初探档案信息化管理的优势及安全问题

邱凯

摘 要：伴随着科学技术水平的不断提升，信息化技术被广泛地应用于各个领域之中。档案可谓是社会发展的重要承载者，其管理水平和社会的发展具有十分密切的关联，将信息化技术应用于档案管理工作中，使原本的纸质档案转变为如今的电子档案。这既提高了档案管理的安全性，同样也提升了对档案信息的管理水平。本文针对档案信息化管理的优势进行分析，探讨了目前在档案管理中存在的问题，并提出了加强档案信息化建设的具体措施，希望可以为档案管理工作提供一些参考作用。

关键词：档案信息化;优势;安全;策略

在信息化时代，档案管理工作应用信息化技术，提高了管理水平，但信息技术也有利有弊，档案信息化管理既是最先进的档案管理方式，为档案管理工作提供足够的便利，但同样也存在着一定的安全问题。所以我们必须要发挥信息化技术的正面促进作用，而且还应该对目前所存在的安全问题进行分析，探讨出正确地解决措施，从根源上解决安全问题，以此来提高档案管理工作的安全性。

一、档案信息化管理的主要优势

1.提高搜索速度和准确率。传统档案管理模式下对纸质档案的查找十分复杂，往往需要耗费大量的人力和物力支持，而且还容易出现丢失的情况。但引入信息化技术之后，可以建立电子档案，通过搜索引擎便可对档案进行准确定位，然后在搜索栏中编辑需要搜索的内容即可，提升了档案搜索的速度，而且准确率也大大提升。

2.提高档案的利用率。目前多数企业都在提倡无纸化办公，因此传统的纸质档案已经无法再满足社会的发展需求，滞后性十分的明显。但建立电子档案，可以减少对纸质材料的使用，提升档案资料的使用率，达到环保的目的。

3.快速调取档案。如果档案管理的工作者在外地，想要拿到指定的资料便只能通过邮寄和传真等方式来实现。但引入信息化技术后，通过电子档案管理模式，可以打破时空的界限，使档案的调取工作变的更快捷。档案信息化管理可以进行网络传输，使用者只需要从网上便可拿到自己想要的资料，非常的方便，提高了信息的传递效率，提升了档案管理工作的质量。

4.提高档案管理工作效率。在以往的档案管理过程中，纸质的档案需要专人来进行看管，防止被人盗取或是损毁，安全性受到了威胁。但引入信息化建设之后，通过建立电子档案，将文字信息转化为电子形式，可以方便整理和儲存，增强档案管理的安全性，加快工作效率。

二、档案信息化管理中存在的问题

1.档案管理人员缺乏安全意识，专业能力较低。随着社会的不断发展，档案信息化管理已经成为了一种必然趋势，通过使用计算机技术来进行相关信息的管理和保存。档案信息化工作虽然主要是通过计算机技术来完成管理工作，但发生的安全问题很大原因还是人为因素所引起的。部分管理人员在应用技术的过程中缺乏严谨性、不够细心、安全意识较低、专业水平较差，进而造成了操作失误，威胁到了档案信息的可靠性，使档案资料可能会存在丢失、损坏或遗漏等安全隐患。此外，在信息化管理的过程中，相关的管理人员缺乏安全意识，没有足够的防护观念，忽视对信息系统的保密性，将信息系统的账号等信息泄漏给其他人，这样将会导致信息系统受到攻击，使数据出现错误，信息容易被他人盗取等一系列网络安全问题。

2.缺乏完善的档案信息管理安全保障体系，没有优化流程。在过去的工作模式中，相关的纸质档案必须要有领导签字和盖章，这样能够有效的保障档案的合法性和可靠性，此外，纸质档案在拷贝、复制过程中十分麻烦，约束性极强，所以也间接的降低了信息被盗取的概率，增加了档案管理的安全性。但是电子信息极易被拷贝和复制，一些黑客可以通过远程控制的方式对档案信息管理系统进行破坏，这严重的威胁了档案信息的安全性。

3.档案安全受到诸多因素影响，需要相关的技术防范措施。伴随着科学技术的不断高速发展，档案管理的安全问题是人们十分关注的一项内容，这同样是阻碍信息化技术应用的主要原因之一。档案信息的安全问题和人员操作、计算机软、硬件等具有十分密切的联系，因此信息的安全也受到了诸多因素的影响。电子档案虽然不会出现纸张丢失或损毁的现象，但在实际工作中，档案管理会因为受到其他因素的影响产生安全隐患，进而造成信息的丢失或是损坏等问题，因此必须要有完善的技术防范手段。

