实现档案管理的合理化与现代社会的发展模式相融合，从而进一步发挥档案资料的作用，该篇文章主要通过研究相关措施为技术人员以及档案管理人员提供了可以借鉴的方式，这不仅有利于我国档案管理的发展，也有利于提高资源的利用率。在以后的发展中也应注重培养人才，发现人才，吸引人才，使档案信息服务的队伍逐渐强大起来。