学校会计档案管理工作探析

张庆祖

摘 要：会计档案作为会计工作的最后一个环节，会计档案管理直接关系到对经济活动的准确把握。在文中从学校实际情况出发，对学校会计档案管理工作的开展进行了探讨。

关键词：会计档案;档案管理;经济活动

会计档案是会计工作最后一个环节。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解学校经济业务的来龙去脉;可以检查一个学校是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供真实可靠的依据。

当前，随着教育改革的不断深化及评估工作的深入开展，会计档案也是披露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据;利用会计档案提供的过去经济活动的资料，有助于各学校进行经济前景的预测;进行经营决策，编制财务，成本计划; 利用会计档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留的经济事务提供依据。

1 加强学校会计档案管理工作的必要性

会计档案工作是中小学档案管理的重要部分，关系到学校教育教学的发展，跟教职工利益有着密切关系。

1.1 为教育教学管理提供参考

学校会计档案记录着学校所有投入、支出、发展、变化、成果的全过程，同时贯穿于学校教育教学工作及其组织管理的各个方面，记述和反映了学校教学管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源，而会计档案中有很大一部分是记录和保存学校教育教学经验和成果的过程，反映了学校总体的教育教学管理投资费用。因为会计档案里记录着最原始的上级各级部门对学校基本建设、老师奖励、学生奖励、学校教学研究的投入等等。

1.2 为人力资源建设提供可靠信息

会计档案信息资料包括师生产生的经费及经费使用活动的全过程。

会计档案中的工资表：记录着所有的老师的调入、调出、离职、转正定级、退休等的工资及保险人事档案;会计档案管理也准确记录职工的收支情况，为树立廉政工作形象提供了依据。年终奖的多少等等，反映了所有的教职工个人在单位全面工作业绩。

会计档案中的差旅费及培训费：反映了老师什么时间参加培训、什么时间获奖，什么时间进行再教育的。

学生的学费缴纳，反映学生入学记录;贫困生资助反映了学生家庭经济状况;学校各种奖学金反映学生在学校的学习状况及学校对品德兼学生的激励机制。

1.3 为行政事业单位内部控制提供了重要的监督检查依据，同时是为学校提供了完整的制度执行过程和原始材料

年度终了，行政事业单位要按照有关要求，填报本单位当年内部控制建设工作的实际情况及取得的成效。会计档案是内部控制工作事实的相关材料的重要依据支撑。

学校经费报销手续的规范化为单位内部控制制度提供了重要原始材料依据。

“三公经费”报销附相关文件扣批复;为学校公开考核及树立廉政工作形象提供大力支持，完善的会计档案管理能让学校的经费开支变得更加合理，有理有据。

各类基建维修工程费用报销必须有先立项，后开工相关批复;先审计，后付清账款的相关材料;财务报销时所有立项、招投书、合同资料、审计报告为以后的检查、维护、管理、使用、改建和扩建的提供了原始依据，也能防止公费挪用的情况的发生，也能提高审查部门的工作效率。

设备购置采用先申请审批后政府采购。固定资产的购置、验收、领用、报废等会计室都有原始记录，为学校管理财产提供了重要依据。

2 学校会计档案管理工作，学校重视不够

学校会计档案是会计工作最后一个环节，基本上都是主办会计兼职承担，对于学校会计档案管理工作而言，学校要想提高会计档案管理质量和效益，就必须注重会计档案管理人才的培养。

首先，要强化现有会计档案管理人员的教育，提高他们的专业能力和水平，不仅要注重会计专业在知识的教育，同时还要提高他们的档案管理能力和计算机操作能力;

其次，要有专业档案管理方面知识培训，要不断提醒他们学习新知识，要全心全意地投入到会计档案管理工作中去。

当前学校会计档案管理工作来看，学校领导及财务部门对会计档案管理不重视，没有将会计档案管理纳入到日常管理中来，进而造成会计档案管理工作处于无序状态;另一方面，学校没有指定相对应的会计档案管理制度。

要强化会计档案管理人员的安全意识，将一些常见的安全问题告知档案管理人员，进而更好地开展会计档案工作。

3 学校会计档案管理工作的强化措施

3.1 提升会计档案管理人员综合素养

會计档案管理是一项专业性较强且颇具复杂性的工作，因而对管理人员的专业能力培养也就显得十分重要。会计档案管理人员须跟进现代化的管理理念，、端正态度。重视对他们会计档案专业知识和技术能力的培养，如聘请高校的档案管理学教授，来进行理论知识的讲解;组织参加档案管理系统和档案系统的专业培训，培养工作人员先进的管理理念，增强档案管理业务技能。

3.2 规范管理工作，健全会计档案管理体系

实用的会计档案管理的规章制定，是会计档案管理的前提条件，因此在会计档案管理过程中，应该不断健全会计档案管理的规章制度，并制定严格地会计档案保密制度、会计档案借阅制度以及保证文件材料归档完整、准确制度;建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

3.3 会计档案管理信息化建设

随着现代信息技术的发展，会计档案管理信息化已经成为必然趋势，会计档案信息化建设是当前会计档案管理工作中的重要一部分，现代化信息技术在会计档案管理中应用是实现会计档案现代化管理的重要标志之一。会计档案管理信息化为后期的会计档案利用与资源开发奠定了基础。会计档案信息化建设的逐步开展，不仅是学校经济活动的记录完整，也是提升了会计档案自身的档案管理发展水平，还会为社会提供人力资源信息保障。

全方面提高会计档案管理人员综合素养，才能进一步提高会计档案质量内涵，全面提升会计信息数据的科学性，准确性，最大化发挥出会计档案管理的在事业单位的重要作用，让事业单位能够对今后的发展，人员的管制有一个清晰的定位并不断取得发展。

参考文献

[1]图雅.新形势下会计档案管理存在的问题及改善措施[J].办公室业务，2018（24）：128.

[2]赵军莉.高校会计档案信息化管理[J].兰台内外，2018（10）：55.