三、如何提升档案信息化安全管理质量

1.提高相关工作人员的安全意识。想要提升档案信息化安全管理水平，就必须要培养管理人员的安全意识，使其具有正确的安全观念，相关部门应该组织管理人员定期进行安全培训和教育工作，了解档案信息保密的相关法规，明确行业动向，养成良好的安全意识。此外，还应加强管理人员的工作意识和安全观念，强化安全管理，避免出现盗窃现象。档案管理局还应该根据企业具体的发展情况去制定相关的管理制度，做好保密工作，形成健全的安全制度。目前我国在网络安全方面的法律法规还在逐渐的完善过程中，需要有相应的网络安全法，督促和指导人们正确的使用网络技术，树立网络安全意识。除此之外，企业负责人还要加强对人员的信息技术培训和网络安全教育的培训，开展安全教育活动，提升档案管理人员的专业素质，大力引入专业人才，加强档案管理工作的人才建设，提升管理人员的专业素质，提高他们对档案信息安全问题的处理能力，从根本上提高信息的安全性。通过培养档案管理人员，形成正确的安全意识，以确保管理工作能够顺利进行，提高信息管理的安全性，提升档案信息化安全管理水平。

2.完善档案信息管理的安全保障体系。企业的管理人员应加强对档案信息管理安全保障系统的完善工作，并将相关解决措施落到实处，保障信息的安全使用。对档案信息管理程序和管理流程进行不断优化，做好相关的编写工作，由专业人员来进行负责，增强信息使用的安全性。其次，档案信息管理系统应该重视防病毒软件的安装工作，做好对软件的升级，杀毒软件应该使用正版软件，定期进行杀毒，减少病毒感染的概率。企业还应该具有完善的责任机制，做到责任到人，强化人员的责任意识，防止出现互相推诿的现象，每一个岗位都有自己的安全责任人。最后，企业应该实施纸质档案和电子档案双重管理的工作体制，以此来提高管理效率。两种档案形式有着各自的优缺点，将纸质档案信息的可靠性和真实性与电子档案的高效率相结合，做到优势互补，可以更好地开展档案管理工作。将二者有效的结合到一起，增强档案信息管理的工作效率，提高安全性，可以有效的促进档案管理工作的顺利进行。

3.采取多样化的技术防范措施。提升档案信息化管理安全水平可以采取多样化的技术防范措施，运用多种安全技术手段，维护档案信息的安全性，以最为有效的方式为信息安全提供保障。首先，在档案信息化管理工作上应该对数据使用加密的方式，并完善加密技术。通常我们将档案信息按照一定的方式转换为密文形式，如果想要获取里面的信息，则需要输入相应的密钥，可以很好地提高信息的安全性。加密技术包括对称和非对称两种形式。对称加密技术在一定程度上加强了加密和解密过程的统一性，非对称加密技术在加密和解密的过程上存在着差异，加密密钥在对外公开时，解密密钥必须要妥善保管好，做好保密工作，由指定的人员保管，提高信息档案加密保护的安全性。其次，要正确的使用文件签署技术，该技术包括两種形式，手写签名和证书签名，可以更好的体现文件的真实程度。使用正确的文件签署技术，可以有效验证相关文件具有的合法性，而且里面的内容是不允许他人篡改的。再次，我们应在信息安全管理工作中使用权限控制技术，通过对用户的身份进行验证，防范无关人员非法获取信息。应用控制技术，管理人员可以对需要访问信息的用户验证身份，当验证合格才能获取相关信息。一般情况下，管理人员还可以为信息管理系统使用的用户配备特定的通行证，内涵密码，是由符号、数字或字母组成，只有输入正确的密码，用户才被允许进入。还可以根据信息的具体保密程度来设置相关权限，只有当用户的访问权限级别足够才可以进行访问。企业还应完善监控技术，隔绝存放地的网络和外界网络，发挥出防火墙的主要功能，禁止非法入侵、盗取、篡改等问题，加强档案信息管理的安全性。最后，企业应该落实相关的防写技术，在对计算机运用的过程中只能进行读取，不允许有任何的修改行为，保障信息档案的原始性和真实性。

综上所述，随着科学技术水平的不断提升，信息化技术也被应用于档案管理工作当中，为档案管理信息化建设起到了很好地促进作用。档案信息化管理具有很多的优势，如：可以提高信息的搜索效率和准确度，提升工作效率等。但信息化技术在给档案管理工作带来诸多方便的同时，也存在着一定的安全隐患，如信息的合法性和真实性无法保障、信息容易被盗取等。所以，档案管理工作如果想要与时俱进，寻求快速发展，就必须要对档案信息化管理进行正确的剖析，确认优势所在。同样，也要对档案管理的安全问题进行解决，引进先进的安全技术，落实相关的解决措施，提高工作的安全性。提升档案的安全管理水平，为档案信息化管理营造出一个安全、可靠的使用环境，促进档案管理工作的健康发展，提高档案的信息化建设水平。

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