现代信息技术在企业档案管理中的优化策略探讨

安成兰

摘 要：现代信息技术是科技发展的新动力，经济日益发展的同时，信息技术被广泛应用于各行各业，为各个领域的长远发展提供了重要支持。信息技术与企业现阶段、未来阶段的发展息息相关，加强信息化建设是促进企业整体进步的有效方式，由此企业应该加强各部门、各发展环节的信息化建设，满足时代发展的实际需求。档案管理是现代企业的重要工作内容，现代化信息技术的应用为档案管理的创新发展提供了新的契机，但企业发展的同时也赋予档案管理更高的要求，由此采取可行措施优化档案管理，是新时期企业全面发展，进一步提升档案管理效率与质量的迫切任务，本文对此展开探讨。

关键词：现代信息技术;企业;档案管理;优化策略

档案管理是企业管理中的重要内容，在企业整体管理工作中，档案是企業发展、企业信息留存、企业资源记录等过程中不可或缺的组成元素，其在企业运营、管理、决策过程中都有重要的支持作用，也是再现企业历程的重要历史资料。由此每一个企业都十分重视档案管理，由于科技技术的发展和应用，企业档案管理迎来新的发展机遇，现代信息技术的优势均可以应用于档案管理中，提升档案管理的质量和效率。现今，众多企业已经意识到现代信息技术对于企业管理的重要性，尝试将信息技术应用于企业管理的各个层面，现代信息技术在企业管理中的应用已经初见成效，但经济市场瞬息万变，社会也在不断发展，要想时刻保持旺盛的生命力，就要不断改革优化，进一步提升管理质量。

一、企业档案管理中现代信息技术的应用优势

1.为新式管理理念的融入创造了契机。企业发展是我国整体经济发展的要素，而企业管理是提升企业核心竞争力，保障企业健康可持续发展的重要内容，我国部分企业领导者和管理者过分重视利润，而忽视了企业管理，导致管理力度、管理成效都达不到现代发展的要求[3]。现代信息技术应用范围不断扩大，企业引进信息技术的同时，也对企业管理提出了新的挑战，传统管理形式与信息技术的应用和管理不贴合，这就为新式管理理念的融入创造了契机。档案管理作为企业管理中的重点部分，管理理念必须与时俱进，如此才能提升档案管理的质量和效率，为企业的整体发展打下坚实的基础。

2.促进档案管理人员全面提升。现代信息技术应用于企业档案管理中，对企业档案管理工作者提出了新的要求。在此形势下，档案管理人员需要进一步完善自身技能，提升自身的综合素质，能够更快适应新的管理方式、工作方式，接触新的理念和知识，如此才能为企业发展贡献自身的力量，发挥自身的最大价值。由此，现代信息技术的应用能够促进档案管理人员全面提升，提高人力资源利用率。

3.提升档案管理的质量和效率。现代信息技术具有多样化的特点，例如开放性、实效性、隐匿性、便捷性特点等等，将其应用于企业档案管理中，不仅能够提升档案管理工作质量，同时能够通过信息系统直接操作，减少人工、人力，让档案管理工作更轻松、更便捷，从而提升档案管理工作效率。以信息化为基础的档案管理，不受时空限制，可快速查找、利用档案数据信息，实现企业内部的资源共享，加快信息传递速率。

二、企业档案管理中现代信息技术应用现状

1.重视度不够。现今，众多企业已经意识到现代信息技术对于企业管理的重要性，尝试将信息技术应用于企业管理的各个层面，现代信息技术在企业档案管理中的应用已经初见成效，大大提升了企业档案管理的效率和质量。但部分企业仍未重视信息技术，认为档案管理无非是一些企业信息资料的归档过程，根本不需要浪费时间、人力以及成本引入信息技术。也有部分企业应用却未重视，或者只是跟风而为，只应用了初步、最为基础的信息技术，后期并未对信息系统进行有效的维护和优化，导致信息系统在应用过程中频频出现问题，反而打乱了档案管理工作的节奏和正常进度，最终档案信息混乱、档案丢失、无法寻找等问题频频发生。企业领导和管理者的重视度不够，严重影响了信息技术的应用和优化，对档案管理整个工作过程而言都是十分不利的。

2.信息化程度不够。档案管理工作是企业的特殊管理部门完成的，当前虽然众多企业应在档案管理中引进和应用了现代信息技术，但信息化程度不够是影响档案管理工作效率的重要问题。一般来说，企业内部档案管理部门是一个独立的部门，并未构建统一的网络结构体系，档案管理涉及的信息技术较少，档案信息的共享性不高，重要信息资料无法第一时间共享和传递，这对于档案管理的效率有一定的影响。此外，部分企业为节约成本，在现代信息技术应用的过程中，并未实施优化和更新，导致档案信息管理难以与其它信息化进程所匹配，处于落后状态。如此，严重阻碍了企业档案的信息化建设。

