医院职工专业技术档案管理存在的问题及对策探索

摘 要：职工专业技术档案对医院各项工作的开展都有借鉴意义，应不断提升专业技术档案管理水平。文章首先对医院职工专业技术档案管理工作进行总体介绍，分析目前专业技术档案管理中存在的问题，包括缺乏重视、管理分散、技术落后、效率偏低等。在此基础上，提出几点有针对性的改进措施，以期充分发挥专业技术档案利用价值。

关键词：医院职工;专业技术档案;档案管理

医院职工专业技术档案是对个人平时工作成果的记录，具有较高的医学价值，是医院知识资源的重要组成部分。而且医院职工专业技术档案能够客观反映出职工个人的专业素质能力水平，为人力资源管理等工作的开展提供依据。但是由于专业技术档案管理仍存在许多问题，难以发挥应用价值，需要尽快加以改进。

一、医院职工专业技术档案管理概述

医院职工专业技术档案管理工作的开展决定着医院知识资源管理和利用水平，同时也是衡量医院管理水平的一个重要指标。在知识经济时代下，专业技术档案管理的重要性日益突出，只有做好专业技术档案管理，才能为医院高水平人才培养和管理工作提供支持。医院职工专业技术档案主要记录专业技术人员在医疗、科研等方面的信息资料，也包括专业技术人员基本信息。在当前的市场环境下，医院专业技术人员流动性较大，专业技术档案时刻变化，具有显著的动态性特征。这在一定程度上增加了职工专业技术档案管理的难度。需要在开展专业技术档案管理的过程中，及时更新职工专业水平、学历、资历、工作成绩、科研成果等方面的信息。此外，开展专业技术档案管理还要为档案安全性、保密性提供保障，实现对档案资料的科学利用。

二、医院职工专业技术档案管理存在的问题

1.档案管理重视度不足

目前医院职工专业技术档案管理还没有受到应有的重视，容易出现档案资料丢失、受损等情况。由于档案管理人员对专业技术档案的应用价值认识不足，没有及时汇总职工科研成果、工作成绩等相关信息，对职工个人信息的更新也较为滞后，难以从专业技术档案中反映出医院知识资源的实际变化情况。在此情况下，也难以为相关管理决策活动提供支持。

2.档案管理较为分散

在传统医院档案管理模式下，职工专业技术档案较为分散，涉及到的管理部门多，容易影响专业技术档案管理效率及成效，可能对档案资料的安全性造成威胁。比如，许多职工专业技术档案分别存放在科教部门、医务护理部门和人事部门中，在调用的过程中，需要经过多道手续。由于各部门之间缺乏沟通配合，也难以保障档案信息的同步更新，导致专业技术档案管理较为混乱。

3.档案管理技术落后

档案管理技术落后是制约医院职工专业技术档案管理创新的一个主要因素。目前许多部门仍采用手工方式记录专业技术档案，虽然建立了信息化档案管理系统，但档案资料的录入不及时，可能在录入信息系统前出现丢失的情况。而且在信息化管理系统下，由于没有设置统一格式标准，导致信息共享程度较低。部分医院还停留在单机管理系统的层次，难以满足现阶段医院职工专业技术档案管理工作的实际需求。

4.档案管理效率偏低

在上述多方面因素的影响下，目前医院职工专业技术档案管理的整体效率偏低，还未建立档案资料采集、归档、存储、调用的标准化流程。这也与目前医院职工专业技术档案管理制度不健全有关，在部门分管的模式下，由于缺乏统一的制度要求，容易出现责任推诿的情况，开展档案管理的主动性不足，实际工作中的漏洞较多。另外，档案管理效率偏低还与缺乏专业档案管理人才有关，需要加快人才的培养。

三、加强医院职工专业技术档案管理的对策

1.改变专业技术档案管理理念

针对上述医院职工专业技术档案管理存在的问题，在现阶段的工作中，首先应转变档案管理理念，做好相关宣传工作。只有提高档案管理人员对专业技术档案管理的重视度，才能从根本上改善档案管理成效。医院应注重对档案管理人员责任意识的培养，引导其深刻认识专业技术档案的价值，同时充分熟悉本职工作，提供档案管理水平。在此方面，也需要树立档案管理规范化意识，做好档案安全管理、保密管理等方面的工作，自觉履行档案管理和利用过程中应承担的责任。职工专业技术档案主要是对职工个人专业技术方面的记录，与医院正常医疗、科研活动的开展有密切关系。在开展专业技术档案管理工作的过程中，也需要树立服务理念，注重发挥专业技术档案的利用价值，为各项业务的开展提供支持。此外，在“互联网+”时代下，还要打破传统档案管理模式的局限性，树立网络化管理理念，善于利用各种先进的工具开展专业技术档案管理工作。通过对专业技术档案中的知识资源进行深度挖掘，进一步提升其利用效率。总体而言，只有确保医院职工专业技术档案管理规范化、高效化、系统化的开展，才能实现对专业技术档案的有效利用。医院档案管理人员必须积极改变档案管理意识和态度，以先进的工作理念为指导，不断创新职工专业技术档案管理方式。

