基于信息化背景的报社文书档案管理分析

王娟

[摘 要]目前，各行各业都朝着信息化的方向发展，而作为报社发展中具有重要作用的文书档案管理工作，应该积极应用信息技术提升信息化水平，以此来提升自身的管理效率，充分发挥文书档案的作用。在应用信息技术的过程中，相关人员应该抓住信息化时代的特点，创新文书档案管理手段，从而更好地管理报社的档案文书。基于此，本文针对信息化背景下报社文书档案管理工作存在的问题，提出了相应的对策。

[关键词]信息化背景;报社;文书档案;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.091

[中图分类号]G275.2[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）16-0-02

0     引 言

目前，我国的报社文书档案管理模式已经不适用现阶段的工作内容，这就需要文书档案管理人员在工作过程中明确当前工作中的不足之处，引入先进的信息化技术，改善档案管理模式，提升档案管理水平，从而充分发挥文书档案资源的作用。

1     文书档案管理信息化的重要作用

1.1   能够有效提高文书档案管理水平

以往在进行文书档案管理的过程中，基本采用人工管理方式。但是随着经济的快速发展，文书档案信息资料和管理工作的内容也逐渐增多，在工作的过程中，更容易出现因为人为因素所导致的问题，同时也增加了管理人员的工作量，降低了档案管理效率。而档案管理部门通过引入先进的信息化技术，进行档案管理信息化建设，能够将其中一些比较复杂的工作通过信息化技术进行快速处理，并且还能够针对一些比较重要的文档进行归类分档，以信息技术代替人力，从而能够有效提高文书档案管理水平的效率。

1.2   能够保障文书档案工作的完整性

将信息化技术应用在文书档案管理工作中，能够依托先进的技术建立有效的信息管理平台，能够使工作人员通过互联网对各类文书档案进行集中性管理，还能通过平台对文书档案管理的各个环节加以控制，并且能够记录好相应的步骤。此外，管理工作人员能够通过信息管理平台对每一份信息进行实时监控，使信息的修改、浏览痕迹都能够得到有效的控制和记录，使管理人员在需要查阅档案信息资料时能够及时找到。信息管理平台能够优化文书档案管理工作的流程，从而能确保文书档案管理工作的完整性，保障文书档案的完整性。

1.3   能够提高档案信息的共享程度

文书档案管理能够为其他工作提供一系列的数据支持，并且还能够提升人们的认识。但是由于传统的文书档案管理工作存在很多弊端，导致文书档案的利用效率不高。而在信息化背景下，通过引入各种先进的信息技术，各类信息资料能够在互联网上进行共享，从而使更多的人员能够了解信息资料，并且还能通过互联网传输信息资源，从而不断地丰富文档信息。

2     文书档案管理工作中存在的不足之处

2.1   文书档案信息化利用能力低

在进行信息化运用的过程中，不是工作人员单纯地进行文书档案的信息化管理，而是通过应用信息化方法对文书档案进行集中性管理。目前，我国的大多数单位在进行文书档案管理的过程中，都不能够明确文书档案信息化管理的核心，导致相应的信息化管理工作不能顺利开展。

2.2   文书档案信息化水平比较低

目前，我国的文书档案管理工作还存在信息化水平偏低的问题，特别是一些偏远的地区，从而不能有效发挥文书档案的作用，而一些单位在开展文书档案管理工作的过程中，还利用纸质档案保存文书，不仅会影响工作效率，还会增加管理人员的工作压力。同时，在保存纸质档案的过程中，由于容易受到诸多因素的影响，导致文书档案资料质量得不到有效保障。

2.3   缺乏完善的信息化制度

由于大部分的报社单位缺乏比较完善的信息化制度，文书档案管理工作会经常发生一些混乱的局面。同时，由于制度缺失，也会使文书档案信息化管理的效率受到影响，从而造成一些信息丢失问题，对于文书档案信息利用会产生较大的影响。

3     深化信息化背景下报社文书档案管理的有效措施

3.1   转变文书档案管理观念

要提高文书档案管理工作的信息化水平，报社必须积极转变文书档案管理观念。首先，要以先进的管理理念为指导，不断优化文书档案管理工作流程，使文书档案管理信息化更加完善，以符合时代对于档案管理工作的要求。其次，在开展文书档案管理工作的过程中，报社应该充分发挥信息技术在文书档案管理中的作用，而报社单位的领导人员也应该要转变自身的思想观念。最后，报社要加大档案文书管理工作的支持力度，加大费用支持的比例，让文书档案管理人员能够采购一些比较先进的信息设备，运用一些比较先进的设备来辅助文书档案管理，从而不断提升文书档案管理信息化水平。