三、现代信息技术在企业档案管理中的优化策略

1.更新档案管理理念。更新档案管理理念，提高企业领导对档案管理以及现代信息技术的重视度，是档案管理质量优化提升的重要手段。为确保现代信息技术能够在档案管理中有效应用，指导档案管理工作规范有序地进行，首先要求企业领导和管理者了解现代信息技术的重要性，在管理中应用现代企业管理新思想、新理念，为企业的各个运营环节做好铺垫，在日常工作中，要重视企业的现代化建设，尤其是现代信息技术，应该将其广泛应用于企业管理的整个环节中。加强档案管理的现代信息化建设，突破传统管理理念，以速率、质量为提升目标，以规范化开展档案管理工作为核心，将档案管理与企业其它管理提升到同等地位，引入先进的信息技术、软件，更新档案管理方式，围绕信息技术，利用信息技术的优势展开企业档案管理工作，不断完善新时期企业档案管理工作，持续提升档案管理的质量，突出新时期档案管理工作的特色。

2.健全企业档案管理机制。信息化建设完成之后，需要健全档案管理机制，档案信息化管理是一项系统性的工程，是传统档案管理与现代化技术的融合，在此过程中，需要更新理念，改变工作方式，接触新的技术、新的概念。由此健全企业档案管理机制，确保档案信息的常态化管理，快速衔接传统与现代化的管理工作，避免工作环节脱轨，造成不必要的损失。现今经济发展迅速，企业若想在激烈的市场竞争中站稳脚跟，必须提升企业整体管理质量，构建科学、标准的档案管理机制，对信息化电子档案使用的全过程优化和监控，让信息化优势落到实处，能够切实利用信息技术提升档案管理的质量和效率。传统档案管理更多以人工的方式完成，卷宗质量不高，档案信息准确率较低，现代信息技术应用后应该做好前期的准备工作，详细录入不同档案，制定著录细则，及时更新系统软件，做好资源备份和存储，科学划分各功能模块，从不同角度入手，解决传统档案管理中的突出性问题，提高各类档案资源的利用率，达到快速录入、管理得当、查找快捷的管理目标。档案管理机制中，应该确立档案管理的应用流程、工作流程，完善整个系统中的各个细节，包括身份、权限、浏览、使用、功能等等。

3.加强人才的引进和培训。现代信息技术在企业档案管理中应用和优化，不仅仅是企业管理者重视、投入资金就可以完成的，现代化技术人才的引进和培训也是企业的重要任务。档案信息系统的更新，软件的使用，新技术、新方式的普及，都要求档案管理人员全面掌握和配合，才能确保档案信息管理系统正常、稳定运行。由此在日常工作中，企业要定期培训，创造学习的平台和机会，让档案管理人员全面提升，优化已有的知识结构体系，提升专业技能。企业应用的新信息技术、信息系统，应该第一时间对相关人员进行培训，让其在短时间内掌握并熟练应用，以免因为操作不当或对流程不熟悉发生不可挽回的错误。企业可根据自身运营情况、培训资源等，定期对档案管理人员集中培训，确保其能够掌握新技术、新概念以及新方法。此外，在企业人才引进的过程中，可利用多种渠道和手段，引进档案管理信息技术人才，提升档案管理部门的整体实力。另外，企业应该构建信息联动合作机制，将不同部门、不同管理体系相互联系，实现资源信息共享，加强企业内部的沟通和联系，实现企业的整体发展目标。

4.加强信息系统的维护管理力度。现代信息技术是一种广泛应用的技术，企业应用过程中，应该做好系统、硬件、软件的优化、维护以及管理，确保信息档案管理系统能够稳定、安全的运行。首先，要求优化、完善档案工作设备，提升系统的硬件质量，确保档案文件保管、翻拍复印等基本工作能够正常进行，且要做好重要档案数据的存储工作，避免信息录入时出现错误，以确保后续工作的正常进行。其次，要求档案管理人员熟悉各类档案工作设备的操作流程，按照说明书和正确的操作规范操作，一旦技术更新或使用新的软件设备，要预先调试，确保产品的稳定性，以免因系统问题对档案管理造成影响。最后，企业应该定期请专业的信息技术人员对系统、硬件、软件以及基础设施进行维护检修，发现系统中存在的潜在问题，及时处理，确保系统整体安全稳定的运行。

档案管理工作是企业整体管理中的重要工作内容，应用信息技术提升工作效率和质量的同时，要结合社会市场发展规律，不断优化档案管理的内容和方法，全面提升档案管理人员的综合素质，确保档案管理工作可随时高质量进行，提升管理水平，为企业的健康、持续发展提供重要的支持。

参考文献：

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