谈企业档案管理工作存在的问题及创新思路

孟健健

摘 要：档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，是一项基础性的工作。在企业生产、经营、建设过程中会产生诸多档案信息，档案管理人员应对各类档案信息实施有效管理，为企业的生产、经营、建设等提供有效参考依据。现阶段，随着档案事业的不断发展，企业档案管理工作水平得以提升，但是仍然还面临着一些问题。基于此，应对新时期企业档案管理工作面临的形势和任务进行综合分析，同时制定有效措施，以推进新时期企业档案管理工作创新发展。

关键词：企业档案;存在问题;创新思路

1 引言

在档案管理过程中，由于受到多方面因素的影响，或多或少还存在一些问题，包括档案专业人才缺乏，档案人员整体素质有待提高;档案管理制度不健全;收集、整理、归档等基础业务性工作不规范等。这些问题不仅会影响到档案管理效果，还会影响企业的生产、建设水平。这就需要档案工作者对新时期企业档案管理工作实施有效分析，并从档案的收集、整理、组卷等基础性工作出发，积极优化档案管理模式，提升档案管理水平，为企业的生产、经营、基本建设等提供可靠依据。

2 企业档案工作面临的问题

2.1 专业人才缺乏，人员素质有待提高

俗话说“铁打的营盘流水的兵”，这句话如今经常被用在了档案工作上，来形容人员的流动性。档案部门被称为“清水衙门”，档案人员的职级待遇普遍较低，从而导致人才的流失。从档案人员来源分布上看，有体弱多病型、有养老型、还有打擦边球型。有的做一天和尚撞一天钟，业务生疏，不熟悉馆藏，抵触学习和了解新事物，缺乏责任感和使命感，充当着“仓库保管员”的角色，企业管理的整体水平就会滞后。因此，档案管理人员素质的高低，对于企业档案管理工作整体效能的发挥起着举足轻重的作用。

2.2 管理制度不健全

俗话说，无规矩不成方圆。没有制度的约束，企业就如同一盘散沙。文件的归档范围、时间、分类、整理规则;库房的管理、温湿度控制标准;企业档案突发事件的应急预案;档案岗位工作程序、职责及奖惩;档案的鉴定与销毁;电子文件及特殊载体档案管理等，这些档案管理的基础性工作，都需要制度的刚性约束。

2.3 业务基础性工作不规范

笔者在对有些企业进行业务检查时，发现有些企业对档案工作不重视，档案基础性的工作没有进行规范化的操作。如文件材料收集不齐全，造成这种现象的根本原因是档案人员业务不精通，对于哪些文件需要归档，哪些文件只是做资料保存，一头雾水。档案人员对收集来的文件，没有进行细致地检查就存档，有用圆珠笔书写的文件材料、有用热敏纸的传真件、还有的文件材料金属物都没有拆除;卷内文件的排列顺序混乱，收发文处理单装订顺序不正确等。同时还存在着档案管理经费少，设施落后，信息化水平低的现象。如果在档案管理工作这些最基础的环节上出现问题，将会导致企业档案资源无法实现其价值。

3 推动企业档案创新发展的对策和措施

3.1 提升档案管理人员素质，激发创新潜质

首先企业要将那些政治素养高，爱岗敬业，有奉献精神的人员充实到档案队伍中。要关心爱护档案人员，调动起档案人员的工作积极性。要为他们的成才搭建学习和提升的平台，多层次、全方位加强对档案管理人员的档案理论知识与信息化技术培训，让他们能够学到本行业的新技术，不断更新他们的知识结构，提高档案人员的整体素质和专业技能。同时，要建立合理的人才考核激励机制，激发档案人员的创新精神，发挥工匠精神，使其各尽其能、各展其长。档案人员要动脑筋、想办法，改变旧的“重藏轻用”的观念，用主动超前的服务，为企业专业人员、为社会公众服务，如利用馆藏档案编研企业史志、举办照片展、企业文化展等，营造全员走进档案、关注档案、理解档案、支持档案的良好氛围，同时，可以增强企业员工爱企如家的意识。

3.2 建立健全完善的制度体系，实现管理制度创新

建立健全档案管理制度是提高档案管理水平的重要保障。档案部门要结合本企业发展的特点，制定科学、合理的规章制度。要将档案工作纳入企业的年度工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制和岗位责任制，要实行统一领导、统一机构、统一制度、统一监督。档案人员要按照标准化的制度要求及时、准确、完整的进行归档工作，遵循“门类齐全、材料完整、手續完备、应收尽收、应归尽归”的原则，使档案管理工作真正做到有章可循、有据可查。同时，应对传统的管理方式进行创新性变革，将管理方法与管理流程进行对应，使各个环节相互牵制，相互呼应，提升档案管理的严肃性和可操作性，真正实现企业档案的标准化、规范化管理。

3.3 建立高效的档案管理网络，推动档案数字化建设

随着数字化技术和网络技术的迅速发展和成熟应用，电子文件大量出现，推进档案数字化建设，是时代发展的迫切需要。企业档案管理工作要跟上时代发展的步伐，将档案信息管理的事后模式，提升为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分发挥档案信息资源在企业活动中应有的支柱性作用。档案数字化建设是一项庞大的系统工程，需要进行统筹规划，加大资金的投入，选择档案数字化最优方案，包括最优化的工作流程，最合理的数字化信息存储格式，以及先进、高效、经济的数字化加工设备，通过计算机技术、网络技术、多媒体技术，构建综合完整的档案数据库。同时，还应完善网络平台，实现档案信息资源的有效共享，使档案提供利用更加安全、高效，可以减少利用者对档案原件的直接接触，尤其是对于那些历史久远而珍贵的档案资料可以降低档案被损坏的风险。同时，通过目录查询、关键字检索、全文检索等多种方式快速准确地查找到所需档案，极大限度地节约人力、物力、财力，提高工作的质量、效率和查档人员的满意度，更好地发挥和提升档案工作在信息化时代背景下的作用和地位，从而推动企业档案数字化建设的进程。

4 结语

综上所述，新时期，企业档案管理部门要寻找创新档案工作的思路和方法，完善档案管理制度体系，积极提升档案管理人员的综合素质，提高业务能力，增强档案人员的责任感和使命感。充分发挥企业档案信息化的整体优势，并积极探索和体现观念、制度、管理的创新，开创新时期企业档案管理工作新局面，促进企业发展进入快车道，从而不断提升企业的综合竞争力和影响力。

参考文献

[1]王淑芬.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2016，3（22）：134-136.