医院人事档案管理中数字化信息应用的重要性探究

徐利琴 曹昊洋

摘  要：随着我国社会的迅速发展，医疗事业也得到了飞速的发展。与此同时，在医院的多层管理中，医院的人事档案管理占据着举足轻重的地位。人事档案管理主要记录着医院人员的变化，对医院的发展具有关键作用。而数字信息化也在我们的生活中应用愈来愈广泛，它的应用不仅节省了人力物力财力，也在以前的基础上提高了医院的管理效率。本文就医院人事档案管理中数字化信息应用的重要性进行探究。

关键词：人事档案管理;数字化档案;档案信息化

中图分类号：G270.7      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）19-0136-03

Abstract：With the rapid development of our society，medical care has also made rapid progress. At the same time，in the multi-level management of hospitals，the management of hospital personnel files also plays a decisive role. Personnel archives management mainly records the changes of hospital personnel，and plays a key role in the development of hospitals. And digital information technology is also more and more widely used in our life. Its application not only saves human，material and financial resources，but also improves the efficiency of hospital management on the basis of the previous. This paper explores the importance of digital information application in hospital personnel file management.

Keywords：personnel archives management;digital archives;archives informatization

0  引  言

一个医院的正常运行离不开人事管理，而人事档案管理在人事管理中是十分关键的一个环节。随着医疗设备的不断更新改革，人事档案管理最传统的方式已经逐渐开始不能满足现代医疗设备体制的需求。日复一日，科技在不断创新，现代医疗的管理方式也日趋科学化，而以前的古老的、原始的方式已经不能满足社会的需求。因此，要想紧随时代的步伐，就要不断地提升，改变现在的管理制度，在旧的基础之上，把数字化信息应用于人事管理中，从整体上促进医院的发展。

1  医院人事档案管理的现状

1.1  医院人事档案管理意识薄弱

随着时代的发展，医疗水平逐步提高，但很长一段时间以来，医院的重心主要集中在这一方面，对于人事档案管理未给予足够的关注，管理的意识薄弱，导致部分工作者忽略了人事档案管理在医院管理中的重要性。所以完成这项工作的过程中工作效率低下，直接致使院内人事管理混乱，对医疗工作的开展造成了不小的困扰。

1.2  人工管理准确性低

在目前的众多医院中，人事档案管理这一项关键性的工作还是由人工操作。人工操作不仅需要花费众多的财力、物力、人力和时间，而且工作效率和归档的准确性也得不到保障。医院人事管理主要是對医院各层人员的学历、工作经历、工资奖惩等一系列的资料进行归档、整理，方便他人查阅。而在此过程中，很多的信息需要不断地进行更新和增加，所以在人工归档的过程中会有很多的资料出现重复或者归错档的现象。而资料出现整理错误现象时，重新归档又需要耗费大量的时间。但是如果不及时整理，就会导致查询档案信息的可靠性和准确性降低。

1.3  人工操作整体拉低医院的工作效率

采用人工的方式对人事档案进行记录整理，不仅需要付出相当多的人力、物力、财力，还会导致医院整体的工作效率受到严重影响。在采用人力对人事档案资料进行管理的过程中，人的精力有限，所以资料的录入、更新等具有一定的延后性，医疗工作过程中，如果需要使用到某些人事档案资料，那么极有可能因人力的不足导致这些资料缺乏时效性，应用时就不具备完全的参考意义，导致医院的工作效率降低。

1.4  人事管理人员自身素质和能力不足

很多医院对人事管理方面的工作都不够重视，使得在该岗位上任职的员工对这份工作没有明确的认识，档案管理人员的素质和自觉性整体偏低，以至于在工作时十分松懈，不具备有严格的专业业务素质，思想落后，跟不上时代新潮，对人事档案管理的重要性没有很强的意识，使档案管理工作的效率和质量都受到了不可逆的影响。

1.5  档案保密性不够

在通常情况下，档案的保密性和安全性是十分重要的。在传统的人事档案管理模式中，纸质的档案由人工直接接触，而一家医院的工作人员又是极多的，所以资料整理起来时很容易出现遗失等现象，进而可能直接导致信息的泄露。

2  医院人事档案管理中数字化信息应用的价值

2.1  节约时间和空间

在传统的人事档案管理中，大部分工作主要是依靠人工手段进行登记和保存的，这样的管理模式导致资料的记录和保存尤为不便。而当数字化信息技术被应用到医院管理中以后，电子档案代替了传统的纸质档案，这不仅可以节约资源，也解决了资料的保存问题，不需要准备大量的空间用来放置档案资料，很大程度上节约了传统资料的保存空间。同时，电子计算机的存储量大、效率高、速度快，能够在长期保存档案的同时确保人事档案资料的时效性、完整性和准确性，在应用过程中，保证使用者能够第一时间接收到最完整有效的档案资料。从整体来看，数字化信息的应用，有助于节省在医院查阅人事档案的时间，在整体上提升工作效率。

2.2  提高资源共享程度

在传统的人事档案管理中，查阅人事资料还需要跑到资料管理室提取纸质资料，这样既费时又费力，严重地影响了人员的工作效率。在应用数字化信息以后，人事档案管理依靠电脑对人员的档案信息进行输入或输出，把纸质的档案转化为电子档案的形式，对信息进行分类整理、归档。这样不仅可以提高工作人员的效率，还可以实现资源的共享，需要查阅资料的人员通过电脑就可以随时接收到所需的信息，查阅资料时方便、快速，也在一定程度上提高了资料的可靠性和准确性，使人事档案在医院管理中的应用价值得以体现。

