论信息化背景下事业单位档案管理

徐维

摘 要：在信息化时代，档案管理信息化对提升事业单位档案管理水平、提高档案利用率具有重要意义。但在我国事业单位档案管理的信息化建设中还存在着诸多问题。要实现信息化建设，需要结合实际情况加以纠正。本文首先分析了事业单位档案管理信息化战略的意义，总结了现今事业单位信息化建设中普遍存在的弊端，最后根据上述问题从信息系统化设计、数据库创建、制度建设三个方面提出了解决策略。

关键词：事业单位;信息化;档案

一、事业单位档案管理信息化的意义

随着信息技术高速发展，21世纪已步入了信息化时代，信息化建设是时代的要求，也是事业单位管理发展的方向之一。这并非是对新科技的盲目跟从，而是通过管理信息化来提高我国事业单位档案管理的技术水平，进而全面提高事业单位的工作水平，达到通过信息化建设来转变管理和工作模式、提高事业单位工作质量的目的。

1.档案管理信息化是實现档案管理工作内涵提升的重要途径

目前，档案管理信息化是事业单位管理改革的方向，它不仅有助于提升档案管理的工作效率，还能使事业单位档案更好地实现共享，在这一良好前景的引导下，档案管理机构应不断进行管理调整以适应当今社会发展的需求。众所周知，工作水平的提高是一个动态的、持续的过程，它将伴随社会发展趋势和政府改革的情况而发生变化。在这其中，信息技术必定会发挥重要作用，现阶段，人们正处于数字化时代，大数据等高新技术正逐步进行普及和应用。技术的发展促进了传统产业的发展和改革。由此可见，信息化是当今时代的特色，它对绝大多数行业和组织都有影响。在事业单位档案管理中，信息化的意义便等同于现代化。在信息化的背景下，事业单位未来的改革方向之一必然是实现管理信息化。

因此，档案管理信息化的实现路径必将被赋予新的意义和内涵，这是与信息时代的特点和发展趋势相符的。通过加强档案管理与信息技术的结合，才有可能使传统的以全人工管理、纸质管理为主的档案管理转向信息时代的档案管理。

2.档案管理信息化是与国际接轨的现实需要

今天，科技水平呈爆炸式发展，大数据、区块链等高新信息技术层出不穷，在经济、科学、教育、文化等领域，信息技术已被广泛应用，并对评估产业竞争力的指标产生了影响，通常认为，信息技术与产业的结合程度越紧密，产业的竞争力便越强。现阶段西方国家在政府公共管理中正积极推动信息化建设，西方发达国家政府公共机构管理的信息化水平已趋世界前列。

档案管理是一项综合性的管理工作，在管理信息化水平方面，我国与西方国家之间还存在较大差距。信息化在档案管理中的应用有助于档案管理的发展;同时互联网在全球范围内的推广和普及，为档案共享提供了充分条件，事业单位应以此为契机，充分借鉴西方国家的先进经验，加快档案管理信息化建设的脚步，以期能在未来赶超公共机构管理的水平。

3.档案管理信息化是事业单位档案管理工作发展和改革的途径

在档案管理工作中，传统档案管理方式已不能满足现代档案管理工作的需求。在改革开放至今的几十年里，事业单位的档案管理工作随时代发展进行了多次优化和改革，引进了多种新技术，并取得了不菲的成果，但档案管理工作的效果却与社会、民众的实际需求有一定落差。导致这种情况既有档案管理工作人员的主观因素，也包括档案管理方式、档案管理技术与时代需求不符等客观因素，特别是在管理技术方面，档案管理的信息化水平与利用档案的人的需求不符合，导致档案管理的工作质量不佳。

因此，通过信息化来改变档案工作方法有助于促进档案管理的改革，提高工作绩效。

二、我国事业单位档案管理中存在的问题

档案管理信息化的内容涉及到许多领域，它不是信息技术与档案管理工作的简单组合，而是旨在通过信息化来促进档案管理工作的全面更新，包括档案管理的理念、管理方法、绩效评估标准等多个方面。由此可见，档案管理信息化变革既存在复杂性，同时也存在一定难度。现阶段，事业单位在档案管理信息化建设的具体实践中还存在一些问题。第一，部分事业单位在档案管理方面存在信息系统化水平不高的问题，在信息化技术的普及和使用方面，事业单位之间存在一定差距。第二，部分单位不重视档案信息数据库的建设。人们通常将信息化技术水平作为评价信息化建设的标准，但同时也忽略了信息化建设中档案信息数据库的作用。对于档案工作而言，数据库在档案管理信息化中有重要的地位。人们若对档案信息数据它的构建和利用不够重视，便会影响信息化在工作中的应用，信息化技术无法发挥应有的作用，部分信息化功能如同虚设，从而导致信息化技术在档案管理中的作用降低。第三，部分事业单位虽然信息化管理水平较高，但在现行档案管理中存在一定问题，且缺乏严格的档案管理制度。主要问题包括：一些档案工作人员工作态度消极，缺乏责任心;部分事业单位的档案管理工作缺乏先进的管理方法，如部分档案仍为纸质档案，未形成电子文档，导致档案利用率低等问题;部分单位的档案管理工作管理程序随意化，缺乏完善的管理规范，致使档案文档过于杂乱，档案查阅效率低。

