关于人事档案管理信息化建设的思考

权瑞瑞

摘 要：在新时期，人事档案管理是一项非常重要的工作，该项工作的实际效果将会直接影响到企业人力资源的利用率，理应得到企业领导的高度重视。与此同时，现代信息与网络技术在人事档案管理工作中的应用是一种必然趋势，将会给相关工作的开展注入勃勃生机，加强人事档案管理信息化建设已然势在必行。本文将对人事档案管理信息化建设的重要意义及必备功能加以探讨和分析，并结合当前实践工作中的不足之处提出行之有效的解决对策，以期能够全面推进人事档案管理信息化建设步伐，大幅提升人事档案利用率，从而为供热企业的蓬勃健康发展奠定坚实的基础。

关键词：人事档案管理;信息化建设;重要意义;有效路径

引言

一直以来，人事档案管理都是企业经营管理的重要组成部分，与企业人力资源分配和利用有着密切的关系。目前不少企业都沿用传统工作模式，软件应用和硬件建设都有待改进，否则将会对企业人事档案管理工作效果产生负面影响。为了保证人事档案管理信息化建设的有效落实，企业需要积极更新管理思想，淘汰落后模式，将信息化建设摆在重中之重的位置，从而促进企业人事档案管理工作的顺利高效开展，确保企业管理服务职能可以最大化的彰显出来。

一、人事档案管理信息化建设的重要意义

新时期的到来给企业经营管理工作的开展提出了全新的挑战，墨守成规，故步自封，只会让企业的市场竞争力被不断削弱，极易被竞争对手所打败，企业的发展前景也会一片黯淡。信息时代背景下，现代信息与网络技术在各行各业中得到了十分广泛的应用，越来越多的企业将信息化建设提上了日程，用以改进企业经营管理工作，取得了较为突出的成效。而在人事档案管理工作中实施信息化建设具有以下几点重要意义：

第一，人事档案管理信息化建设工作的开展使得档案管理变得更加科学化和高效化，档案信息的收集、分析、归档和利用都在计算机上完成，大大减轻了档案管理人员的工作强度，提高了他们的工作效率，这是新时期企业人事档案管理工作的必然要求，档案利用状况不佳的情况也会得到改善，能够让企业管理决策更加有的放矢。

第二，传统人事档案管理方式是以纸质为载体，档案资料遭到损坏的情况屡见不鲜，很多重要的档案信息丢失，企业人事管理工作也将缺少可靠依据。通过加强信息化建设，显著增强了档案保管的安全性，避免了重要信息的遗失，使得档案的利用率相对更高，企业人事管理也将朝着现代化、智能化的方向大幅迈进。

第三，伴随着企业的发展会生成海量的信息，只有利用信息技术，加强信息化建设，才能实时动态的将信息予以收集和整理，企业对于全体人员的了解也会更加深入透彻，对于人员的配置就会做到心中有数，能够让企业员工各司其职，在工作中发挥出自己最大的能量，充分展现了人事档案信息化管理的效力。

第四，采用信息化管理模式开展人事档案管理工作对于档案信息的每一次修改都能做到有迹可循，档案信息的准确性和安全性都能得到良好保证，而运用网络平台还能达成与员工之间的有效沟通，了解员工的真实需求，构建了和谐的劳务关系，增强了员工对企业的归属感，企业的凝聚力更强，其发展势头将会一片大好。

二、人事档案信息管理系统的主要功能

人事档案管理信息化建设的最终目标就是要建设人事档案信息管理系统，该系统理应具备下面几种功能：

1.案卷整理功能

企业可以根据自身人事管理工作需求在案卷目录上增加或删减字段，将员工信息补充完整，使之一目了然;还要将领导干部和基层员工的档案目录区分开来，以便能够对不同类别的档案信息快速查询，給档案输出利用提供便利。

2.数据修改功能

在人事档案信息管理系统中既可以对单一员工信息进行修改，又可以批量修改数据信息，操作非常便捷，使得档案管理工作效率明显上升。

3.电子原文显示功能

将纸质档案扫描到计算机中，保存在人事档案信息管理系统的特定目录下，只需要点击相应模块就可以清晰看到电子档案的原文。

4.人事调动管理功能

企业内部员工难免会出现职务调动，比如，从总公司调到分公司，或者是从分公司调动到总公司，此时就需要借助人事档案信息管理系统的人事调动管理功能将员工档案资料调到新单位。

