人才服务机构流动人员人事档案管理难点及对策

段冉

摘 要：结合流动人员人事档案管理的现状，梳理总结其中存在的档案管理机构不规范、人事档案作用弱化、档案材料收集困难、档案管理标准不统一、档案管理经费保障不足、档案信息化水平不高等困难和问题，探索改善流动人员人事档案管理工作的对策，为加强流动人员人事档案管理工作、促进人才的合理流动提供一点参考。

关键词：人才服务机构;流动人员;人事档案;难点;对策

人事档案是记录个人出生日期、教育培训、工作经历、职务任免、职称情况、奖励处罚、政治面貌、业务能力等情况的文件资料，是人力资源管理的重要工具，具有凭证、依据和参考的作用。在个人升学录取、职称申报、职务晋升、开具证明、缴纳社会保险、办理退休等情况下，都会用到人事档案。流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分，做好流动人员人事档案管理工作，对促进社会经济发展和人才合理流动具有重要的意义。

1 流动人员人事档案的范围

随着社会主义市场经济的发展和人事制度改革的不断深入，我国的流动人员数量逐渐增加， 流动频率不断加快，

流动人员人事档案管理随之应运而生。根据中共中央组织部、人力资源社会保障部、国家发展和改革委员会、财政局、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发﹝2014﹞90号）精神，流动人员人事档案具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案;与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案;未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;自由职业或灵活就业人员的档案;其他实行社会管理人员的档案。

2 现阶段流动人员人事档案管理难点

对于流动人员人事档案的有效管理能够促进人才在不同行业、不同地区时间实现合理流动，有利于社会资源的有效配置，解决流动人员的后顾之忧。但在实际工作中，由于流动人员数量多、流动性大等特殊性，流动人员人事档案管理面临着一些困难和问题，主要表现在：

2.1 档案管理机构不规范

在实际工作中，流动人员人事档案多头管理的现象依然存在，流动人员人事档案管理机构有县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构、经人力资源社会保障部门授权的单位，也有各行业成立的人力资源中心、部分私营人力资源机构。未经授权的档案管理机构管理混乱，标准不高，随意性大，扰乱了流动人员人事档案管理工作秩序，流动人员的利益无法保障。

2.2 人事档案作用弱化

流动人员多数在非公有制单位就业，处于人档分离的状态。在工作中，用人单位以工作能力决定员工岗位晋升和薪酬标准，在某种程度上使档案的作用弱化。流动人员对人事档案的作用缺乏了解，档案意识淡薄，对档案不够重视，认为档案可有可无。有的毕业后没有办理档案托管，将档案放在个人手中;有的将档案托管到人才服务机构后，再也不闻不问，联系方式变更，多年失去联系，弃档现象时有发生。

2.3 人事档案材料收集困难

流动人员人事档案管理机构以服务为主，对流动人员档案材料的主动归档难以形成约束。流动人员对新取得材料的归档工作也不够重视，普遍存在档案材料更新不及时的现象，该归档的材料未及时归档，造成档案材料不完整，缺乏连续性，很多人工作多年，档案信息未发生任何变化。在依据档案出具证明时，由于档案中没有相关记载，无法通过档案及时了解流动人员的学习、工作经历、现实表现等情况，对出具证明造成很大的困难。

2.4 人事档案管理标准不统一

流动人员人事档案管理未执行全国统一标准。如档案转递程序不统一，各人才服务机构对行政（工资）介绍信、档案工资材料、转正定级表、调整改派手续的要求不一致，导致流动人员档案转递尤其是跨地区流动时，经常会出现接收障碍的情况。对于档案转递的途径也不规范，档案转递时，有的人才服务机构不通过机要通道转递或专人送取，交由本人自行携带，容易造成档案丢失、损坏或违规拆封。

