浅谈国有企业办文工作

钟磊

摘要：本文围绕国有企业办文工作，根据作者的工作实践与思考，提出做好办文工作要把好审查关三要素，提写拟办意见的两种类型和两个要求，处理好质量和效率的关系。

关键词：国有企业;办文工作;提升;策略

做好国有企业办公室办文工作，对于提高企业工作的质量和效益有着十分重要的意义。现结合自己的工作经历，对提高国有企业办公室人员办文基本功，谈几点体会。

一、收文把关审核

工作中常收到一些传真或信函，正文标题是“关于举办某某管理能力提升培训班”之类的通知，落款单位为省字号的培训中心或专业委员会，请单位相关领导干部参加。文件格式规范，正文、附件齐备，印章清晰，但这类文件不该办。这里涉及原则和常识判断，一般须包括以下三个方面要素：

（1）文件渠道正常。一般公文由上级单位通过OA或公文流转形式下发。《党政机关公文处理工作条例》（下简称《条例》）规定：涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。其他渠道都是非正常渠道的非正常文件，不收。

（2）来文单位适格。一种情况是不具备发文资格的单位发了文件，比如上面提到的某某培训中心、专业委员会等，这种文件不办。第二种情况是越级行文。《条例》规定：一般不得越级行文，特殊情况越级行文，要抄送上级机关。

（3）行文规范。一是报告中不得夹带请示。例如下属企业向集团总部报送有关工作情况报告，目的却是要求保障经费投入，不辦。二是不得违反一文一事原则。例如某企业《关于××项目实施的请示》提出如下要求：1.请上级单位作为牵头单位;2.给予经费支持。这种文件无从下手，因为事务件和经费件呈批程序不同，附件材料也不同。如果同意项目实施，经费问题还要另外报件。三是不得直接给领导个人行文。邀请领导出席活动或提供经费支持，抬头不能写单位领导姓名。《条例》规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。

二、拟办意见的策略

拟办意见的目的有两个：一是节省领导批阅文件的时间，提高工作效率。二是发挥参谋助手作用，供领导决策参考。拟办意见质量高低充分体现了办文人员的政治理论水平、综合分析能力、文字表达能力。按照前人工作经验总结，拟办意见大体可分两类：

（1）“程序性拟办意见”。是指提出承办文件的主体、办理步骤和办理目标，呈领导审批同意后即交相关主体按照办理。这类拟办意见主要针对上级要求贯彻落实的文件、同级商请协助的文件和下级请求帮助的文件。这类拟办意见提写较简单，注意三点：一是分工准确。熟悉部门和下属企业的业务内容，精准布置工作，以免文件重办。二是综合平衡。综合考虑承办方实际状况，适当进行劳动量平衡，做到既讲原则又合情合理。三是注重反馈。领导重要批示拟办时写明几日内反馈情况，重大文件如中央、省市委政策指导性文件等，要写明于几月几日前报送贯彻落实情况。

（2）“结论性拟办意见”。是指综合考虑政策要求、文件背景和相关情况，提出解决问题的建议供领导决策参考。这类拟办意见实际上是辅助决策，是帮助领导作出判断，是发挥参谋助手作用的重要体现，要求办文人员经过认真调查研究和深入思考，在综合考虑政策法规、工作实际的基础上作出判断。提写过程中主要注意以下几点：一是读懂文件。首先弄清来文意图，是办事还是要钱，是依要求办事还是自主申请办事。其次要弄清来文陈述的理由，依要求办事是否属于刚性要求，自主办事理由是否充分。二是查找依据。是否有先例可循，是否有明文规定，有的还要附上必要的佐证材料，供领导参考。三是把握政策。要具有一定的政治敏感性，熟悉方针政策，把准上级精神，坚持原则，从全局出发准确判断事件性质。四是协商沟通。注意与来文单位、业务处室和相关部门多沟通，注意倾听和采纳各部门的意见。

三、提写拟办意见

拟办意见的提写主要有两个要求：

（1）简明扼要。为节省时间，提高工作效率，拟办意见必须简单明了、重点突出。如果拟办意见写得太长，领导看起来费力，还不如直接把文件送领导审阅。讲究遣词造句，通过提炼抓住要点的基础上用寥寥几句把事情表述清楚。

（2）微言大义。拟办人员责任重大，要有原则性判断，如果不符合政策要求的文件按常规办文导致审批通过，就会出现违背政策的重大错误。一是要具备较高的政治素质。政治上要敏锐，要坚持站在全局、大局角度来看问题，对待工作能从宏观上考虑，又能在微观上处理好。二是要具有较强的业务素质。文字表达准确、简捷、明了。同时，要加强提高综合协调能力的学习锻炼，培养把握全局、统筹各方的视野和本领，增强把原则性和灵活性结合起来协调关系、解决问题的能力，学会换位思考，站在领导的视角，谋全局，当高参，使自身工作与领导决策需求相符，形成上下同心合力推动工作的一体化格局。

办文工作要注重处理好质量和效率的关系，要注意摸索规律，对各类办文急缓程度做到心中有数，处理起来举重若轻，运用自如。总之，切不可因为时间要求比较急就粗心大意、应付了事。要处理好急和“静”的关系，在急中保持冷静，切忌忙中出错。此外，精简文件简报势在必行，即数量要减少、质量要提高。因为文件从扫描进网开始，拟办、审核，领导批示、办理、回复，最少要5、6个程序，涉及办事的请示、报告，就应该先沟通协商，具可办性才行文。