医院办公自动化系统的建设及应用

昌艳

摘 要：数字化办公可以提高医院管理效率，促进管理科学化和精细化，实现管理流程全纪录，同时节约办公成本、提高工作效率，因此医院协同办公系统的应用，实现数字化、无纸化、移动化的办公，在医院管理效益中发挥着越来越重要的作用。

关键词：互联网+协同办公;医院;办公自动化

一、办公自动化的必要性

办公自动化（Office Automation，简称OA），是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。传统的办公方式，存在流程繁琐，效率低下等亟待解决的传统弊端。通过建立OA平台，逐步实现了办公无纸化，资源整合化，工作流自动化，更好提高医院管理质量和管理效率，对医院数字化管理有着极大推动作用[1]。

二、办公自动化的具体应用

1.门户平台。门户平台是OA数据集中展现的平台。系统可以自由编辑菜单、样式、模块分布和主题样式，既可以展示最新的重要的信息，也及时提示待办文件、新收文及新邮件。

2.流程办理。根据实际工作要求，不停调试系统功能，制定了一百多个流程，自定义用户数据表，设定字段，编辑表单，设置流程，便于处理过程中按照设定规则流转，操作日志清楚明白，实现员工协同工作，工作流程可追溯。管理者也可通过流程的办理查阅功能管理流程进度，把握各项工作的执行情况。

3.电子邮件。电子邮件是员工之间传递信息、文件的重要手段，且无需借助外界互联网，保证了临床的电脑安全。可按组织结构、自定义群组或者单人发送邮件，支持草稿箱保存、查看阅读情况、撤回邮件、添加附件、搜索历史邮件及废件箱还原等功能。

4.公文办理。传统的公文都是由办公室打印纸质的分发至各科室，耗费纸张，耗费人力，经常出现文件传达疏漏，保存不便等情况。OA中的收发文管理，表单清楚，节点明确，文件发送范围可视，也可查询阅读情况，支持自动编号，收文转发及转阅，流程化的文件管理，电子化的文件归档，实现了医院公文有序高效的处理模式，提高了医院的管理水平。

5.信息发布。为医院内部的信息发布及公告提供了平台，各个科室设有专属栏目，各类新闻、通知、规章制度、文档资料等在平台快速传播，实现院内各种信息的及时通知、通报、共享。

6.论坛微博。为丰富医院文化，活跃工作气氛，及时交流互动，OA中设置了微博和论坛，开设了健康保健、信息发布、意见建议、休闲灌水及多个专栏，方便员工沟通。

7.个人办公。用户可以查看和管理个人相关信息，包括日程管理、工作日志、个人登录日志以及网盘存储个人文件，上传至OA服务器端，方便异地下载使用。用户也可以进行个性化设置，编辑常用语、常用流程、设置当前状态。全文检索、工作代理、便笺、笔记本等小工具也都给员工办公增添了便利。

8.移动办公。手机端借助企业微信，实现了“互联网+协同办公”。职工可以登录企业微信后，实时接收新邮件，查看新收文，办理流程，检索信息，设置日程安排，真正实现移动办公，网络办公。

三、出现的问题和解决方式

1.网络安全隐患。医院的数据具有特殊性、敏感性、隐私性，所以对信息安全性要求很高，因此，在建设OA系统时，系统的用户认证、权限设置、网络防火墙、物理隔离等均非常重要[2]。为了既保障内部网络安全，可升级页面框架，利用Session加密增加了页面传递的参数加密算法，防止对页面的修改，改进查询类的安全模式，防止SQL注入，杜绝恶意攻击，升级了公用过滤器，防止了非法访问，OA网段采用防火墙DMZ区设定方式，既方便了内外网都能访问，也保证了内网安全，同时也可以在关键服务器上利用VPN或者网闸等方式，保证网络和数据安全。

2.工作流程多变。管理始终在更新，OA系统的设计难度在于需要不断适应各种灵活的政策和场景，需要人工干预选择，不能强制的要求，造成工作失误，延缓工作效率。首先要向职工规范并普及各项制度，工作人员知晓后，再结合不断的优化升级程序，和各应用科室协调沟通，设计出满足实际工作需要的流程，为工作提高便利。

3.数据量不断增加。随着数据量不断增大，OA系统的页面响应变得越来越慢。为此，可采取异步加载模式，所有的操作都属于局部刷新，大大的节省了页面响应的速度，改变了页面的响应方式，节省系统资源，提高页面加载速度。

4.兼容性问题。协同办公平台采用BS结构，用户访问通过浏览器实现，对于不同的应用主机、不同的浏览器及OFFICE软件版本的兼容性显得尤为重要。系统通过不停的优化升级，建立了统一的操作模式和界面布局模式，提高了跨浏览器应用的兼容性。OA的信息编辑和发布，要依赖公共组件的支持，采用ewebedit编辑器和金格iWebOffice控件能支持多浏览器版本，增加了文档效果，支持OFFICE和WPS接口，提高了系统易用性，提升了用户体验。

5.数据共享问题。协同办公系统涉及人事、物资及医院业务等信息，但医院系统众多，数据相对孤立，共享困难，局限了OA的应用范围。OA系统可以和医疗HIS对接，可以统一路径，维护人员信息，规范物资申请，查看门急诊、住院人次及收入等，保证数据来源的一致性。

6.服务器升级优化。为提高服务器应用效率，中间件升級之后采用JBoss替换WebLogic。JBoss是一个管理EJB的容器和服务器，需要的内存和硬盘空间比较小，真正实现了跨平台、跨数据库，最大程度地适应用户需要。在J2EE应用服务器领域，JBoss是发展最为迅速的应用服务器。

系统协同办公功能的完善也是一项长期的工作，需要不断优化，最终实现办公流程规范化、信息流通自动化、资源共享化，从而提高工作效率，改进工作质量和增强管理效能[3]。

参考文献

[1]刘建林.OA协同工作管理平台在医院信息化建设与管理中的应用[J].电脑知识与技术，2016（26）：102-103.

[2]周海波.医院OA系统若干问题研究[J].中国卫生质量管理，2016（01）：82-86.

[3]刘冬，胡红雨.医院协同办公系统建设中的问题研究和应对策略[J].中国数字医学，2019，14（8）：61-65.