2.3  增强保密性

在传统的人事档案管理中，由于是人工直接操作，纸质的档案难免会出现遗失或被盗窃等问题。在应用数字化信息以后，工作人员不会直接接触到人事资料管理原件，故不会造成信息泄露，而且人事档案在计算机中会进行相应的加密处理，从而有效增强了医院人事档案的保密性。

2.4  提高资料利用率

其实医院的前景和发展都离不开人事档案管理，人事档案管理可以为医院制订方案和策略提供合理的依据，从而使医院的人才配备日趋科学化。在传统的人事档案管理中，资料的查阅需要耗费大量的时间和人力，所以在处理医院事务的时候能尽量避开档案查找就避开。在数字化信息应用以后，人事档案管理这一工作得到了相应的重视，管理效率也在很大程度上得以提升。在处理和筛选员工时，可以省时、快速又全面地对他们的资料进行了解，从而有效地提升人事档案资源的利用率，使得人事档案管理在医院的整体发展中实现自身价值。

2.5  延长资料的使用年限

当数字化信息的应用取代传统的人工操作时，纸质档案产生的不可逆影响被完美的避免了，计算机的存储功能使得原始的资料可以完整及时地保存，使人事档案的使用年限可以延长。

2.6  促进医院考核的公平公正性

由于在传统的人事档案管理中，纸质的档案在查阅的过程中会耗费大量的人力和时间，因此在医院进行考核时，这一环节往往会被一笔带过，所以很难确保医院考核结果的公平公正性。数字化信息的应用，可以使被考核者的资料一目了然，既节省了查阅者的时间，又使被考核者的资料能清晰、全面地呈现出来，从而间接地提升医院考核的公平公正性。

3  数字化信息应用于医院人事档案中的相关对应措施

3.1  增强安全意识

数字化信息的应用给医院的管理带来诸多便利，同时也存在着许多的安全隐患。随着我国的科技发展越来越快，计算机技术越来越高，互联网的保密性也相对降低了，导致人事管理档案的安全性受到了威胁。因此，人事档案管理的工作人员应该做好安全防范工作，提高警惕，增强安全意识，医院各层也要注意多对员工进行网络安全教育，并且对电脑的保密功能进行加强，确保数字化信息应用能正常运行。

3.2  人事档案管理部门应对资料进行及时整理与汇报

在数字化信息应用前，要求相关人员对人事档案的资料进行整理、归类，并要确保其安全性、完整性、可靠性。在整理好这些资料后相对应地对上级进行汇报与确认，在质量验收人员对相应的资料进行验收以后，输入计算机中，对其进行保存。

3.3  优化管理系统，提升人事档案管理水平

首先结合医院的实际情况，将医院的大体信息、资源等规划成一个完整的人事档案管理系统;其次，将医院的纸质档案转换成电子档案存储于计算机中，对数据库进行科学的分类，并将其档案归档，确保资料的准确性和真实性，从整体提高人事管理的水平。系统的设计需不断地优化、更新，确保系统具有一定的灵活性、可操作性，保证数字化信息系统在使用过程中的实用性和效率。这样才能不断提升人事档案的管理水平和管理人员的办事效率。

3.4  重点培养可用之才

数字化信息的应用融入了很多科学技术，医院应该不断加强这方面的人才培养，构建一支重量级队伍，对数字化信息应用技术进行深入的剖析、研究。随着时代的发展，互联网也不是绝对安全的，同时科技更新换代的速度也非常快，医院应该加强对数字化信息人才技术的培养，给他们提供一个进修的平台，并选拔真正具备丰富一线作战经验的教师组织短期授课，组织骨干人员集中分享研讨的短训，使他们在掌握客观理论的同时也能掌握相应的技能。另外，在掌握这些知识技能的基础上，还需加强其安全防范意识和应变能力，多创造一些计算机安全隐患演习，根据员工的掌握程度，有针对性地进行训练，使他们在遇到问题时能够快速、准确地进行分辨和解决。在此基础上，医院也应该集中精力对这项技术重点开发，这样在顺应时代发展的同时也能为数字化信息应用的顺利开展打下良好的基础。

3.5  创新医院的服务模式

数字化信息的应用对于人事档案管理这一工作来说，既减少了工作人员的工作量，又达到了对所有资料进行管理利用的目的。所以实施数字化信息应用时不仅要覆盖档案的调取、查询等服务，还要在保密的基础上对人员信息进行更新和完善，提升人事档案资料的共享性。

4  结  论

综上所述，数字化信息技术的应用可以在很大程度上提高医院人事档案管理的工作效率，有效避免人工管理存在的诸多弊病。所以，从长远来看，医院应提高对这一方面工作的重视程度，重点培养数字化信息应用方面的相关人才，实现人事档案管理的科学化和便捷化，创造人才和实力双赢的局面。

参考文献：

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[3] 温淑珍.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性解读 [J].科技资讯，2018，16（16）：122-123.

[4] 赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性 [J].信息记录材料，2018，19（2）：238-239.

作者简介：徐利琴（1971.12-），女，汉族，浙江杭州人，馆员，本科，研究方向：電子文件管理、人事档案管理;曹昊洋（1989. 06-），男，汉族，浙江金华人，馆员，本科，研究方向：电子文件管理、人事档案管理。