医院文书档案管理存在问题与解决对策

摘 要：本文试对医院文书档案管理中存在的问题与对策进行研究。首先分析医院文书档案管理中存在的问题，主要有文件资料收集工作不规范、档案管理规范化流程和制度方案未及时修订、档案工作人员专业化水平不够、医院不够重视档案管理工作、档案管理设备设施不完备、档案电子化建设滞后等，接着提出几点解决对策，主要包括改进文书档案收集方式、完善档案工作制度及工作流程、树立档案管理意识、提高档案工作人员专业化水平、配备配齐档案管理设备设施、加快文书档案电子化建设进程等。

关键词：医院;文书档案管理;问题;对策

文书档案能够反映医院的发展历史，为医院各项医疗工作提供有力服务，是医院档案的重要组成部分，因此，医院必须要重视文书档案管理工作。 随着现代信息技术的不断发展，对档案管理水平的要求也越来越高，医院在文书档案管理工作中也出现了各种问题。以海口市人民医院为例，本文试对医院文书档案管理过程中存在的问题进行分析，并提出解决对策，以改进文书档案管理工作质量，提升医院档案管理的整体水平。

一、医院文书档案管理中存在的问题

1.文件资料收集工作不规范。在传统的纸质档案处理上，由于医院办公室的公文处理人员为兼职档案员，档案管理意识较差，在文件处理的过程中容易出现以下问题。首先，公文处理人员在印发院内文件时，往往會出现文件缺失、失真以及制文时间不连贯等问题。其次，许多重要的上级批复、表彰、下拨经费等文件不注意原件的收集保存，往往只保存复印件。再次，存在请示批复文件处理不当的问题。在接收到上级部门发来的关于同一个问题的请示批复文件时，公文处理人员往往将请示文件作为主文件，批示文件作为附件来处理，没有意识到有事件处理结果的批示才是首要应该处理的文件。由于不注意批复的处理，也会出现只保留了请示文件，没有保存批复文件，致使重要的批复文件缺失的情况。此外，为了应付上级检查而制作出来的院内红头文件，丧失了文件的真实性与历史性。还有诸如文件断页、缺单位落款公章、缺时间等等问题。档案室工作人员向院办公室收集文件时，往往接收到的是这些有问题的文件资料。

2.档案管理规范化流程和制度方案未及时修订。随着信息时代的发展，越来越多的文件能够经由网络快速处理和传阅。文件的数量逐年增长，文件的类别也逐年有所变化，但是档案管理人员没有及时修订文书档案规范化流程、文书档案工作制度和归档分类方案。这就导致了档案工作人员在每年的文书归档整理工作中需要花费更多的时间，工作效率大大降低。

3.档案工作人员专业化水平不够。医院只着重培养医疗人才，忽视了对档案人才的培养，在档案工人员的配备上缺乏持续发展的眼光。

首先，医院办公室公文处理人员对文书档案的专业学习不够。医院办公室的文书处理人员为兼职档案员，兼职档案员业务素质不高，对于公文处理的规范性、文件收集的完整性没有足够的重视。再者没有长期固定的公文处理人员。办公室公文处理人员实行轮班制，三人轮班，以一周为周期，由一人负责在一周内处理文件，这样就造成了个人接触公文处理的时间不够长期连贯，没有足够的责任心，只满足于完成这一周的任务。当下即使发现自身所存在的问题，也没有及时整改。到下一周期再轮班处理文件时，就有可能会忘记所犯错误，再出现同样的问题。

其次，医院综合档案室专职档案人员配备不足，部分档案人员为兼职。虽然平时有轮岗、实习人员，但是这些人员不熟悉档案专业，只是暂时性的帮忙，无法独立完成档案工作。人员配备不足和专业性不强，导致了档案人员平时工作量大，工作质量不高。

4.医院不够重视档案管理工作。由于档案管理工作不能够直接为单位产生效益，使得医院领导只重视医院医疗业务的拓展延伸，没有充分重视档案管理工作，没有充分意识到文书档案对于医院管理和决策的重要性。而领导层的不重视，也了导致其他相关部门对档案工作的不重视，不能提供有力支持。此外，医院从档案人才的培养和档案设备设施的配备上都没有给予足够支持，导致医院档案管理工作难以顺利进行。

5.档案管理设备设施不完备。由于医院对档案管理工作所需资金投入不够，导致医院档案管理基础设施配备不齐，配置较为落后。例如，档案室使用的安装了档案管理系统的电脑主机里，有几台已经用了10年左右，处理器运行缓慢，经常出现死机问题。档案电子化需要的高速扫描还没有购置齐全。档案库房没有添置配备比较先进的温湿调节器、保温柜等。设备配置设施的老化和落后，也降低了医院档案工作的效率。

