新媒体时代高校档案服务与利用

杨景斐

摘 要：随着电子信息技术的飞速发展，新媒体时代的到来为高校档案工作带来了新的发展契机。巧妙利用信息技术的应用优势，创新优化档案管理路径，能够提升高校档案服务的发展水平。使档案成为推动高等教育的重要力量，更好地推动对全方位、高智能人才的精确培养。本文围绕新媒体时代高校档案服务的价值意义、存在的问题以及具体的强化策略展开探究，供大家借鉴参考。

关键词：新媒体;高校;档案服务;利用

档案作为归纳和整合信息的载体，不仅仅见证社会发展的历程，也承载着重要的文化和教育职能。在高等教育机制中，传统的纸质档案难以满足人们的需求，而智能、精确的数字档案能够弥补传统档案的发展弱势，使档案管理工作更加便捷和高效。尤其是在新媒体信息技术的推动下，高校档案工作呈现出“机遇和挑战并存”的发展局面，创新档案管理方式、优化数字化档案服务质量，能够确保高校档案工作的发展成效，使数字化档案沿着一体化、规范化和制度化的发展之路前行，为高校教育管理工作做出积极的贡献。

一、新媒体时代高校档案服务优化的重要性

如今，我国各大网络运营商已经开始了基于5G网络时代下的技术研究，新媒体信息技术，也加速推动档案文字管理、信息记录等数字化建设的发展，成为了高校教育核心竞争力的重要代表。从根本上说，实施数字化档案建设，能够使档案的内容占据更少的空间和服务成本，在高校档案管理中也占有着独特的优势。根据档案优化服务的发展实施特点，数字化档案管理工作的重要性凸显在以下几个方面：

1.信息安全。一直以来，档案作为珍贵的信息和文化资源，需要具备严密的保护。为了确保高校档案信息工作的安全化，档案管理人员必须要确保档案内部网络体系、构成模式的有序和规范。而新媒体信息技术在高校内网档案资源库的建设，能够为学校档案信息安全夯实安全保护根基，同时利用无线网络安全预警、智能重点信息匹配等优势，使档案资源的安全性能够获得提升，使档案工作能够在受到攻击、身份识别时，形成严密的监控，以此实现高校档案服务工作的全面优化。

2.系统化管理。当前，传统、单一的纸质档案存档已经逐渐消失于高校各项工作中，因为传统的纸质档案对于环境的要求较高，对空气中的温度、湿度都有着较高的要求。这些资源畏惧水、火，一旦发生意外事故，档案信息资料很容易面临损毁。通过数字档案管理技术，高校在推动文档数字化管理的过程中，能够创新多种管理模式，例如，创新分类为数字化、纸质化并存的OA系统收发模式等等。逐步改变档案附加式管理模式，能够使高校档案工作具备系统化的传播特性。

3.资源共享。根据高校的档案工作，其责任部门往往由财务处、人事处、二级学院等部门进行分散的管理。不管是纸质档案还是电子档案，都需要以人工操作的模式，进行档案资料的采录。通过开发新媒体档案管理技术，能够确立高校档案工作的各项优势，通过创新智能化的发展路径，使档案资源能够跨越时间、地点的局限，在虚拟的网络空间下，获得永久的留存。

二、新媒体时代高校档案服务中存在的问题

1.缺乏服务内容划分。根据笔者对高校相关档案管理部门获得的调查数据显示，高校档案管理的服务模式仍然以查档人“上门”查找的形式进行。档案查询者要想获得有效的档案资料，就必须要充分发挥自身的主动性，进行多方的打探和查找。这种服务难以保证档案的高效利用，同时也在无形中加剧了档案出现损毁的潜在风险，应该针对高校档案服务的内容进行明确的划分，确保查档人对于档案的使用用途，以此提高档案服务水平。

2.服务质量较低。对现阶段高校档案工作来说，服务质量决定着档案的整体运转职能。但是，在高校档案工作的整体布局上看，档案的提供者与利用者之间，往往存在着一定的局限。一方面，档案提供者和利用者无法达成共识，档案的反馈机制不够健全和系统，在无形中削弱了檔案工作的利用效果。另一方面，档案的利用面临着生源、就业、实践、培养等多方面的问题，一些高校管理者对传统档案管理工作存在误区，往往认为只是简单的资料存储工作，对校内各类档案信息工作的考核、改良、深化都不重视。

3.档案管理专业人才缺乏。在高校档案管理过程中，执行档案各项工作的人员都兼职担当“档案工作负责人”。从高校档案管理人才管理机制上看，很多学校都没有从事专业档案工作的教师，精通新媒体技术的档案管理技术的人才更是少之又少。在具体的人事任命上，也没有把档案信息化管理作为学校发展中重点人事制度工作来做，导致档案信息化管理人才队伍水平参差不齐、业务能力欠佳。