2.5 人事档案管理经费保障不足

自2015年起，取消了流动人员人事档案管理收费。要求各级公共就业和人才服务机构提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，各地将相关经费纳入同级财政预算。但在实际工作中，经费保障严重不足，尤其是一些县（区）级人才服务机构，有一些基本没有经费保障，难以满足日常工作的正常运转。

2.6 人事档案信息化水平不高

各人才服务机构的信息化程度进展不同步，有的省份信息化建设起步早，目前已推行全省统一的流动人员人事档案管理信息平台，实现了省内电子档案信息共享;有的省份部分地区完成流动人员人事档案信息化建设，但是省内未统一标准;还有的地区流动人员人事档案信息化建设工作仍未开展。人才服务机构信息化水平不高，大大影响了流动人员人事档案的服务水平，影响了人才流动的效率。

3 改善流動人员人事档案管理对策

建立健全流动人员人事档案管理体系，做好流动人员人事档案管理工作，有利于打破人才流动的瓶颈，解决流动人员的后顾之忧，为促进人才合理流动、更好地服务于经济社会发展大局做出积极贡献。主要做好以下六个方面工作：

3.1 进一步规范档案管理机构

按照规定，流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。对于违规管理流动人员人事档案的机构，有关部门要加大监督检查力度，维护流动人员人事档案管理工作秩序，保障流动人员的利益。

3.2 加大人事档案作用的宣传力度

即便在非公有制企业，也经常会遇到依据档案记载出具学习工作经历、亲属关系等相关证明的情况。入党、参军、公务员招录、出国（境）政审，都需要用到人事档案。因此，人才服务机构要加大对人事档案作用的宣传力度，使流动人员充分认识人事档案的重要性。

3.3 建立人事档案材料收集归档长效机制

档案信息更新不及时，档案就失去了凭证和参考的意义。无法从档案中及时了解个人的信息情况，人事档案的作用将大打折扣。因此，必须建立健全档案材料收集归档机制。一方面要加强与流动人员工作单位和相关部门的联系，及时收集有关材料;另一方面在流动人员办理档案托管手续时，签订协议，告知档案材料收集归档的范围和内容，提醒流动人员及时将新形成的档案材料归档，确保档案材料的完整齐全。在收集归档材料时，要根据有关规定认真进行鉴别，确保归档材料真实准确。

3.4 统一档案接收和转递标准

人才服务机构要严格执行关于流动人员人事档案管理的有关规定，接收档案时，对于明确取消的档案工资记载、转正定级手续、行政（工资）介绍信等不得再要求转出机构出具相关材料，畅通档案转递渠道。档案转递时，严格通过机要通信或专人送取方式进行转递，严禁个人自带档案，保障档案的安全。有关部门加强对档案转递环节的监督管理，建立投诉反馈机制，对于拒收符合规定的流动人员人事档案的机构要采取相应措施加以约束，为人才流动提供便利。

3.5 完善人事档案管理经费保障

流动人员人事档案取消收费后，公共人才服务机构完全依托财政经费保障开展工作，经费是否充足，直接影响到档案管理设备设施的配备和信息化建设，影响档案管理水平的高低。人才服务机构应积极加强与财政部门的沟通协调，将流动人员人事档案基本公共服务相关经费纳入同级财政保障，参考保管的档案数量等因素确定经费数额，保障流动人员人事档案管理工作正常运转。

3.6 提高人事檔案管理信息化水平

信息化是流动人员人事档案管理服务的重要手段和发展方向。有关部门应建立全国统一的流动人员人事档案基础信息数据库，构建全国通用的数字化档案标准体系。各人才服务机构要加快推进流动人员人事档案电子化、数字化工作，在各人才服务机构之间推行信息互通和数据衔接，实现信息异地查询、档案转递网上预审等服务，不断提高流动人员人事档案管理水平和服务效率。

参考文献

[1]中共中央组织部、人力资源社会保障部、国家发展和改革委员会、财政局、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）.

[2]王鲁花，韩春红.新时期流动人员人事档案管理的现状、问题及对策〔J〕.人力资源开发.2014，（16）：3-4.