高校办公自动化系统建设案例分析

孙美馨

[摘 要]高等学校建设办公自动化系统可改善学校的教学与办公环境和管理现代化水平。因此，建立办公自动化系统是高校发展的必然要求。文章简要介绍了高校办公自动化系统，对西北X职业学院关于办公自动化系统建设的案例进行描述，分析了高校在办公自动化中存在的问题，并提出了对策。

[关键词]高校办公自动化；案例分析；管理制度

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.32.

1 引 言

高校伴随着招生规模和校区规模的不断扩张，使用大量人力和纸张等资源的传统办公系统已满足不了工作人员高效处理日常事物的需求。公文传阅不便捷，信息得不到迅速传达并处理等问题也越来越成为阻碍学校提高工作效率及质量的重要因素。并且传统办公模式下的学校管理工作耗费了工作人员大量的时间和精力。因此，高校管理工作越来越意识到全面建设办公自动化系统的重要性。

2 高校办公自动化概述

高校办公自动化系统是根据高校日常管理工作的特点，以管理对象为出发点，将计算机技术、通信技术、网络技术等对文字处理、信息传递、存储等实行了现代化的管理。目前，一般高校办公自动化系统主要包括 公文办理、日常公务、信息中心、档案管理和部门人员管理等部分。主要功能有公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集，内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、信息发布以及资源管理等。

3西北X职业学院办公自动化系统建设的案例描述

西北X职业学院2002年开始投入建设校园网，在学校领导的行政管理决策和信息中心积极配合下，2005年开始初步建设办公自动化系统，并在同年年末正式投入使用，从而实现了全校网络化办公。

其使用的系统是清华大学信息中心开发的《THOA通用办公自动化系统》。系统的后台日常维护管理由学校网络中心工作人员负责。虽对全校信息员集中进行了培训，但由于领导重视度不足及办公人员使用办公自动化进行办公的意识薄弱等原因，系统迟迟没有进行全面推广。

2010年，学校建立了新校区并于2011年末投入使用。因为校区之间距离较远，学校开始越来越多的使用办公自动化系统。在领导的要求下，各部门开始主动学习积极使用，并且学校为每个办公室配置了台式电脑。但学校培训后没有进行培训考核，也没有马上推广使用，对于系统并不熟悉，每当工作人员出现使用问题，都找网络中心咨询解决问题。

2012年中旬，学校决定重新采购一套适合学校当下办公需求的办公自动化系统。初步决定先试用杭州Z软件公司的办公系统。该系统发文管理功能主要对发送公文的起草、流传、监控、办理进行管理。并且该系统对发送公文的管理更加严谨，更贴近于无纸化办公。但是由于学校领导传统办公习惯和领导自身使用无纸化办公的水平有限，所以对于这种办公形式一时难以接受。在试用期间，有办公人员认为发文过程过于烦琐复杂，给原本繁忙的公文管理增加了难度。所以试用结束后，对该系统的试用无疾而终。为了保证学校正常办公，只能是对原有的办公自动化系统继续维护，维持现状，确保学校办公不受影响。

现在，教职工每天都需使用办公自动化系统收发校内工作邮件，查看学校的新闻通知、会议安排等，但是这个办公自动化系统已经远远不能满足学校的办公需求，也给办公人员带来不便，给后台维护人员造成更多维护工作任务。

4 西北X职业学院办公自动化的问题分析

4.1 存在无法实现移动办公的问题

该学校具有两个校区，地理位置相对较远，学校忽视了另一个方向——移动办公。学校为每个办公室配置了台式电脑，但很多时候办公人员身边并没有办公电脑或无法接入内网，这就要求办公自动化系统具有移动互联网的特性，从而实现移动办公的需要。

4.2 办公人员意识问题

这个问题是当前西北X职业学院办公自动化建设中最突出的问题。由于学校领导习惯于坐在办公室等待秘书把文件拿来手写审批，并且很多办公人员依旧很依赖传统的办公方式不愿去改变，甚至有些人员对办公自动化有畏惧心理，这些直接导致了学校自动化系统的缓慢发展。

4.3 缺乏专业技术人员

办公自动化系统的开发和维护技术含量相对较高，需要配备专业技术人员。但X职业学院并不具备专业技术人员，也没有配备专业办公自动化的岗位，所以其开发、维护办公自动化系统的人员技术力量就相对薄弱。学校该系统后台主要由网络中心兼管，由于网络中心的性质是技术服务，没有行政管理职能，所以如果由网络中心管理，不能很好地协调处理各职能部门间的关系。因此出现问题时一味地找网络中心的工作人员，增加了网络中心的工作压力和困扰。

4.4 管理制度不规范，管理使用人员的业务水平有待提高

高校的办公人员大多都不是计算机专业人员，他们缺乏计算机操作系统及硬件等知识，导致办公效率的降低，也导致系统管理员工作量的增大。西北X职业学院自从2005年开始建设办公自动化系统，近10年来都没有形成一套完善的办公自动化系统的管理规章制度。同时对管理人员的工作岗位职责也没有规范的管理制度。

5 提高西北X职业学院办公自动化的对策

5.1 改进系统的开发平台，发展移动办公

在我国市场上，占据主导地位的产品是Exchange和Domino/Notes。Domino/Notes主要是基于文档型的数据库，同时也支持其他大型关系型的数据库，更适合于处理诸如办公自动化系统等事务，并且它可以提供较高的安全性、可扩充性和可靠性。另外它支持移动计算，从而支持移动办公。所以X职业院校可以选择Domino/Notes作为学校办公自动化的平台，从而发展学校的移动办公系统。

5.2 转变工作观念，自觉使用办公自动化系统

办公自动化系统的良好运行必须有高水平的管理人员和高素质的操作人员作为保证。学校各单位的工作人员，尤其各级领导要带头，应高度重视使用办公自动化系统的优越性，自觉带头使用办公自动化系统，主动接受新的管理和运行模式，克服传统的观念习惯。领导带头坚持使用和推行办公自动化系统，是保证学校办公自动化高效运行和真正实现无纸化办公的决定因素。

5.3 建立和培养一支专业技术人员队伍

办公自动化软件的开发、维护及使用都需要一支技术过硬的专业技术队伍。在办公自动化系统运行中可能会遇到许多技术故障，如果不能得以及时解决，将会影响到大家使用系统的热情。所以无论软件是购买、建立还是自我开发，都要建立和培养一支自己的专业技术队伍，如果没有专业技术人员，办公自动化系统就难以得到推广。

5.4 健立健全管理制度，注重管理使用人员的业务水平

要逐步建立健全各项规章制度，以规范参与办公人员的办公行为和操作的程序，并且对电子文件的使用、存档、销毁等进行规范管理，以确保电子文件的合法性、安全和有效。制定使用、授权、录入、保密等制度，对人为的方式进行管理。

6 结 论

西部高校积极推进办公自动化建设工程，目前已取得了很大成效，但是在建设过程中还存在许多问题。高校在自动化办公发展过程中不可能事事顺利，但必须有足够的信心，在办公自动化建设中敢于发现问题和解决问题，尽量将系统各方面完善，带动学校的信息化工作，为学校的信息化发展做出贡献。

参考文献：

刘步平，方春平，陈沁群，等.议高校办公自动化的重要性[J].综述研究，2015（294）：49-51.