3.2   加强文书档案管理人员队伍建设

文书档案管理人员的信息化水平是文书档案管理信息化的基础。由于报社文书档案管理工作的内容比较繁杂，工作量比较大，所以应该加强文书档案管理人员队伍建设，不断提升文书档案管理人员的能力和整体水平。首先，报社的人力资源管理人员应该定期组织报社文书档案管理人员参加知识以及技能培训活动，从而不断提升其技能水平。其次，加强管理人员之间的交流与沟通，及时发现工作中存在的问题;强化管理人员的责任意识，使管理人员在工作过程中能够认真做好信息化管理工作。再次，在人员招聘的过程中，还应该应聘一些信息专业的人员，确保工作人员能够掌握相关技术并熟练操作相关设备。最后，不断增强工作人员的团队意识。良好的团队意识是管理团队不可或缺的，只有不断增强工作人员的团队意识，才能有效提升文书档案管理的信息化水平，充分发揮信息化技术在文书档案管理中的作用。

3.3   完善文书档案管理制度

由于当前大部分报社单位都缺乏完善的文书档案管理制度，导致信息化技术在文书档案管理工作中不能充分发挥作用。所以为了提升文书档案管理的信息化水平，更好地发挥档案管理信息化技术的作用，报社必须不断完善文书档案管理制度。首先，在制度中要增添文书档案信息化管理的相关制度，要针对设备软件的采购、使用以及维修等各个步骤制定一些列的标准;要明确划分各个岗位的职责，实行责任制，从而使管理人员在工作的过程中保持警惕的态度，以更好地开展工作。其次，制定科学合理的文书档案管理工作监督制度，组织人员组建监督小组，针对管理工作的质量、效率进行审查，特别是一系工作态度不端正或者不认真的人员进行有效监督，并且还应该做好质量检查工作。再次，制定奖惩制度，针对一些工作态度比较好、能力比较高的管理人员要进行及时表扬，必要时可以给予相应的奖励，从而激励其他的员工更好地开展工作，对于一些工作比较懈怠的人员要进行严厉批评，必要时采取一些惩罚措施，使其他管理人员能够引以为戒。最后，针对管理人员要制定能力考核制度，要通过量化分析对管理人员进行等级划分，并且定期进行能力考核，还应该采用末位制度，针对一些经常处在末位的人员，要采取一系列的惩罚措施，从而不断提升文书档案管理人员的工作能力。

3.4   明确文书档案信息化的目标

文书档案管理工作的信息化是我国信息化战略的重要的体现方式之一。为了提升文书档案管理的信息化水平，报社必须明确文书档案信息化的目标。首先，加强信息化设备建设，做好信息化设备的更新换代工作，尽可能地采用比较先进的信息化设备，从而才能不断提升文书档案管理的效率，适应当前我国文书档案管理工作的状况。其次，加大案卷级和文件级数据库的建设力度，完善相应的数据化系统，从而更好地提升文书档案管理的信息化水平。

3.5   构建综合档案文书保存模块

文书档案管理工作的内容比较多，可以通过文书保存模块的形式对文书档案进行分类保存。管理人员可以利用信息化技术建立数据信息保存库，然后将文书档案以价值、类型、年代等方式进行分类，然后分别保存在不同的数据库中，从而在一定程度上提升文书档案的系统性，并且能够使用户获得更好的阅读体验。

4     结 语

随着我国的信息化水平不断提升，我国的信息化观念不断普及，为了能够使报社更好地适应当前的发展环境，体现出我国当前的信息化战略，应该不断提升我国报社文书档案管理的信息化水平。目前，我国文书档案管理信息化还存在信息化意识不强、信息化程度比较低以及制度不完善等问题。所以文书档案管理人员应该不断提升自身的工作能力，要树立良好的工作态度，增强文书档案管理信息化的意识，并且不断完善相关制度，从而使工作人员能够在工作的过程中，逐步提升文书档案管理信息化水平。此外，报社还应该引入先进的信息化设备，采用比较先进的技术进行管理，创新信息化管理方法，构建数据信息管理系统，从而才能不断提升文书档案管理信息化水平。

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