如何加强企业档案管理信息化建设浅谈

林燕燕

摘 要：在企业的发展過程中，企业档案管理信息化建设是顺应信息时代发展形式的重要策略，是企业档案管理工作改革，不断创新的主要推动力，有利于企业管理效率的提升。在具体的企业档案管理信息化建设中，我们必须明确档案管理信息化建设的主要内容及其重要性，采取针对性的措施加强企业档案管理信息化建设。本文将对企业档案管理信息化建设的内容与重要性进行分析，探讨如何加强企业档案管理信息化建设。

关键词：企业档案管理;信息化建设

在企业的经营过程中，企业档案是指在生产与经营活动中产生的具有保存价值的文字、图纸、照片等不同形式的资料，这些资料对于企业的发展具有一定的参考价值，并且有利于企业市场竞争力的提升。随着信息时代的到来，为了充分发挥企业档案对于企业发展的作用，必须做好档案管理工作，加强企业档案管理信息化建设，改变原有的管理模式，实现企业内部的资源共享，提高档案管理工作效率，促进企业的快速发展。

一、企业档案管理信息化建设内容

随着信息技术的快速发展，信息化建设已经成为企业发展过程中的重要趋势，其中档案管理信息化建设是重要的内容，是企业档案管理工作面临的巨大机遇与挑战。在企业档案管理信息化建设中，主要的内容包括以下几个方面。

1.信息化基础设施建设。在企业档案管理信息化建设中，信息化基础设施主要包括档案数字化设备以及档案信息系统。只有做好这方面的建设，才能为档案信息的流通与共享打下坚实的基础，保证档案管理信息化建设的顺利实现。与此同时，还要建立先进的信息化网络，充分发挥档案信息化建设的作用。一般情况下，信息化基础设施主要由网络设备、存储设备、安全设备以及其它支持设备等构成。

2.信息化档案资源建设。在企业档案管理信息化建设中，信息化档案资源是信息化建设的核心资源，这类资源的建设是一个长期的过程。信息化档案资源建设的主要工作内容包括企业档案的数字化处理以及电子文件的收集。在传统的档案管理模式中，档案信息的载体主要为纸张、照片、录音以及录像等实体介质，档案资信息的收集、整理、鉴定、保管、统计以及应用都需要通过人工操作的方式完成，工作量较大，并且操作过程繁琐。随着信息技术的进步以及智能化设备的发展，为档案管理信息化建设提供了必要的条件。因此，只有做好信息化档案资源建设，才能保证档案管理信息化建设的顺利进行，充分发挥档案资源价值，提高档案管理水平。

3.信息化规范建设。在企业档案管理信息化建设中，信息化规范主要包括管理性规范、业务性规范以及技术性规范等内容。这些规范能够使信息化档案的收集、归档以及存储提供重要的依据，有利于对信息化档案资源进行标识、存储、查询以及管理，为企业档案管理信息化建设提供必要的指导。档案信息化规范是企业档案管理信息化建设的主要规则，具有十分重要的意义。

4.信息化人才的培养。在企业档案管理信息化建设中，专业的信息化人才是做好相关工作的关键。人才是最宝贵的资源，企业档案管理信息化建设需要的人才不但需要掌握计算机专业技能，而且掌握一定的档案管理专业知识。因此，企业需要重视信息化人才的培养与引进，建立专业的档案管理信息化工作团队。对于档案管理人员而言，主要的要求包括以下几个方面：第一，档案管理人员必须掌握丰富的知识，具备档案管理的工作能力，能够独立的完成档案的著录、标引、检索等工作。第二，档案管理人员必须具有较强的实践操作能力，掌握计算机软硬件的使用技巧，能够对档案信息系统进行熟练的操作。

二、企业档案管理信息化建设的重要性

随着信息时代的到来，企业档案管理信息化建设受到了更多企业重视，在企业的发展过程中，档案管理信息化建设的重要性主要体现在以下几个方面：

1.对企业档案资源进行妥善的保护。在进行企业档案管理信息化建设的过程中，由于信息化技术的应用，可以通过扫描设备以及软件对纸质档案进行扫描，将其转变为电子文档形势的档案资源，方便对其进行管理与存储，在查阅档案时只需要查看电子档案，不需要查看纸质档案。通过这种方式能够对纸质档案进行妥善的保护，避免因频道的查阅造成纸质档案的破损或丢失。

