高校档案管理信息化建设的现状与对策

徐香郧

摘 要：当前社会信息化技术的不断进步，为高校档案工作信息化管理提供了必要的背景和技术手段。然而因管理理念、人才缺乏、设施落后、制度缺乏、标准不一，高校档案管理工作仍是各自为政。本文拟研究和分析高校档案管理的现状，提出对策，以推动档案管理工作信息化的发展。

关键词：高校档案; 信息化; 建设; 现状; 对策

中图分类号：G270.7                文献标识码：A  文章编号：1006-3315（2019）8-154-001

1.信息化背景下高校档案管理的意义和作用

信息化是一场革命，是互联网新技术+几乎所有领域。高校作为引领社会前进的阵地，实现档案管理的信息化有着十分重要的意义和作用。

1.1信息化管理体现了高校管理工作的与时俱进

高校是信息技术的积极应用者和受益者，信息化极大提升了学校的工作效率。档案工作是高校日常管理工作中非常重要的一部分。档案管理的信息化建设体现了管理工作的发展与时代同步。

1.2信息化管理能涵盖更丰富、更多种类的信息

当前，高校档案的种类越来越多，由单一的纸质档案，逐渐发展成图片、磁盘、音像、移动硬盘、云空间等多种载体，载体的容量也不断增加，所以高校档案的信息化管理对于储存更多种类、更大的信息内容是十分有利和必要的。

1.3信息化使档案的管理和使用更为高效

在信息化普遍应用之前，高校档案采取传统的管理方式，检索局限性大，效率低。相比之下，信息化管理能快速对数据进行储存、传输、检索及共享，省时省力，方便高效。

2.当前高校档案管理信息化的现状

在档案信息化潮流的推动下，各高校档案管理信息化建设取得了一定成效。但其发展还不成熟、不完善，面临着一系列的问题。

2.1档案管理信息化系统统一管理不够

一些高校在学校信息化建设上力度很大，但是在档案管理上没有信息化工作机制、制度，没有统一标准和系统部署，存在各个业务部门各自为政的现象，导致相关资料数据不一致。

2.2档案管理人员业务素质不高

当前高校档案管理缺乏既懂档案管理知识、又具备信息化技术的人才。其中具有研究生以上学历的专业人员凤毛麟角，档案管理大部分仍然以手工操作为主，对现代化信息管理知之甚少，培训也不足。

2.3基础设施缺乏，建设费用不足

不少高校在学校信息化方面投入较大，但在档案信息化管理中投入资金不足，导致档案管理仍然以传统纸质管理为主，信息化设备设施陈旧、落后，降低了档案管理和利用的效果。

2.4档案信息化资源分散，保障体系不健全

由于档案信息化管理缺乏完善、健全的保障体系，导致一部分信息在使用的过程中出现泄漏的现象。如一些高校出现教师和学生信息泄密等现象，对高校造成安全风险和不良社会影响。

3.提高档案信息化管理的对策

针对上述问题，提高档案信息化管理水平，主要从革新观念、建设队伍、加大投入、建立制度上努力。

3.1革新观念，提高认识

只有領导层面真正改变观念，充分认识到信息化时代发展的趋势，信息传播的意义，档案使用的价值，高度重视档案信息化管理，把档案信息化建设纳入学校的日常工作中，提供人才、资金和制度保障，才能有效推动档案信息化建设工作。

3.2建设专业的高素质档案管理人才队伍

要把改进档案管理工作作为建设高水平大学的不可缺失的工作任务，加大人才队伍的建设培养。一是真正引进高素质的专业人才，作为新时期档案管理工作的领头人;二是加强对相关人员的业务培训，提高业务能力和素质。

3.3加大资金投入，健全基础设施

档案信息化管理要走向规范化，必须加强基础设施的建设。因此，高校要不断加大对高校档案信息化建设资金的投入力度，更新管理设备，完善档案管理基础设施。要建设独立的档案馆所，设置局域网自动管理模式，方便工作人员对档案进行编目、整理。查询者可以通过局域网检索，快捷查找使用信息资源。

3.4建立档案管理信息化的相关制度、机制和标准

一是要建立档案管理信息化工作领导机制，实现统一领导部署;二是建立档案信息化有关制度标准，明确档案信息收集的种类内容，整合资源，统一标准，实现资源的有效集合、管理和使用。三是建立安全保障制度和技术手段，保证档案信息的安全性。

在信息时代大潮下，信息化建设是衡量高校现代化的重要指标。信息化建设中档案信息化建设不可缺失。而档案信息化建设是不能够一蹴而就的，需要高校不断加大信息化建设人力、物力的投入，并提供制度机制保障，才能真正取得成效。鉴于当前高校档案管理信息化建设中存在的种种问题，本文因此提出一些建议，是为高校档案信息化建设提供思考。

参考文献：

[1]赵丹.浅谈高校档案管理信息化建设[J]中国管理信息化，2018（22）

[2]王海珍.高校档案管理信息化建设的问题与对策[J]办公室业务，2018（19）

[3]陈健民.基于信息化时代背景下的高校档案管理工作研究[J]济南职业学院学报，2017（05）