2.推行集中化档案管理模式

針对目前医院职工专业档案管理较为混乱的现象，应加快构建集中化档案管理模式，为档案精细化管理的实施奠定基础。专业技术档案是国际公认JCI医院评审标准，对于推动我国医院改革具有重要意义，但是在现阶段的工作中，由于缺乏统一标准，专业技术档案信息分散在各个科室内，难以实现对专业技术档案的高效利用。构建集中化档案管理模式是以信息化管理平台为依托，按照医疗、医技、护理、行政后勤等模块对医院职工专业技术档案进行划分，在同一平台下开展集中化管理。在各要素的设置过程中，需要满足国内相关行业评审标准，并逐渐与国际标准接轨，推动医院专业技术档案管理工作的规范化开展。在此基础上，通过建立专门的职工专业技术档案管理部门，由其负责开展档案信息的收集和归档工作，并以电子形式进行存档，按照系统的权限划分，合理进行档案调用。系统下的各个模块可以与传统分部门管理模式下的档案管理系统对接，自动完成档案迁移工作。同时对档案资料统一进行的格式处理，将其存储到数据库中，方便存储与调用。在集中化管理模式的实施下，医院职工专业技术档案管理流程更加清晰，权责划分更加具体，可以有效提升档案管理效率及档案资料的安全性。

3.应用专业技术档案管理信息系统

在医院职工专业技术档案集中化管理的实施过程中，信息系统的构建和应用是关键。为满足医院档案管理实际需求，应构建100M以上局域网，采用TCP/IP协议进行数据传输。可采用SQL数据库进行档案信息资料的存储，利用VSN平台进行编程，实现各模块功能。在医院职工专业档案信息化管理系统的构建过程中，还要考虑多部门使用的需求，与HIS系统、EMR系统和CPOE系统等实现对接，从而方便系统间的数据交互。根据上述对信息系统模块的划分，可以分别按照医疗、医技、护理、行政后勤四個模块搭建专业技术档案模型。其中应包含职工基本信息、临床工作信息、绩效考评信息和科研成果信息等。比如，医疗岗位档案模型具体包括基本信息、资格信息、绩效数据、科研数据等。可以在对应档案中全面反映出其个人专业技术水平以及工作情况。此外，根据档案利用工作的需要，系统还应具备数据统计及相关制图、制表功能，自动完成复杂计算工作，按照查询条件输出各类档案信息，充分满足各部门管理工作的开展需求。为了确保信息系统下的档案资料使用安全性，应为职工专业技术档案管理信息系统及计算机系统设置严密的安全防护措施，特别应针对网络传输特点，通过在各个节点应用网络安全防护技术，防止专业技术档案被盗取或破坏。

4.健全专业技术档案管理制度

在医院职工专业技术档案管理模式的变革中，也需要尽快对档案管理制度进行补充和完善，针对信息化管理特点，制定配套的管理制度。首先，应对人事编制进行完善，采用唯一ID号开展职工管理，方便对职工档案信息的识别和利用。同时应将医院正式员工、返聘人员和派遣制员工等，均纳入到信息管理系统中，确保档案的全面性。为了加快各科室和部门档案管理工作的整合，需要对部门间的沟通机制进行完善，明确在信息平台下各部门承担的档案管理责任，及时反馈相关信息数据，提高档案管理工作的实效性。其次，为了激发档案管理人员的工作主动性，应对相关绩效考评和激励制度加以改进。利用信息系统自动记录职工专业技术档案的操作过程，并统计其利用数据，为档案管理人员工作评价提供依据。通过制定配套的激励制度，使档案管理人员能够认真完成各项本职工作，并主动加强对职工专业技术档案的利用，从而为医院各项业务的开展提供更有力的支持。最后，为了帮助档案管理人员尽快适应新的工作模式和环境，也需要对医院培训制度进行完善。通过建立长效化培训机制，不断提升医院职工信息化操作能力，帮助其快速掌握新的系统及功能模块使用方法，依靠技术创新带动工作效率的提升。

综上所述，职工专业技术档案管理是医院管理的重点工作，通过针对目前专业技术档案管理中存在的问题加以改进，可以提高专业技术档案管理水平，从而充分发挥专业技术档案的利用价值。在此情况下，可以实现对医院知识资源的深度挖掘和利用，促进医院医疗、科研水平的提高，为患者提供更加满意的医疗服务。

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作者简介：孙蓉（1982-），女，汉族，山东省青岛市人，档案馆员，硕士研究生，研究方向：医院人力资源管理，人事档案管理。