浅议信息时代下档案管理工作的创新措施分析

杨雪

摘 要：档案是一种非常重要的信息资源。国家、各行业及个人的重要信息都存在档案内。而信息保密工作一直是我国的薄弱环节，信息泄露会带来许多麻烦甚至还会增加社会秩序的恐慌情绪，所以，信息保密工作要从档案保护、档案管理着手。我国一些地区仍秉持传统、落后的档案管理模式，仍采用纸质档案，这样既占空间同时纸质档案的字迹也会随着时间增加而变模糊或者被磨损掉。可见我国现如今的档案管理工作的弊端重重，在新时代下，档案管理工作亟待创新发展并进行信息化建设，这样新时期档案管理工作的需要才能被切实满足，我国信息保密工作及社会信息建设也才能更加科学、完善。

关键词：信息时代;档案管理工作;创新措施

一、档案管理工作创新的意义

现代社会，各行各业都追求创新，创新已经成为各行业持续发展的不竭动力。我国也要求各行业努力创新，进而为建设创新型国家助力。档案管理工作亦如此。同时，相比于其他行业的创新建设来说，档案管理工作已经展示出了较大的滞后性，亟待不断创新，与其他行业创新工作齐头并进。同时，档案管理工作创新也能有效打造自动化、数字化的电子档案，方便档案使用者凋档、查阅，节省不必要的时间。

随着社会的发展进步，各行业及个人的重要历史信息及现在的信息状况都要录入档案中，加上我国有十几亿的人民，可想而知，我国的档案是海量的，档案管理人员每天也面临着繁重的工作，而档案管理工作创新能够使得互联网技术、信息技术等应用于档案管理工作中，切实为档案管理人员减负。此外，一些纸质档案已经存在了十几年甚至几十年，其破损、磨损情况严重，纸质档案一直存在着难以完好保存的弊端，所以，进行档案管理工作创新能够使得新老档案都有电子形式，不会再出现档案磨损情况，档案得以完好保存，可见档案管理工作创新也是非常有意义的。

二、我国档案管理创新工作现存的问题分析

（一）涉及档案的法律法规不健全

我国的《档案法》负责对国家、社会的档案及档案管理工作进行规制，然而，《档案法》仅仅规定了档案的大框架的管理内容，却没有对档案创新进行细致、详细的规定，尤其是对档案管理工作中的一些细节问题缺乏规定，难以很好地应对实际问题。

（二）档案创新规划受限

档案管理部门对档案信息化建设做出了一系列规划，然而，这些规划受到了现有环境的限制，也缺乏创新性眼光。可以说，目前的档案管理创新工作缺乏一套完备、有效的规划方案。再加上档案信息本身就是在不断变化的，如果档案资源信息化管理系统的设计同化甚至僵化，自然也不能为档案管理工作带来实际价值。

（三）档案信息化建设的安全问题

众所周知，档案将一个人、一个企业的重要信息及经历收录其中。可见档案信息的价值之高，基于这一特点，档案信息也成为网络黑客竞相追逐的对象。由于我国部分地区的档案管理与保护工作不够缜密、不够到位，一些黑客趁机窃取了档案机密信息，破坏了社会发展的正常秩序。再加上档案管理也涉及国家信息，所以档案管理创新工作必须要把信息保护工作做到位，使得档案信息被牢牢地把控，最大程度降低信息泄露的可能性。

（四）档案管理人员缺乏创新意识

一些档案管理人员从业时间长，已经习惯了纸质档案，也习惯了每日的档案梳理工作，所以他们很难打破这一平衡，也不想再进行创新、不想再学习创新化管理办法。但是，时代要求档案管理工作创新，档案管理人员如果还要秉持传统、落后的档案管理工作模式那么就是在与时代为敌。此外，一些档案管理人员的综合素质不高，不仅缺乏创新意识，而且缺乏创新能力，这样自然制约了档案管理工作的创新化进程。

三、信息时代下档案管理工作的创新措施分析

（一）档案管理及相关人员要进行思想观念的创新

档案管理工作的创新不是一蹴而就的，只有先革新思想，使得思想现代化、新颖化，那么创新工作才能如鱼得水。否则，缺乏创新意识，创新措施将举步维艰，即使完成了创新建設也是缺乏灵魂的，甚至没有效果。所以，档案管理工作观念是创新的第一步，涉及档案管理的领导层必须具备创新意识和长远眼光，使得档案管理工作能够突破现有环境的限制，使得互联网技术、信息技术等新兴技术能够逐渐与档案管理工作结合，档案管理才能借助科技的力量实现创新化发展。档案管理领导层有了创新意识，才能更好地引导档案管理工作人员，使得工作人员不能摒弁成见，不再墨守成规，全身心地投入档案管理工作创新当中去，为创新管理出谋划策，用创新思维带动档案管理创新工作。

