计算机技术在办公自动化中的应用分析

李莉 王灿灿

摘 要：当今信息技术与科技手段日益进步，人们相应的也对计算机技术有了更高的需求，办公自动化越来越成为目前很多单位普遍使用的办公方式，它的应用在带来及时准确信息的同时也极大的提高了办公效率和速度。

关键词：计算机；办公自动化

1 引言

办公自动化是指利用先进的科学技术方法，比如计算机技术等，基于以人机信息服务为目的的处理系统，实现自动化办公。这种办公模式能充分利用各种信息资源，加快办公速度，提高工作效率，获得最佳的工作效果。目前的办公自动化系统是以计算机系统为核心，集文本处理、数据收集、音频整合等为一体，正朝着网络化、数字化、无纸化、智能化方向发展。从某种程度上来说，它也是一种多媒体技术，由通信技术、计算机技术、视听技术与产品的开发结合而成，毫无疑问，计算机技术的发展与应用水平也会随之得以扩展。

2 办公自动化概述

办公自动化是一种把现代化办公和计算机技术相结合的办公方式。传统办公靠人力和传统交通工具完成，把各类新技术、设备与传统办公方式相结合，即办公自动化。

3 计算机技术应用现状

3.1 计算机的现状

当今的世界已经离不开信息技术，也离不开计算机的强大功能，他们使我们的生产与生活得以便利化、多样化，而且开始逐渐运用在我们的日常生活之中。随着人们需求的日益广泛，计算机技术的发展也日新月异，网络系统开始智能化，操作系统也逐渐化繁为简，不仅如此，其性能也不断优化，应用程序的开发呈多样化的趋势，这些都使得计算机越来越流行。总之，计算机技术的不断完善与发展，进一步促进了其在办公自动化中的应用。

3.2 员工的整体水平不高

虽然办公自动化的发展更新速度日益加快，但现在的一个问题是参与办公的员工并不能很好的掌握计算机技术，这样会导致无法充分利用计算机的相关功能，甚至还可能增加员工的工作量，降低其工作效率。除此之外，员工操作的不规范还有可能导致单位私密数据的泄露，造成经济亏损，影响其长远发展，因此员工的计算机素养对于实现办公自动化至关重要。

3.3 办公管理水平不够

单位要有好的发展前景，需要实现办公自动化，而且这方面相应的技术也得到了迅速的发展，但是目前并不能有效、合理地管理计算机，因而无法充分实现办公自动化系统的所有功能，相关的应用程序也得不到有效的控制，在某种程度上来说，也是计算机技术的浪费。因此，如何提高办公管理水平，充分利用计算机自动化的特点，是目前需要解决的重要问题之一。

4 计算机技术在办公自动化中的应用价值

4.1 拓宽办公区域范围，改善办公环境

与传统办公方式相比，计算机技术在现代办公中的应用将会引起相关领域的巨大变革。计算机网络覆盖面之广，使得不同地区乃至全球各地之间的人民都能实现信息的交互，也令办公人员摆脱了之前埋头苦干的单一工作方式，取而代之的是借助计算机技术而实现彼此之间的沟通协作，多样化便利化水平都得以提高，极大的提升了工作效率。同时，计算机技术的出现促进了不同行业、不同领域之间的合作交流，成为其连接枢纽。随着科技的进步，信息化社会的到来，计算机技术在单位办公中的应用势必将成为不可逆转的时代潮流。

4.2 降低管理成本，改善工作效率

除此之外，办公自动化系统的应用还能大大减少单位的运营成本，节省不少的人力、物力、财力。先总结其主要优点：首先，它能缩减办公所需的材料，减少办公开销；其次，它能简化办公流程，提高工作效率；而且它还能够降低管理成本投入，比如能够缩减部分办公人员，在降低用人成本的同时，提升办公效率及办公收益。现以惠普（中国）公司及美国微软公司为例进行说明，惠普公司在借助计算机技术进行办公自动化管理后，在办公经费上相比之前降低了1/3；相应的，美国微软公司每年则节省了约4000万美元，同时还发现在应用该系统后，人际事务处理时间明显降低。以上充分说明，计算机技术在办公自动化中的应用可以有效降低管理成本，改善工作效率，从而促进实现更好的发展。

4.3 调动单位个体创造力，促进单位发展

计算机技术在办公自动化系统中的引入，还能规范自身的管理，使办公灵活化自由化，也促进了员工之间以及各部门之间的协调性，使得原本枯燥繁杂的办公生活变得活泼轻松了许多，从而调动单位个体创造力，促进单位发展。毕竟创造力、创新水平是一个能否实现长远发展的关键因素，不过计算机技术的引入，也在一定程度上对于办公人员的专业素养提出了更高层次的要求，在办公自动化管理中，需要每一位办公人员的自觉参与，积极主动的为之贡献自身的力量，不然单位将在这偌大的市场中毫无竞争力可言。总之，办公自动化管理中计算机技术的引入，在调动办公人员创造力的同时也对其提出了严格的要求，也促使单位朝着更加健康有序的方向发展。

5 具体应用措施

5.1 信息发布平台的完善

网络信息平臺一大优势就是能在办公自动化中实现及时的信息共享，无论是人和人、信息和信息间互动交流通过网络予以实现，通过网络信息平台的建立，不仅能实现内部的及时沟通协调，还可以有效避免沟通中的口误。而且，由于网络通信具有性能强大的收集、分享、交流、流通等特点，在此基础上建立的网络信息平台也会同时拥有这些特点，而具有简化工作流程、有效利用办公数据的作用，从而便利单位、客户、政府之间的交流，从而推动网络信息平台的建立。

5.2 远距离信息传输

在远距离信息传输方面上，现在办公自动化系统主要依靠BWV软件。通过安装该类软件，再根据不同实际，比如在网络出现连接不畅状况下使用传真机，从而实现传真收发及文字的转换，这将在办公中大大节省时间，从而提高工作效率及工作质量。

5.3 利用计算机的多方面功能完成办公自动化工作

计算机技术是一个大范围，其包含种类繁多的各种不同功能，可由于自动化办公的不同方面，为其提供更全面的服务，从而相应提高办公效率。比如，图片处理功能能够在一些非常规性照片的使用权限上做一些调整；而其文字处理功能则能对文档，比如档案等进行及时的分类、编排、阅读及印发等，相比传统办公而言大大节省了时间；至于其电话会议功能，则能使不同地区的办公人员在无法到场参加会议的情况下，保证会议的正常进行，实现重要会议的顺利召开，从而确保单位的健康长远发展。总之，就是要充分利用计算机的多方面功能完成办公的自动化工作。

6 结语

近年来，随着当今信息技术与科技手段日益进步，各行业所要处理事情、单位内办公人员所要搜集和处理信息不断增加，传统办公方式已无法满足现代发展的需要，在这种时代发展的背景之下，办公自动化产生了。计算机技术发展也为办公自动化打下基础，文字图像处理、数据整合、网络技术等在自动化，定量和不定量和办公中资料处理等方面均发挥着重要作用，基于此，才能得出需要的资料，提高了办公人员处理相关信息的能力，保证了其工作质量及效果。在一定程度上也促进了社会经济、社会科技的发展步伐，促使计算机技术朝着更精准的方向发展，进而实现单位的健康长远发展。

参考文献：

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