5.人事档案统计功能

该项功能的应用目的在于可以将集团企业所有员工档案信息进行汇总分析，如员工学历及在企业中的任职情况，这些数据信息会自动更新，具有较高的参考价值。

6.人事档案管控功能

人事档案信息管理系统的登录需要具备一定的权限，有些档案管理人员只能够浏览本单位的信息，有些则可以对人事档案信息进行修改，全都由他们自身的权限来决定。

7.人事档案查询功能

人事档案信息管理系统建设的终极目标就是让档案的查询和利用变得更加方便，一般来说只需要输入想要查询的员工姓名就可以快速显示出该名员工的详细信息，还可以将信息以Excel表格的形式打印出来。

三、人事档案管理信息化建设中的常见问题

1.信息化建设动力不足

部分企业认为人事档案管理的信息化建设是一项费时费力的工作，需要投入的资金和资源相当庞大，会让企业的利益有所缩减，因此没有积极开展相关工作，仍然使用人工管理模式，致使人事档案管理工作效果不甚理想，与企业发展要求严重不符，甚至会给企业发展造成阻碍。早在若干年前我国就大力提倡人事档案的信息化管理，要求各个企业能够鼎力支持，倘若企业仍旧困囿于传统思维而不知变通，早晚会自尝苦果，无法获悉人力资源的使用情况，企业人事信息将存在滞后性，人事档案管理工作受到主观因素的影响较大，其发展脚步也会备受制约。

2.软硬件设施需要更新

人事档案信息管理系统的建设和应用需要有完备的硬件设施和先进的软件系统作为有力支撑，然而企业在软硬件设施的投入方面力度不足，尤其体现在软件的选择上，与企业人事档案管理工作要求存在一定差距，使得集团型企业的下属分公司通常只是管理各自员工的档案信息，人事档案信息管理系统在功能上有着不少的缺陷，企业不能够对所有员工的信息进行统筹管理。除此之外，有些企业会使用文书档案的管理系统来管理人事信息，殊不知二者在本质上有着巨大区别，这种做法只会给人事档案管理工作的发展起到截然相反的作用，企业管理服务能力也会随之下降。

四、人事档案管理信息化建设的有效路径

1.注重档案信息数据库的建设

档案信息数据库的构建需要有局域网作为基础，网络服务部门可以根据企业实际需求提供辅助软件，还要设置人事档案信息管理系统的访问权限，安排专业负责管理事宜。管理员和安全员要共同管理该系统，彼此之间相互监督，管理日志由网络工程师管理，其他人员不能随意修改。此举给人事档案管理工作带来了诸多的好处，能及时提供干部信息，进行干部工资管理，构建了较为完善的信息数据库，大大提高了干部人事工作及人事档案管理工作的效率，为企业人事决策提供了重要的参考。

2.加强信息网络安全保护

将企业人事信息保管在网络平台上需要面临较高的安全风险，企业需要对风险类型和发生原因了然于心，构建科学完善的网络安全防御机制，以此来保障企业人事信息的安全性，防止网络平台成为人事信息的泄漏点。企业应该在计算机上安装防火墙和杀毒软件，定期检测计算机系统是否有木马病毒的入侵，还要对流入计算机系统的数据进行实时监测，从源头上扼杀网络安全风险。此外，企业需要将人事信息加以备份，以便在系统崩溃或者其他突发情况来临时能够避免人事信息的遗失，给人事信息创建安全的保存环境。

3.提高档案管理人员的整体素质

作为人事档案信息化管理的主要负责人，档案管理人员肩负着重大的职责和使命，他们必须要深刻认识到新时期人事档案管理工作对于自身素质能力提出的新要求，主动学习先进的档案管理知识和技术，不断提高自身计算机操作水平，还要能够在系统出现故障时及时进行维修，使之尽快恢复正常运行，以免影响到企业的运营。企业也要定期组织培训活动，将人事档案信息化管理工作所必需的技能传授给档案管理人员，打造高水平的档案管理队伍，促进人事信息的共享和利用。

4.加快信息化管理進程

人事档案管理观念的转变是信息化建设的动力源泉，企业应该明确的是，员工是企业的宝贵资源，他们对企业的归属感越强，企业的凝聚力就会越高，发展态势也会越好。而加快人事档案管理的信息化建设可以提高人事信息的利用率，为员工提供更加多样化、个性化的服务，让员工找准自己的定位，树立远大的目标。说明了人事档案管理的信息化建设是一项迫在眉睫的工作，将会让信息化管理成为企业管理的主流，员工与企业之间的联系愈发紧密，就会为企业奉献自己的智慧和力量。

五、结语

综上所述，人事档案管理信息化建设是信息时代下企业需要积极落实的一项工作，能够促使企业人事档案管理工作效率和工作质量迈上一个崭新的台阶，企业管理服务能力也会得到明显强化，人事档案得到了科学合理的利用，企业社会职能也会得以充分发挥出来。企业需要加强数据库建设，构建网络安全防御机制，对档案管理人员进行有效培育，争取早日实现人事档案的信息化管理。

参考文献：

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