三、事业单位档案管理信息化的优化策略

可以看到，现今事业单位在档案管理信息化方面还存在一定弊端，在科技日新月异，信息技术快速发展的时代，应对当前的档案管理工作进行总结和反思，思考如何利用信息技术，优化档案管理的工作，促进信息化建设顺利发展。本文针对事业单位档案管理中存在的普遍问题，从信息系统化设计、数据库的创建、制度改革几方面来探求解决途径，以提升档案管理的水平，规范档案管理制度，提高档案的利用率。

1.注重档案信息系统化

档案管理信息化建设涉及到许多个环节，人们的预期是通过信息化的推行来降低管理成本，并提高工作效率，然而在实践的过程中，由于各环节之间难以实现无缝对接，不同环节的标准还未统一，因此档案信息化很难实现统一。若不同环节档案信息化的标准不在一个水平线上，甚至采取不同的标准，就会不可避免地产生矛盾，阻碍信息化的发展。如某事业单位档案分类收录和档案筛选的标准不一样，就会发生冲突。因此，事业单位作为信息化建设的主导者，应考虑到不同环节的因素，构建适合的信息系统化方案，并对信息化建设各环节进行整体规划，进行科学的设计，使不同环节之间实现紧密关联，具体措施如下：

首先，在事业单位档案主管部门的主导下，对信息化建设进行全面把控，构建完整、统一的信息系统。同时还应注意到，仅依靠主管部门的力量是难以实现信息系统化的，完整的系统还需档案工作人员的配合，因此还应加强对工作人员的培训，使其了解信息系统化的意义，建立全局工作思维。

其次，发挥事业单位主管部门的力量，使档案管理各部门之间形成协调机制。信息化建设与档案采集，档案收录等多个部门息息相关，这些部门共同参与并推动了信息化的发展。为了避免部门之间互相资源推诿现象的出现，主管部门应设立一个主导机构，在信息化推行过程中对部门的职责与资源进行统一安排和调配，从而实现信息化发展中职责和权益的统筹。除此之外，还应设立信息化监管机构，用于改进信息化建设中的问题。

最后，重新设计档案信息化建设的标准。档案信息化建设与多个环节有关，若各环节的信息化管理缺乏统一的标准，信息化建设便很有可能流于盲目，导致技术资源、硬件资源的浪费。因此作为主导机构的档案主管部门应参考信息化技术发展水平，结合本单位的实际情况，未信息化系统设定统一标准，提高信息化建设的实效性。

2.构建完整的档案信息数据库

信息社会，信息化已成为了各行业发展和改革的新趋势，对档案管理工作来说，信息化是以庞大的信息数据库为支撑的，只有构建了信息数据库，才谈得上实现电子档案的统一管理，实现资源共享。信息数据库的构建是信息化的基础，对于档案管理信息化具有现实意义。

因此，在事业单位档案管理领域，构建档案信息数据库，是打破档案资料信息壁垒，提高信息化水平的重要途径。事业单位应积极构建统一、完整的信息数据库。

首先，在数据容量方面，由于大数據的普及，人们逐渐意识到所有数据的集合都具有其意义，因此建议以档案资料为基础，构建包括工作情况等资料在内的档案信息资源。其次，在技术方面，有必要引进新的信息化技术，并主动地更新技术方法。最后，在信息数据库的利用方面，建议优化档案数据的查阅功能，增加数据库的实用性。

3.构建档案管理制度

事业单位的档案管理需要按照一定管理制度和管理程序来执行，同时管理制度对档案管理工作人员有约束作用，所以构建完整的档案管理制度有利于档案资料的利用，能提升档案管理工作人员的职业素养，促进档案管理信息化的发展。所以，事业单位应构建完整的档案管理制度设定档案管理收集、查阅、共享的权限和具体流程，设定信息化技术更新的时限，同时对档案管理工作人员的行为进行明确规定。

四、结语

档案管理的信息化对提升事业单位档案管理水平，促进事业单位档案管理的发展具有重要的意义， 要实现档案管理信息化，事业单位档案主管部门需要在信息化建设中考虑档案信息系统化的问题，同时构建完整的信息数据库，并以完善的档案管理制度来规范档案信息化管理的程序资源平衡分配的问题，以提高信息化建设对档案管理的作用。

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