三、增进新媒体时代高校档案服务的具体策略

1.加速资源共享，创新服务模式。高校管理者作为档案工作的直接领导人，要想使整体工作获得全面的优化，就要从思想观念上转变发展意识，提高对档案工作的重视程度。第一，要结合档案工作的信息传输方式，拓展高校教育成果，建立一个高智能的OA系统收发模式。第二，在互联网技术的推动下，围绕新媒体信息技术产业融合，要对档案工作的各项流程进行实时的追踪。要将高校档案工作人员的服务工作进行精细化管理，严格档案审批规划流程。第三，通过推进档案数字化建设，树立科学、开放的“高校数字化档案信息库”。通过云储存、大数据等形式，开辟档案资源共享通道。第四，充分借鉴我国各大高校的档案信息资源库的建设，从学校的档案系统、后台权限、建设纲要等方面进行优化。使新媒体技术为档案服务工作夯实基础，充分确保档案工作入库的真实性和有效性。

例如，西安邮电大学在档案工作数字化管理中，通过建立开放的档案资源管理系统，逐步克服了经济、人力、物力等各项困难，运用新媒体信息技术，实现档案资源的全面开发。首先，由专人负责综合档案管理，其中，对于党政工作档案中涉及人事、党务的重点档案资料进行分类保存。进一步推进全校党群、财会、教学、科研、出版、印章等各项档案工作的征集。其次，在建立数字化档案的背景下，尝试运用国内先进的档案计算机管理系统，集中在档案材料、高校课题、实验成果材料等方面推进智能档案建设。确保档案数字化建设能够将众多信息化整为零、化繁为简，提高高校档案工作的发展水平。这一发展策略趋势夯实了西安邮电大学的档案服务水平，也使高校各类档案资料的产生更加有序，其保护和保障制度更加完善。

2.加强自主构建，探索先进理念。档案管理者作为推动学校档案工作的发展核心，其服务模式的推进要始终保持“与时俱进”和“因地制宜”，档案工作者要尝试通过对档案信息服务的延伸，为用户提供更加便利的移动式档案借阅服务。但是需着重说明的是，这种服务模式的建立并非是将传统的实地档案嵌入到档案工作中，而是要借助档案网络、新媒体资源等多种服务模式，以便携的移动终端、广泛的受众和高度的互动，提升档案馆的发展理念。尤其是要依托数字档案现有的各项资源，联合信息化高校教育资源建设，对档案馆的信息进行多种多样的教育整合。以构建开放的WAP作为档案服务的基础，使高校档案服务工作能够具备开放、自主、探究、研发的平台操作优势，以更加人性化的档案借阅功能，融入到高校整体工作中来。

3.深化人才培养，加强规范建设。在高校档案工作中，高素质的档案管理人员是该项工作的重中之重。为了突破在人才上面临的困境，高校要尝试通过各项优化和培训模式，全力提高档案管理人员的职业道德，针对高校档案管理工作的业务方向，定期组织培训活动。要依托新媒体环境下对各项信息产业的发展和规划，让档案工作人员掌握短视频、微博、微信推广等一系列先进的资源信息传播技术，通过聘请专业的档案管理人员，对校内相关责任教师进行计算机知识、数据库技术的普及和深化。在行业标准上，围绕国家相关部门的管理规范和标准，从技术层面、管理层面上入手，实现档案人员管理理念的转变，加速对档案工作人员的业务培养。以设立学校专项资金的形势，鼓励档案工作者立足岗位，潜心研发出一套适应高校档案管理工作的信息处理系统，确保高校档案信息管理能够满足更多受众的需求。

4.满足用户需求，研发新兴技术。在新兴技术研发上，高校檔案工作者要积极谋求新的发展路径，结合移动运营商提供的新媒体终端和APP手机客户终端等多项技术，逐步完善传统档案信息网站的不足之处，在设置和建设档案馆移动终端服务网站以及APP软件的过程中，确保档案工作的运行更加简洁明了、功能完善。其次，在满足社会大众服务需求的同时，要注重对档案用户评价与建议的采纳和收集，要始终将档案用户的实际需求融入到整体工作中来。档案工作者应熟练掌握IOS、Windows Phone、Black Berry等网络操作系统，在设计和研发的过程中考虑档案信息操作的前瞻性，以此节省人力、物力和所需消耗的时间，提高档案工作的利用成效。同时，还要始终确保高校档案工作的安全性监管，防止其中涉及到的各项隐私被不法人员盗取，以内网、外网的物理隔离、精密数据传输等模式，为高校档案工作提供良好的保障。

四、总结

综上所述，高校在漫长的建校历程中衍生出了丰富的档案资源，借助于新媒体技术，使自身档案资源获得更加充分的开发和利用。目前，尽管高校档案工作取得了一定的地位，但是在实际工作中，高校档案服务与管理理念，仍然存在着一系列的问题。为此，广大档案工作者要始终以开拓进取的发展态势，从优化服务、人才培养、创新管理、加强规范等不同的方面做起，结合本校的实际情况，对档案工作进行自主的优化和研发。使新媒体技术真正成为高校档案管理工作的重要抓手，让高校档案得到合理化的保存、管理和利用。

参考文献：

[1]陈 涛.云存储技术在图书馆随书光盘管理工作中的应用[J].科技情报开发与经济，2012（5）.

[2]戴志强.国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨[J].档案学通讯.2013（03）.

[3]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案，2015，15（1）：68-71.

[4]李卓卓，马 越，韩静娴，等.基于二部图匹配的通借通还馆藏优化研究——以苏州大学图书馆为例[J].图书情报工作，2017，61（19）：80-88.