6.档案电子化建设滞后。首先，医院目前的办公室公文处理工作已经实现了电子化管理，公文处理人员可以在云之家平台上进行公文处理工作。但是，综合档案室的电子化建设进程还相对滞后。因此，也造成了查阅利用文书档案时，还是得依靠现有的档案管理系统查出文件档号，并找出纸质档案来复印。当迎接大型检查时，如果遇到需要查阅利用大批量的文件，要提供复印纸质档案，还要提供扫描件的情况，传统的纸质档案就很难及时满足查阅利用需求。

其次，医院目前还没有建立电子档案工作流程及归档制度。档案工作人员只是通过档案培训了解电子档案的相关知识，只对重要的纸质档案进行了部分备份。备份所使用的移动硬盘和光盘等存储设备也没有进行专业的杀毒。档案工作人员对电子档案安全防护问题的认知还不足。这就会导致在电子档案的存档管理过程中出现许多安全漏洞问题。

二、医院文书档案管理问题的解决对策

1.改进文书档案收集方式。医院综合档案室的档案工作人员要加强对文书档案收集工作的调查，加强与院办公文处理人员的联系沟通，定期对文件资料进行收集归档，深入了解文件资料的连续性及真实性，在文件处理和收集的过程中加以指导，避免出现文件资料收集不完整、不真实的情况。

2.完善档案工作制度及工作流程。医院综合档案室在顺应信息化发展及符合国家相关法律法规的基础上，要及时修订完善文书档案规范化流程、文书档案工作制度和归档分类方案，健全文书档案标准体系，以确保档案归档的完整性及准确性。在医院文书档案工作由纸质档案向电子档案推进的过程中，保证纸质档案处理质量，以适应不断发展变化的文书档案收集、整理、归档和查阅利用的需求。

3.树立档案管理意识。医院领导在制定医院中长期发展规划时，要有意识地加入档案管理工作建设的内容，要将医院的整体信息化建设与档案信息化建设相结合，在档案人才和档案设施设备配置要投入更多资金。医院其他部门人员也要树立档案管理意识，要加强与综合档案室的合作，调动收集医院内部所有具有保存价值的文件资源，为档案工作提供丰富的文件基础，提升医院档案管理工作的水平。

4.提高档案工作人员专业化水平。首先，档案工作人员要有较强的责任心和较高的服务精神。其次，医院文书档案信息化管理需要高素质的信息化档案人才。他们既要熟悉文书档案的专业知识，也要掌握信息技术和安全保密知识等方面的专业知识。为此，一方面，医院要根据需要，通过院外招聘、院内选拔等形式引进专业人才;另一方面，医院要加强档案工作人員的培训工作，定期选派人员参加档案培训，确保档案工作人员了解掌握档案管理工作理论和方法，深入分析时代发展要求，提升档案工作人员的文书档案信息化管理水平，从而提升医院档案管理工作整体水平。

5.配备配齐档案管理设备设施。为了档案信息化建设的顺利开展，满足当前文书档案工作的需求，医院要对档案管理工作投入更多资金，添加购置新式的设备设施，如计算机、高速扫描机、光盘刻录机等。其次，医院要购买档案信息化所需的软件、杀毒工具和加密狗等，建立稳定的数据库和安全的档案局域网。再次，医院要升级改造档案库房，购置库房所需的温湿调节器、保温柜等设备。以上措施，能够为文书档案归档工作中提供所需要的高新设备与技术保障，保证档案信息的安全性，提高文书档案管理工作效率。

6.加快文书档案电子化建设进程。医院综合档案室的档案管理系统要与医院云之家公文处理平台相结合，使云之家平台处理完毕的电子文件，能够在导入档案管理系统后，自动生成和保存成文书档案，使办公和档案电子化能够同步进行。同时，档案室工作人员要逐步扫描历年的纸质文书档案，使之数字化，转化成电子文件形式，挂接档案管理系统统一管理。现有文件处理和历年档案同时进行信息化处理，并按照《电子文件归档与电子档案管理规范》 （GB/T18894-2016）进行管理。医院要建立稳定的档案数据库及安全的档案局域网，保障档案电子化工作的安全，加快文书档案电子化建设进程，为医院其他各部门的档案查询、借阅利用工作提供更多的档案资源和更优质的服务。

三、结语

随着信息化社会的发展和医疗改革工作的不断推进，对医院文书档案管理工作的要求也在逐年提高。加强医院文书档案管理，能够更好的提高工作质量，为医疗建设提供服务。档案工作人员必须顺应时代要求，针对医院档案管理中存在的诸多问题，包括并不仅限于文书档案的问题，找出应对策略和措施来加以解决。与时俱进，为医院的发展建设发挥最大的作用。

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作者简介：黎秀雯（1986-），女，学历：本科，职称：馆员，单位：中南大学湘雅医学院附属海口医院，研究方向：医院档案管理。