（二）用档案管理服务手段进行创新

档案管理工作创新的最终目的就是为人们使用档案提供便利和更优质的服务。可以说，档案工作如今的服务功能是非常突出的，在实际生活中，许多人都需要查阅档案或者调档，但是纸质化的档案纷繁复杂，要快速查找一份档案的难度是很大的，如果档案的排列不细致，那么查找档案无异于大海捞针。为此，档案管理工作创新刻不容缓，创新档案服务手段亟待进行。档案管理服务手段创新具体包括以下几点。

1.实现电子文件自动上传与有效收集

档案最重要的功能就是供人查阅、利用。所以档案信息的正确性是必需的。档案管理工作创新的第一步就是要系统地整合种种档案信息，做好定期核对工作，防止记录有无的档案被人使用，遏制错误档案信息流传。此外，档案管理工作创新的重点就是要实现档案信息的正确与真实。做好收集工作后就要进行档案上传工作。以往的档案上传是单机的，要调档还需要硬盘拷贝数据，而档案管理工作要更加发挥档案的服务功能，所以档案也要实现共享，改变单机模式。档案管理工作人员吸收互联网技术的优势，与技术人员联合，共同构建一套能够自动上传统电子文件的工作系统，这样档案就能按时、自动地上传，有访问权限的人也能通过网页浏览档案，不用再通过硬盘拷贝等流程了，这样大大增强了档案管理的服务功能。

2.开展在线服务

现在，人们都更加追求实时信息和新闻，没有人愿意耗费过多时间阅读过时消息，可以说，人们青睐有時效性的信息。而现有的档案管理模式是需要人们自己去档案部门调取、查询档案信息，手工式、被动式的档案提供方式费时费力，与人们的现实需求相悖，再加上档案管理本身就是要发挥服务功能，所以，档案的利用方式亟待改革。我建议每个地区的档案管理部门都建立一个数字档案室，当地的档案信息要纳入数据库中或者建设档案官方网站、电子信箱服务站，这样人们就能在网上轻松获取档案信息，简化获取档案信息的渠道。

（三）档案管理服务领域进行创新

由于种种因素的限制，能到档案部门查询档案的人是稀稀拉拉的。但是，档案部门耗费了许多心力建设的档案系统如果不能被很好地利用，则导致了资源的大量浪费，为此，档案管理工作需要改头换面，吸引公众的目光，使得自身的价值被挖掘、被发现。具体来说，信息时代下档案管理工作的创新要实现档案服务领域的创新。现在的档案主流使用者是政府，所以档案管理工作人员需要用欢迎的姿态吸引企业及个人，切实扩大自身的服务范围。也有一些人认为档案信息是枯燥乏味的，档案管理工作人员要使得大众粉碎以往对档案的错误认识，工作人员可以对档案信息进行精细化加工与筛选，并用趣味性语言文字、图片使得人们能在了解到档案的真实面貌，对档案重燃兴趣。此外，信息时代下档案管理工作的创新还要做好吸收群众会员工作，这样能够培养稳定的档案咨询人，他们也能把档案的知识进行宣传，进而使得档案管理工作的作用最大化。

（四）档案管理工作的其他创新措施

信息时代下档案管理工作的创新的总目标就是要实现档案管理工作的自动化、数字化以及智能化，使得档案管理工作的价值得到凸显，使得档案信息得到各界的理解和重视，最终获得良好的社会效益。所以，档案管理工作创新应实现档案管理的现代化，而现代化则要求所有的纸质档案都要有电子档案备份，这样能够防止档案丢失，更避免了重新设置档案的情况出现，节省了不必要的时间。

此外，信息时代下的档案管理工作创新应当要建立一个完善的档案数据库，有了档案数据库或者是档案数字化网络平台，档案管理工作就能像其他公共部门的工作一样，向社会公开，并且更具体系性和架构感。最后，档案管理工作创新还需要加强与公众的联系，档案室可以建立自己的公众号，将需要注意的重要信息发表在公众号上并被人们得知，这样一来，档案管理工作也能更好地迎来新局面。

四、结语

档案是一个同家也是整个社会的重要信息资源，不可或缺。现在，信息技术使得各行各业展开了一股改革浪潮，各行各业也走上了网络化、信息化的发展道路。我国档案管理工作也不能落后，也应及时与互联网技术、信息技术结合，实现档案管理工作创新。本文分析了信息时代下档案管理工作的创新方案，希望我国档案管理工作尽快革新。

参考文献：

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