2.对档案归档方式进行有效的改善。在企业档案的管理工作中，需要对所有的档案文件进行及时的归档。在传统的档案管理模式中，这个过程一般通过人工操作的方式完成，需要耗费大量的人力成本与时间成本，增加了档案管理工作的难度。在这种管理模式下，如果档案信息发生变化，需要更改相关信息，就会引起一系列的问题，严重影响档案管理工作效率。企业档案管理信息化建设的实现，能够将传统的档案文件转变为电子文件，可以通过简单的指令实现文件的归档，对档案的查阅同样可以通过这种方式实现，能够节省大量的人力成本与时间成本，有利于档案管理工作效率的提升。

3.实现档案资源的整合与共享。在以往的档案管理模式中，如果需要对档案进行查阅，需要向上级部门提交查阅申请，在申请获得批准后才能对档案进行查阅。这个过程需要耗费大量的时间，使查阅档案的难度增大。而企业档案管理信息化建设能够对企业所有档案进行全面的整合，建立信息化的共享平台，并根据员工的职位与工作内容设置相应的查阅权限，员工在查阅档案时不需要上级部门批准就能够查阅自己权限范围内的档案，真正实现档案资源的共享。

4.为档案的快速检索提供便利条件。在对纸质档案进行检索的过程中，需要采用人工检索的方式，不但会耗费大量的时间，而且会在一定程度上影响检索的准确性。为了改变这种现象，需要重视档案管理信息化建设，可以利用信息化技术建立电子档案的检索系统，为档案的快速检索提供便利条件，只需要在系统中输入关键词，就能够在短时间内准确的检索出所需要的档案资源，有效的减少档案检索过程耗费的时间。

三、如何加强企业档案管理信息化建设

为了加强企业档案管理信息化建设，促进企业的快速发展，需要采取以下几个方面的措施。

1.建立完善的档案管理制度。为了促进企业档案管理信息化建设的顺利进行，档案管理部门需要根据企业的实际情况建立完善的档案管理制度，管理制度主要由归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅制度、应用制度、软件管理制度、操作管理制度以及岗位责任制等部分构成。只有这样，才能使企业档案管理工作具有较强的可操作性以及约束性，保证所有档案管理工作能够有条不紊的进行，有效的提高档案管理工作的规范化与标准化水平。

2.加强档案管理信息化设施建设。在企业档案管理信息化建设中，档案管理信息是最重要的基础设施，为了保证企业档案管理信息化建设的顺利进行，必须加大在信息化设施方面的投入，购置足够的刻录机、扫描仪、打印机、数码相机、服务器以及网络设备，并对这些设备进行及时的升级与更新，保证其能够在档案管理信息化建设中发挥应有的作用，促进档案管理水平的提高。

3.提高档案资源安全管理水平。在进行企业档案管理信息化建设的过程中，档案资源的安全性是实现资源共享的前提条件，也是档案管理部门的重要工作职责。因此，档案管理部门需要全面提高档案资源安全管理水平，保证档案资源的安全性。为了实现这一目标，需要投入相应的安全保护设备，建立完善的安全管理体系，妥善解决档案安全性与共享之间的矛盾，避免出现档案损坏或丢失的现象。与此同時，还要应用先进的信息安全技术，实现对档案的全方位监管，有效地解决档案管理信息化建设中出现的安全问题。

4.不断提高信息化技术水平。企业档案管理信息化建设需要有先进的信息化技术支持，因此，为了有效的提高档案管理水平，必须不断引进行业内的先进技术，保证档案管理技术的先进性，确保相关工作的正常进行。与此同时，档案管理人员需要积极的学习，在具备良好档案管理知识与技能的同时，提高自身对信息化技术的应用水平，掌握计算机操作、数据录入、网络管理以及数据库建设等方面的知识，通过对这些技术的应用加强企业档案管理信息化建设。

5.提高档案管理人员的综合素质。在企业进行档案管理信息化建设的过程中，对于档案管理人员提出的更高的要求，不但要求他们具有丰富的档案管理经验以及较强的工作能力，而且需要掌握必要的计算机知识以及数据处理知识，具有较强的综合素质。因此，企业需要重视对档案管理人员的培养，组织他们参加相关的培训，不断提高他们对于档案管理信息化建设的认识，使其具有良好的专业素质以及工作能力，创建优质的档案管理团队，促进档案管理信息化建设的实现。

四、结束语

总而言之，在企业的经营过程中，档案管理是一项十分重要的工作，只有不断提高档案管理水平，才能为企业的发展做出应有的贡献。随着信息时代的到来，信息化建设已经成为档案管理工作的发展趋势，因此，企业必须重视档案管理信息化建设，有效的提高档案管理水平，促进企业的健康发展。

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