数字化技术在社保档案管理中的应用分析

摘 要：数字化技术在我国社保档案管理工作中已得到广泛应用，它不仅能提高我国社保档案管理工作效率和准确性，还有利于减轻档案管理工作人员的工作负担和任务，为此，本文主要分析了数字化技术在社保档案管理中的具体应用，以更好促进社保档案管理工作开展。

关键词：社保;档案管理;数字化技术;应用

一、 数字化技术在社保档案管理中应用优势

（一）预测征管信息

在社保档案管理中应用数字化技术能够预测征管信息，发挥出数字化技术的应用意义，由于社保档案管理范围较为广泛，如文书类、业务类，社保档案管理人员在应用传统方法征管信息时，无法预测参保人员的信息，难以制定科学的工作计划，极容易出现工作疏漏。但应用数字化技术预测征管信息时，系统能够形成完善的数字档案，档案管理人员能够根据这一信息预测各地区的工作情况，以便之后的信息补充工作。并且社保档案管理人员在应用数字化技术时，能够快速的了解各部分信息整理情况，为之后的工作奠定良好的基础。

（二）完善内控管理

数字化技术应用到社保档案管理中，能够具有完善内控管理的优势，社保档案数字化系统中包含大量内容，如：经办人员信息、审批人员信息等，可以从数字化系统中了解各项业务的详细信息，这一部分信息为内控管理提供了重要信息。在内控管理中，社保档案管控人员可以在内控系统中检查工作，发挥出监督管理的意义。另外，档案管理人员通过这样方式管理，工作人员能够在工作中形成自我管理意识，达到完善内控管理的实际意义。

二、 社保档案管理中数字化技术的应用分析

（一）优化档案管理规范性

为了在社保档案管理工作中合理应用数字化技术，可以优化档案管理规范性，以达到提高社保档案管理质量的目的，具体可以从以下两个方面进行分析。第一，为了约束社保档案管理工作人员的工作方式，避免出现档案管理工作疏漏问题，进而管理者可以构建完善的监督管理机制，但由于监督管理机制的管理范围较广，需要先总结整理现阶段管理制度中存在的问题，之后进行管理制度调整。例如：管理人员可以在单位中设置意见箱，员工可以向管理者提出意见，帮助管理者了解管理制度中的不足。另外在档案管理中，管理者可以还可以设置奖惩制度，一旦在内控管理工作中发现工作疏漏，能够快速对其处罚。但由于这部分数据量较大，难以做到全面性管理，为了提高工作的规范性，可以在应用数字化技术时优化工作流程，避免出现工作流程重复的问题。第二，在优化档案管理规范性时，需要合理制定业务系统、办公系統、财务系统等，并加强各系统之间的联系性，发挥出数字化技术的应用意义。例如：管理人员需要先明确各个系统之间的联系性，在应用之前为员工讲解系统应用方法，达到提高规范性的目的。

（二）提高管理人员的综合能力

社保档案管理中应用数字化技术时，社保管理人员的综合能力直接影响档案管理质量，具体可以通过以下几个方面来了解。为了推进社保档案管理工作进一步发展，需要定期开展培训工作，优化整体社保档案管理团队的综合能力。例如：管理人员可以聘请数字化档案管理专家，为员工讲解数字化技术的应用方式。但在这一过程中，为了避免员工出现不重视培训工作的问题，可以在培训前、培训中、培训后考察员工的数字化技术能力，达到提高员工学习积极性的目的，为之后的社保档案管理工作开展奠定良好的基础。第二，为了达到优化整体档案管理团队的目的，可以应用淘汰机制，将考核成绩综合到一起，定期淘汰掉成绩最末的社保档案管理员，保障社保档案管理工作能够稳定运行，达到满足数字化技术发展的目的。另外，在提高管理人员综合能力时，管理者可以设置互帮互助小组，例如：管理人员可以将档案管理人员分为几个小组，引导其学习数字化技术专业知识，提高社保人员的综合能力，为之后的社保档案信息化管理工作发展奠定良好的基础。

（三）加强数字文件整理

数字文件整理能够提高社保档案管理效率，为了达到这一目的，需要合理应用数字化技术。第一，社保档案管理工作受到传统方法的影响，存在大量纸质、照片、录像等文件，为了提高档案信息化整理的效率，需要管理者组织开展数字文件整理工作。例如：合理应用扫描法进行信息整理，按照类别进行信息录入，达到推进档案电子化整理效率的目的。但在这一过程中，为了提高信息整理质量，需要管理者明确数字文件整理的标准，并在这一过程中严格把控数字文件质量，避免出现二次整理的现象，达到加快数字档案建设效率的目的。第二，在进行数字文件整理时，为了发挥出数字化技术的应用意义，管理者可以先聘请信息技术专家，按照社保档案管理形式设置信息录入系统，保障各个类别的资料都能够得到准确的收集，发挥出社保档案管理的实际意义，并且为社保档案信息查找奠定良好的基础。

三、 结束语

综上所述，在社保档案管理中应用数字化技术时，为了提高档案整理效率，需要管理者先了解现阶段社保档案管理中存在的问题，之后将数字化技术融入管理工作中，又针对性的进行管理方式调整，发挥出数字化技术的实际意义。另外，为了发挥出数字化技术的应用意义，社保档案管理人员需要形式自主学习意识，积极进行数字文件整理工作，将档案信息整理到信息化的系统中，推进社保档案管理工作运行发展。

参考文献：

[1]张孟瑀.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].劳动保障世界，2016（6）：55.

[2]王旭.数字化技术在社保档案管理中的主要应用[J].民营科技，2016（1）：142.

作者简介：郑艳玲，唐山市曹妃甸区人力资源和社会保障局。