从企业知识产权贯标实例分析管理者代表的重要性

王磊　许淞瑞

摘要：本文基于企业知识产权贯标实例分析管理者代表在体系建立/运行过程中的重要性，并分析了管理者代表的选择要点和如何正确履行自身职责，对于企业知识产权管理体系工作有着积极意义。

关键词：知识产权管理体系  管理者代表  案例分析

引言

1.1 管理者代表的来源及发展历程

“管理者代表”（Management Representative）这一职位名称是ISO9000标准的专用名词，它特指推行ISO9000的组织中主管质量管理体系的高层管理人员。

ISO9001：2000中对管理者代表的规定为：

管理者代表

该条要求：最高管理者应指定一名管理者，无论该成员在其他方面的职责如何，应具有以下方面的职责和权限：a）确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持;b）向最高管理者报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求;c）确保在整个组织内提高对顾客要求的意识。

注：管理者代表的职责可包括与质量管理体系有关事宜的外部联络。

ISO9001：2008对管理者代表有了新的要求，将“最高管理者应指定一名管理者”修改为“最高管理者应指定一名该组织的管理者”，即新标准要求管理者代表应是组织内的下属员工或合同制的全日制员工（不可兼职）。

ISO9001：2015取消了“管理者代表”这一特有的职位，转而将其职责并入到最高管理者的职责当中，条款如下：

组织的岗位、职责和权限

该条要求：最高管理者应确保组织内相关的职责、权限得到规定、沟通和理解。最高管理者应该规定职责和权限：a）确保质量管理体系符合本标准的要求;b）确保过程相互作用并产生预期输出;c）向最高管理者报告质量管理体系的绩效，改进的机会，以及需要的改变或创新;d）确保在整个组织内提高顾客关注度。

从管理者代表在标准中的修改过程可以看出，对管理者代表的职责和级别要求越来越高。

1.2 《规范》条款要求

《企业知识产权管理规范》（GB/T 29490-2013）（以下简称“规范”）对管理者代表也有相应的要求：

最高管理者应在企业最高管理层中指定专人作为管理者代表，授权其承担以下职责：a） 确保知识产权管理体系的建立、实施和保持;b） 向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求;c） 确保全体员工对知识产权方针和目标的理解;d） 落实知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源;e） 确保知识产权外部沟通的有效性。

从条款要求可以看出，第一，管理者代表必须由最高管理者从最高管理层中指定;第二，管理者代表需要承担五项具体职责。

2.案情回顾

2.1 企业概况

某企业是一家集设计、研发、生产、销售、服务为一体的某行业高端品牌公司，于2012年首次通过质量管理体系的认证，并于2017年进行了质量、环境和中国职业健康安全管理三大体系的融合。

2.2 组织架构

该公司在知识产权管理体系建立的过程中，由总经理在中层管理者中任命一名管理者代表，公司还设有知识产权管理部、研发部、采购部、生产部、销售部、人力资源部和财务部，其中销售部和财务部由总经理直接分管。

2.3 “贯标”实例要点

该管理者代表为公司原某部门的部长，在公司内部属于中层管理者，而财务部和销售部由总经理直接分管，部门负责人级别高于管理者代表，另外管理者代表知识产权知识和经验均不足。贯标实施过程中，由管理者代表主持召开启动会，未邀请最高管理者参加，管理者代表的权限和协调能力不足，导致启动会的召开未引起员工的重视;体系建立/运行过程中，由于知识产权方面经验不足，大部分工作都交给知识产权管理部门的员工，该部门员工只能完成知识产权相关文件工作，无法协调其他部门资源，导致其他部门任务没有顺利完成，贯标工作一度无法按照计划推进;在内部审核过程中，销售部和财务部的负责人未参加审核，相关人员也未对审核中出现的不符合项进行及时修改;管理评审过程中，总经理虽然主持召开了会议，但是流于形式，没有就体系建立/运行过程中出现的问题和后续改进建议进行统一安排;审核认证过程中，审核组提出较多不符合项，大多数由销售部门负责，花费了大量的时间和精力才整改完成。

3.案例分析

通过该案例可以看出，该企业贯标工作推进困难，主要有两方面：一是总经理未在最高管理层中任命管理者代表，管理者代表不足以胜任其职责;二是管理者代表本身知识产权能力和协调能力不足，未积极履行自己的职责。下面就如何选择合适的管理者代表及其如何正确履行自身职责提出一些建议：

选择管理者代表可从以下方面考虑：

（1）管理者代表应由最高管理者来指定，并应是最高管理层中的人员，确保其有足够的权限推动体系的进展、协调各部门工作;

（2）管理者代表应该具备相应的协调和管理能力，确保能够协调涉及知识产权管理体系的各相关职能部门做好知识产权管理工作，管理、协调和推动体系正常运行。

（3）管理者代表应具备相应的知识产权专业技能或者体系工作经验，确保知识产权管理体系建立/运行过程中能够对出现的问题及时给予指导，并采取正确的处理措施。

管理者代表履行自身职责可从以下几方面考虑：

（1）建立、实施和保持知识产权管理体系。通过调查诊断，充分了解企业知识产权的真实状况、优势、存在的问题等，以标准为依据，结合企业的实际情况，建立符合企业实际的知识产权体系。

（2）提高全员意识。组织全员培训，通过文件、现场培训、定期会议等多种形式对员工进行知识产权意识和专业技能培训，在确保全体员工对知识产权方针和目标的理解上，也为体系运行的有效性提供人員基础。

（3）落实各项资源。在最高管理者的支持下，落实好体系运行和改进过程中需要的人力、物力、财力等各项资源，支撑体系顺畅运行。

（4）确保知识产权外部沟通的有效性。主动提升公关能力，代表企业处理好与外部知识产权相关单位的沟通合作。

4.结论

通过以上案例分析可以看出，管理者代表是企业知识产权体系组织架构中非常重要的角色，管理者代表的级别、职责和权限以及是否能够履行自己的职责，都会影响到企业知识产权管理体系贯标工作的正常实施。同时，从ISO9001：2015标准中将取消“管理者代表”的说法，将其合并到最高管理者代表的职责中也可以看出管理者代表的级别越高越有利于体系工作的实施。

参考文献

[1] 成胤，杨丽萍.企业知识产权贯标三部曲[M].北京：知识产权出版社，2018：151-155.

许淞瑞对本文的贡献与第一作者等同。