新形势下加快干部人事档案信息化建设研究

庞晓蓉

摘 要：干部人事档案不仅是详细记录人事工作表现以及个人信息最基本的凭证，而且是单位掌握、了解、提拔干部的重要依据。由于传统的纸质档案形式，在实际应用的过程中，经常出现信息丢失，且查询难度较大的问题。所以，加强干部人事档案信息化管理，强化其在具体的工作中的建设，成为当前促进其效率的有效方式。

关键词：干部人事;档案管理;信息化

信息化时代的迅速来临，为各个行业的发展和进步提供了便利。而干部人事档案信息化管理，作为我国人事档案管理发展的必然趋势，要求档案管理人员，必须紧跟时代发展的脚步，积极地学习和应用信息化手段开展档案管理工作，促进档案管理工作服务质量和效率的稳步提升，为我国人事档案管理工作的有序进行奠定坚实的基础。

一、干部人事档案信息化管理的重要性

（一）有利于档案查询

信息化技术与人事档案管理的紧密融合，实际上就是利用计算机软件等，将传统的纸质档案换成电子版形式，信息化档案管理方式在各个单位中已经渗透，不仅为工作人员查询和使用人事档案提供了便利，节约了搜索资料的时间，降低了查阅的效率，为档案管理的整体效率提供了保证。

（二）规范档案管理信息化

与传统的纸质档案管理方式相比较而言，信息化档案管理方式最显著的优点就是，档案管理人员在采用信息化入档的过程中，不仅要按照相应的规范和要求填写人员登记，而且对字体、大小、格式以及内容等都做出了严格的规定。因此，工作人员在查阅档案信息时，只需要按照要求搜索名字或者代码即可找到所要查阅的档案信息。

（三）档案保存更安全

传统的纸质档案管理形式，因为受到纸张和笔墨性质等各方面因素的影响，如果档案保存时问较长，难免会有一些字迹会模糊导致阅览不方便等的问题的出现。而信息化档案管理形式，则冲破了时问、空间等各方面因素的影响，其主要是通过对档案信息进行信息数字化处理的方式，统一地进行人事档案的入档和管理，促进了档案数据安全性的有效提升。

二、干部人事档案管理存在的问题

（一）管理员素质参差不齐

在人们的传统观念中，都存在着档案管理不仅轻松，而且对技术含量的要求较低。很多单位在选择档案管理人员，忽略其综合素质，所以，对档案管理工作的开展产生了非常不利的影响。随着社会的进步，单位干部人事档案的管理要求也更为规范性，如果档案管理人员专业知识不足，那么必然无法满足企业的经济发展，因此需要对干部人事档案管理工作提出要求。

（二）管理方法缺乏创新

在档案管理方式上，很多档案管理人员因为受到传统人事档案管理观念的影响较深，档案管理人员的管理模式根深蒂同，在档案管理中创新主观意愿不高。再加上人事档案管理人员自身知识储备普遍较少，所以一旦档案管理工作过程中出现错误的话，不仅会导致人事档案保存与管理工作难度的增加，严重的还会对单位的人事档案管理发展产生无法挽回的影响.、

三、干部人事档案信息化管理措施

（一）加强基础设施投入

信息化的管理要保证其顺利进行，硬件设备是必不可少的要素，是保证档案管理有效进行的前提条件。因此，各个单位在建设人事档案信息化管理体系的过程中，必须根据本单位人事档案信息化管理体系建设的要求，加大硬件设施资金支持的力度，为人事档案信息化管理体系的建设提供强有力的支持，才能达到促进干部人事档案内容精确性有效提升的目的。另外，为了充分发挥出相关硬件设施在人事档案信息化管理中的作用，各个单位应该定期组织档案管理人员学习信息化档案管理设备操作的方法和规范，为档案管理的储存、查阅等提供坚实的物质保证。

（二）加大人才培养建设

人事档案管理工作作为一项谨慎且仔细的工作，对工作人员的综合素质和业务水平提出了较高的要求。特别是大型的国企事业单位，对于档案管理人员的学历、素质等，都要有严格的规范。作为单位管理人员，需要依据时代的要求，在档案管理人员的选拔工作中加以强化，为今后的档案管理信息化工作提供充分的准备。在深入调查研究的过程中发现，现阶段，我国很多单位人事档案管理人员很多都存在着年龄较大、文化层次较低、排斥新技术等各方面的问题，由于这些档案管理人员已经习惯了以往那种有条不紊的档案管理方式，所以，如果要求其接受和学习新知识的话，就会导致其出现严重的排斥现象。针对这一问题，各个单位在开展人事档案管理工作的过程中，都应该根据本单位的实际情况，采用财务岗位调整或者淘汰的方法，为能够胜任信息化时代下人事档案管理工作的人员提供机会。另外，为了确保人事档案信息化管理目标的顺利实现，加强单位管理人员的信息化考核指标，要求档案管理人员必须熟练地掌握信息化档案管理的内容以及相关器材设备的用途，同时组织档案管理人员深入总结、分析档案管理中出现的不同问题，有效推动干部档案管理工作的顺利展开。

（三）工作模式合理创新

科学技术的不断发展，为干部人事档案信息化管理目标的实现提供了便利。单位在面对人事档案管理模式的变化与变革时，不仅要积极地反思和总结以往的档案管理工作，同时还应深入地思考怎样才能为更多的人提供更加方便快捷的服务。由于任何一件新鲜事物的发展都必须经过漫长的过程，而干部人事档案信息化管理作为一种全新的人事档案管理方式，更加需要T作人员的思考与改变。因此，人事档案管理人员在创新和改革传统档案管理模式的过程中，应该采取简化传统档案管理流程的方式，促进档案管理工作流程运转速度和效率的全面提升。虽然我国的很多企业已经将信息化管理融人人事档案管理工作中。但是，目前为止，很多企业的档案管理工作仍然存在着传统守旧的问题。这些问题的出现，不仅对人事档案管理中信息化措施的实施造成了严重的影响，而且增加了企业单位干部人事档案管理工作的难度。

（四）完善档案信息体系

为保证干部档案信息管理的目标的顺利实现，档案管理人员需要紧随时代的潮流，强化信息化的管理体系。首先，干部档案信息化体系应当加以完善。作为档案管理人员来说，必须在建立完善的干部人事档案信息化管理系统的基础上，制定科学合理的档案管理标准，保证干部档案管理人员的工作有序展开。其次，档案真实性审核标准的建立。虽然信息化已经成为人们日常生活、工作中不可或缺的内容之一。但是，我们在充分利用信息化技术的同时，也应该看到强大的信息化技术背后隐藏的虚假现象。这就要求各个单位在开展干部人事档案信息化管理体系的建设过程中，必须提高工作警惕性，同时组织档案管理人员加强防伪鉴别技术培训学习的力度，满足干部档案信息的真实有效性。最后，档案信息监管机制应当完善。在档案管理中，强化信息监督机制，可以保证干部档案人事管理的安全有效和真实性。

四、结束语

总之，随着信息化时代的来临，不同的单位应当顺应时代，紧随时代步伐，强化干部档案人事管理的信息化管理水平，优化档案管理系统的建设，满足社会经济发展的要求。作为单位的人事档案管理人员，将当前阶段的人事档案管理工作加以重视，依据本单位的实际，有效發挥信息化的优势，全面促进干部人事档案的质量管理的全面提升。

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